Käytetyt termit
Termit
Asia
Asia on jokin Jamkissa käsiteltävä oleva asiakokonaisuus (esimerkiksi hankinta, auditointi, rekrytointi, lausuntopyyntö, muutoksenhaku jne.). Asian avulla käsitellään asiakokonaisuuteen liittyviä asiakirjoja ja toimenpiteitä (esimerkiksi lausunnot ja päätökset). Sovelluksen käyttäjät voivat katsella asioita ja toimenpiteitä käyttöoikeuksiensa mukaan.
Asiakirjatyyppi
Asiakirjatyyppi on esimerkiksi pöytäkirja, sopimus tai raportti. TOS:sissa luokitellaan myös sellaista tietoa, mitä ei arkistoida sähköisesti vaan säilytetään jossain muussa tietojärjestelmässä tai vain paperimuodossa.
Asiakirjallinen tieto
Asiakirjallista tieto esiintyy niin sähköpostissa, paperilla kuin kuvana, tietojärjestelmistä puhumattakaan. Asiakirjallinen tieto on ns. virallista tietoa ja syntyy työtehtävien tuloksena. Asian käsittelyyn liitettynä asiakirjallisen tiedon tulee pysyä muuttumattomana. Asiakirja on asiakirjallisen tiedon ilmentymä, jossa asiakirjallinen tieto on koottu dokumentin kaltaiseksi esitykseksi. Asiakirja voi olla organisaation itsensä tuottama, generoima, saama tai kopioima. Asiakirja ei aina ole A4-muodossa, myös sähköpostiviesti voi olla asiakirja.
Roolit
Käyttäjät saavat asialle ja asiakirjalle erilaisia rooleja sen mukaan, mitä käyttöoikeuksia heille on annettu asiaa/asiakirjaa laadittaessa joko suoraan tiedonohjaussuunnitelmasta oletusmäärityksenä valuen tai asian/asiakirjan laatijan toimesta manuaalisesti lisäten.
Käyttöoikeudet
Julkisuus
Asiakirja voi olla julkinen, jolloin se on luettavissa kaikilla joilla on Triplan Arkistoon oikeudet, mikäli asiakirjalle on lisätty Kaikki- tai TwebUsers-käyttöoikeusryhmä. Sisäinen asiakirja on käytettävissä organisaation sisällä vain erillisin käyttöoikeuksin määritetyillä henkilöillä. Salassa pidettävä asiakirja on lain mukaan määritetty salassa pidettäväksi.
Käyttäjäryhmä
Käyttäjä/Käyttäjäryhmät: Sovellukseen tallennettu käyttäjätieto sisältää mm. käyttäjätunnuksen, käyttäjän nimen ja salasanan. Käyttäjäryhmällä tarkoitetaan käyttäjistä muodostettua ryhmää. Yksi henkilö voi kuulua useaan käyttäjäryhmään. Käyttäjäryhmiä voidaan hyödyntää esimerkiksi yhteisten asiakirjojen käyttöoikeuksien jaossa.
Metatieto
Metatieto on tietoa tiedosta. Ne ovat kuvaavaa ja määrittävää tietoa asiakirjasta. Esimerkiksi säilytysaika, julkisuus, laatija ja laatimisaika ovat asiakirjan metatietoja.
Tiedonohjaussuunnitelma (TOS)
Tiedonohjaussuunnitelma TOS näkyy Triplan Arkistossa mm. asiakirjatyypissä ja tätä kautta asiakirjan metatiedoissa. TOS kattaa kaikki Jamkin prosessit ja niihin liittyvät asiakirjat. Se sisältää asiakirjallisen metatiedon eli ohjaustiedon, joilla määritetään mm. asiakirjallisen tiedon julkisuusarvo, säilytysaika, suojeluluokka jne. TOSsin yhteydessä puhutaan usein tehtäväluokista ja asiakirjatyypeistä. Määrityksiä ylläpidetään tiedonohjausjärjestelmässä (WebArkki), josta määrityksiä valutetaan asioille ja asiakirjoille automatisoidusti niitä arkistoitaessa.