Aineisto projektin jälkeen
Metatietojen tallentaminen eli aineiston kuvailu
Metatiedoilla tarkoitetaan aineistoa kuvaavia perustietoja: mm. nimi, aineistotyyppi, tallennusmuoto ja -paikka, tekijät ja käyttöluvat. Meta- eli kuvailutiedot kertovat millaisesta aineistosta on kyse ja miten ja millä ehdoilla sitä voi tarkastella ja mahdollisesti uudelleenkäyttää. Huolellisesti laadituilla metatiedoilla helpotat omaa työtäsi ja edistät FAIR-periaatteita, eli parannat aineistojen löydettävyyttä, saavutettavuutta, yhteentoimivuutta ja uudelleenkäyttöä. Kun dokumentoit aineiston tietoja jo tutkimuksen tai projektin aikana, saat koottua aineiston kuvailutiedot lopuksi ilman merkittävää lisätyötä.
Jamkissa aineistojen kuvailun ja avoimuuden ensimmäinen vaihe on kuvata tutkimusdatan perustiedot vähintään Reportroniciin projektin Aineistot-välilehdelle, jos kyseessä on johonkin hankkeeseen liittyvä aineisto. Tämä koskee myös sensitiivisiä aineistoja. Näin tieto aineiston olemassaolosta on löydettävissä ainakin Jamkin sisällä. Huomaathan että Reportroniciin ei ladata aineistoja vaan ainoastaan aineiston kuvailutiedot.
- avaa projekti Reportronicissa ja valitse Aineistot-välilehti
- kuvaa valmiisiin sisältökenttiin aineisto, keruuaika ja -tapa, asiasanat, tieteenala, aineiston omistaja ja sijainti, käyttöluvat/lisenssi sekä siihen liittyvät projektit ja henkilöt
Jos tallennat ja mahdollisesti julkaiset aineiston jossain datapalvelussa, aineisto kuvaillaan myös kyseiseen palveluun. Vaikket käyttäisikään datapalvelua, metatiedot on suositeltavaa tallentaa ja julkaista maksutta myös Qvain-palvelussa, joka kuuluu CSC:n ylläpitämään Fairdata-kokonaisuuteen. Kuvailutiedot näkyvät tutkimusaineistojen hakupalvelu Etsimessä, tutkimustietovaranto Tiedejatutkimus.fi-palvelussa ja ne voidaan halutessa yhdistää arkistoitavaan dataan. Julkisesti kuvailtu ja mahdollisesti avattu aineisto on meriitti tekijälleen eli sitä voi käyttää referenssinä ja aineisto saa myös pysyvän tunnisteen, jonka avulla aineistoon voi viita mm. julkaisuissa.
Vaikkei aineistoa voisikaan julkaista esimerkiksi salassa pidettävien tietojen vuoksi, aineiston metatiedot voidaan käytännössä aina julkaista.
Aineiston fyysinen säilytys
Jamkissa valtaosa aineistoista on digitaalisessa muodossa, jolloin projektin jälkeisessä säilytyksessä hyödynnetään ensisijaisesti datarepositorioita (Ida, Tietoarkisto) tai asianhallintaa. Huomaa, että M-asema ei ole aineistojen pitkäaikaissäilytykseen. Jos sinulla on muita aineistoja joiden arkistointia mietit, ota yhteyttä (att@jamk.fi).
Aineiston hävittäminen
Aineisto hävitetään suunnitelmallisesti ja tietoturvallisesti. Jamkin koneilta tiedostot häviävät normaalisti poistamalla (roskakori tyhjentämällä). Jamk ei suosittele eikä ota vastuuta muista kuin Jamkin järjestelmissä säilytetyistä tiedoista.
Mikäli sensitiivistä aineistoa on muilla kuin Jamkin koneilla, ne täytyy poistaa erityistä poisto-ohjelmaa käyttäen, sillä tavallinen poistamisen jälkeen tiedostot pystyy vielä mahdollisesti palauttamaan. Yksi poisto-ohjelma on esimerkiksi Eraser. Huom! Käyttäjä vastaa itse ohjelman käytöstä, eikä sitä voi asentaa Jamkin koneille. Muistitikuille tallennetut tiedostot hävitetään murskaamalla muistitikku ja paperit silppurilla.
Aineiston tallentamisen ja avaamisen vaihtoehdot
Toimitusjohtajan päätöksen mukaisesti tutkimusaineistojen arkistointiin käytetään ensisijaisesti kansallisia (tai tarvittaessa kansainvälisiä) palveluita, joita on tarjolla useita.
- Jos et halua avoimesti avata dataa uudelleenkäytettäväksi, käytä IDA-palvelua. Siellä voit itse määrittää aineiston avoimuuden, mutta käyttöehdot edellyttävät kuvailutietojen julkaisua (Qvain).
- Jos haluat avata datan, käytä IDAa tai Tietoarkistoa tai kansainvälisiä palveluita (esim. Zenodo).
- Jos et avaa dataa muiden käytettäväksi, julkaise silti sen kuvailutiedot (Qvain, josta tiedot siirtyvät hakupalveluihin; Reportronic sisäiseen käyttöön). Näin voit käyttää dataa meriittinä ja se saa pysyvän tunnisteen viittausta varten.
HUOM. Datan tallentaminen esim. IDAan ei tarkoita vielä datan avointa julkaisemista, vaan julkaisu tehdään erikseen. Julkaisu voidaan tehdä sekä täysin avoimena että rajoitetusti.
Tutkimusdatan säilytyspalvelu IDA on suositeltava perusratkaisu aineiston tallentamiseen. Se on maksuton työkalu sekä datan tallentamiseen, järjestelyyn ja datan jakamiseen määritellyn käyttäjäryhmän kesken että datan säilyttämiseen muuttumattomassa tilassa tutkimuksen päätyttyä. IDAan voi tallentaa myös muita tiedostoja, kuten luokittelutietoja tai eri versioita aineistosta. Palvelu sopii henkilötiedoille, mutta ei sensitiiviselle datalle (esim. erityiset henkilötietoryhmät). Voit itse päättää, onko aineisto vain tutkimusryhmän käytettävissä tai avata aineiston saataville avoimesti tai rajoitetusti.
HUOM. IDAn käyttöehdot edellyttävät, että tallennettava aineisto joka tapauksessa kuvataan Qvain-palvelulla ja siten aineiston tiedot nousevat hakupalveluihin (Tiedejatutkimus.fi, Etsin). IDAan voit myöntää pääsyn myös esim. korkeakoulujen ulkopuolisille henkilöille ja kansainvälisille yhteistyökumppaneille. IDA on osa maksutonta Fairdata-palvelukokonaisuutta (Opetus- ja kulttuuriministeriön tarjoama ja CSC:n tuottama).
Tietoarkisto arkistoi ja välittää sähköisiä tutkimusaineistoja tutkimukseen, opetukseen ja opiskeluun FAIR-periaatteiden mukaisesti. Aloita ehdottamalla aineistoasi arkistoitavaksi Tietoarkistoon. Tietoarkisto arkistoi sekä kvantitatiivisia että kvalitatiivisia tutkimusaineistoja ja tekee aineistosta jatkokäyttöön sopivan version, huolehtii aineiston kuvailemisesta, sopivaan tiedostomuotoon tallentamisesta ja auttaa aineiston anonymisoinnissa. Aineistoa säilytetään tietoturvallisesti jatkokäyttökuntoisena vuosikymmeniä. Tietoarkistolla on tutkimusaineistojen luotettavan säilytyksen ja jatkokäytön kansainvälinen CoreTrustSeal (CTS) -sertifikaatti. Tietoarkisto on IDAn ohella hyvä vaihtoehto, jos haluat avoimesti jakaa dataa. Tutustu arkistoijan ohjeisiin.
Zenodo on maksuton, kansainvälinen, yleiskäyttöinen avoimen datan tallennus- ja jakopalvelu tutkijoille, EU-projekteille ja instituutioille tutkimustulosten jakamiseen. Palvelua ylläpitää CERN ja rahoittaa EU. Myös Zenodoon voi tallentaa eri tyyppisiä materiaaleja, mm. julkaisut, posterit, esitykset, tutkimusdata, kuvat, videot, äänitiedostot, ohjelmistot ja luennot. Aineistot saavat pysyvän tunnisteen (DOI). Palveluun kannattaa kirjautua ORCID-tunnisteella.
Tutustu sivun alareunassa eri data-arkistovaihtoehtoihin, myös kansainvälisiin ratkaisuihin! Erityisesti tieteellisissä aineistoissa kannattaa tutustua alakohtaisiin, kansainvälisiin arkistoihin. Zenodo on hyvä yleiskäyttöinen arkisto myös kansainväliseen yhteyteen.
Tallenna asianhallintaan, jos muita vaihtoehtoja ei voi käyttää. Jos edellä kuvattuja kansallisia palveluita ei ole mahdollista käyttää, tallennetaan aineisto Jamkin asianhallintajärjestelmään (Tweb) projektin asialle. Vaikka et julkaise dataa tai käytä kansallisia tallennuspalveluita, julkaise silti kuvailutiedot (Qvain, Reportronic). Twebissä voit itse määrittää aineiston näkyvyyden, ohjeet projektin asianhallintaan Elmo-intrassa (vaatii kirjautumisen). Muista liittää mukaan aineiston kuvailutiedot. Tweb mahdollistaa aineiston pitkäaikaisen ja turvallisen säilyttämisen Jamkissa. Jos haluat tallentaa aineiston asianhallintaan, ota ensin yhteyttä asianhallinnasta vastaavaan (ELMO) tai jätä Helpdesk-ilmoitus.
Tarvitsetko apua? Ota yhteyttä!
Laita viestiä att(a)jamk.fi, ja voimme yhdessä pohtia sopivaa tallennustapaa, aineistojen jakamista, arkistointia, aineistojen kuvailua ja saat apua myös edellä kuvattujen työkalujen käyttöönotossa.