Aineiston säilytys projektin aikana
Tutkimuksen tai projektin aikana aineisto tulee säilyttää huolellisesti ja tietoturvallisesti huomioiden yhteistyökumppanien kanssa tehdyt sopimukset. Tutkimuksen edetessä säilytystarpeet voivat vaihdella ja aineiston elinkaaren aikana tietoa joudutaan tallentamaan useisiin järjestelmiin ja/tai erilaisin käyttöoikeuksin. Aineistoa on hallittava hyvin, dokumentoitava, säilytettävä turvallisesti ja varmuuskopiotava, jotta siitä saisi mahdollisimman paljon irti sen elinkaaren eri vaiheissa. Aineistojen hallinnan tärkein työkalu on aineistonhallintasuunnitelma.
Kannattaa kiinnittää huomiota tiedostojen nimeämiseen ja tutkimusaineistoa jäsentävään kansiorakenteeseen. Mietin, miten saisit mahdollisimman tehokkaasti ja yksiselitteisesti kuvattua tiedostojen sisältämän tiedon ja kuinka järjestät tiedostosi ja kansiosi siten, että kollegasi tai sinä itse esimerkiksi viiden vuoden päästä, löydät tarvittavat tiedot. Hyviä vinkkejä tiedostojen nimeämiseen löydät esimerkiksi sivustolta: RDMkit – Data organisation
Aineiston säilytyspaikat
- Tietosuojavaatimuksen Jamkin tutkimustoiminnassa, ohjeet ja lomakkeet (ELMO-intra)
- Tietosuojavaatimuksen Jamkin projekteissa, ohjeet ja lomakkeet (ELMO-intra)
- Tietosuoja ja tietoturva Jamkissa (ELMO-intra)
Jamkissa voi tutkimuksen tai projektin aikana käyttää aineistoilleen M-asemalle luotuja yhteisiä kansioita. M-aseman kansion käyttöoikeudet voit määrittää ottamalla yhteyttä Jamkin Helpdeskiin. Vain kansion omistaja voi tehdä käyttöoikeusmuutospyynnön. Verkkolevyä ei suositella enää luottamuksellisen ja arkaluontoisen datan tallennukseen, jolloin suositeltava vaihtoehto ovat CSC:n SD-palvelut.
M-asema sijaitsee Jamkin omilla palvelimilla ja niistä otetaan varmuuskopiot päivittäin. Käyttäjien tulee olla huolellisia käsitellessään omia tiedostoja! Jamkin työasemat kryptataan, joten tiedostojen palauttaminen on käytännössä mahdotonta.
Palveluihin kirjaudutaan nimenomaan Jamkin tiliä käyttäen. Tällöin saat enemmän tallennustilaa ja toiminnallisuuksia ja Jamkin data on sopimusteknisesti suojassa. Korkeakoulujen yhteistyösopimus mahdollistaa laadukkaamman ja ennen kaikkea tietoturvallisemman säilytystilan tiedostoille pilvessä verrattuna yksityisiin käyttäjätileihin. Palvelut eivät kuitenkaan sovellu luottamukselliselle, sensitiiviselle tiedolle. Mobiilikäyttäjän tulee huolehtia puhelimensa suojaukset. Palvelu tuotetaan ja siinä oleva data sijaitsee ETA-alueella. Pääsy tietoihin varmistetaan kaksivaiheisella tunnistautumisella ja käytöstä jää lokitiedot.
OneDrivessa tiedostoihin pääsee eri laitteilta missä ja milloin tahansa. Tiedostoja voi muokata yhtäaikaisesti. OneDrive on henkilökohtainen ja poistuu, jos käyttäjä poistuu Jamkista. Tällöin myös tieto poistuu palvelusta!
Teams on monipuolisin palvelu yhdessä työskentelyyn. Työntekijöiden ja opiskelijoiden lisäksi mukaan saa myös Jamkin ulkopuolisia käyttäjiä. Teams jää organisaation käyttöön, jos henkilö poistuu Jamkista. Silloin tiimille on määritettävä uusi hallinnoija (joko poistuva määrittää tai pyydetään Jamkin HelpDeskistä).
OneDrivesta ja Teamsista otetaan varmuuskopiot. Teamsissa varmuuskopiointi koskee vain tiedostoja, ei keskusteluja.
- Microsoftin O365 palvelut jamkilaisille
- Lue lisää haastatteluiden toteutuksesta Teamsilla tai Zoomilla ja haastatteluiden tallentamisesta niillä (Tietoturvaohjeet, Tuni). Sivun tiedot ovat voimassa myös Jamkissa. Jamkin tunnuksia käytettäessä tallenne pysyy ETA-alueella.
Eduuni on ryhmätyöympäristö, joka on turvallinen vaihtoehto pilvitallennuspalveluille luottamuksellisen datan käsittelyyn. Se sopii yhdessä tekemiseen muiden organisaatioiden kanssa, myös mm. EU-laajuisiin, kansainvälisiin tutkimusprojekteihin. Voit käsitellä salassapidettävää informaatiota (tarkasteluoikeudet rajattava oikeille henkilöille). Eduunin palvelimet sijaitsevat Suomessa ja palvelun tarjoaa CSC. Palvelu vaatii rekisteröitymisen työsähköpostiosoitteella (HAKA-kirjautuminen). Palvelu on myös maksullinen, ellei esim. jollakin projektiosapuolista ole sitä jo hankittuna.
HUOM. Mikäli tallennettava informaatio ei ole salassapidettävää, ryhmätyöskentelyyn suositellaan käytettäväksi Microsoft Teamsia.
FileSender on tiedostonvälityspalvelu, jota voidaan käyttää Jamkin käyttäjätunnuksella HAKA-kirjautumisen kautta. Palvelu sopii suurien tiedostojen lähettämiseen sähköpostin liitetiedoston sijaan (jopa 50 gigatavua). Käyttäjä voi itse määrittää, kuinka kauan tiedostoa jakaa ja milloin tiedostonsiirto vanhenee eikä sitä enää voi ladata. Kaikista tapahtumista tulee jakajalle ilmoitus. Palvelu on CSC:n tarjoama ja palvelimet sijaitsevat Suomessa. Palvelu ei sovellu sensitiivisen tiedon välittämiseen.
Sähköposti ei itsessään tarjoa helppokäyttöistä ja luotettavaa mekanismia viestisisällön turvaamiseen ja tämän vuoksi minkäänlaisen arkaluontoisen tiedon lähettäminen sähköpostitse ei ole sallittua. Kuka tahansa voi lähettää turvapostipalvelun kautta viestejä Jamkin suuntaan ilman rajoituksia osoitteessa Securemail-palvelulla.
- Turvaposti Jamkissa
- Securemail (turvapostin lähetys Jamkiin)
Jamkilla on henkilökunnan ja opiskelijoiden käytössä kyselyjärjestelmä Webropol. Sitä käyttämällä varmistat, että kyselyihin liittyvät henkilötiedot säilyvät EU:n sisällä. Ohjelma noudattaa korkeita tietoturvastandardeja ja sen kaikki palvelimet sijaitsevat Suomessa. Jos laadit tutkimukseen liittyvän kyselyn Webropolilla, tulee sinun huomioida henkilötietojen käsittelyn ja säilyttämisen vaatimukset kyselyjärjestelmässä. Samat periaatteet koskevat myös muita kyselyjärjestelmiä. Järjestelmä ei ole aineiston tallennuspaikka.
- Henkilötietojen käsittely Webropol-kyselyohjelmassa (ELMO-intra)
- Ohjeet Webropolin käyttöön Jamkissa (ELMO-intra)
Twebiin arkistoidaan sähköisesti kaikki asiakirjalliset tiedot. Paperiarkistoja ei enää ylläpidetä. Asianhallintaan jokaiselle projektille luodaan oma asia ja siihen liitetään projektiin liittyvät asiakirjat. Asianhallinta hyväksyy eri tiedostotyyppejä ja käyttäjä voi määritellä sinne viedyn aineiston käyttäjäoikeudet.
- TKI-aineistojen käsittelyohje Tweb (ELMO-intra)
Jamkissa on tarjolla henkilökunnalle laaja joukko erilaisia tietojärjestelmiä ja ohjelmistoja sekä kotikäyttölisenssejä: