Ennen allekirjoituspyyntöä
- Valmistele asiakirja huolella
- Selvitä asiakirjan arkistointi
- Pyydä Jamkin ulkopuolisten allekirjoittajien tiedot ajoissa
Valmistele asiakirja huolella
Käytä Jamkin virallisia asiakirjamalleja
Voit valmistella asiakirjan Jamkin asianhallinnassa (Tweb) ja tuoda sieltä valmiin asiakirjan allekirjoitettavaksi Jamk Sign-palveluun, tai vaihtoehtoisesti voit valita Jamkin valmiin asiakirjamallipohjan käyttöösi suoraan Wordin asiakirjamallivalikosta (Uusi -> Jamk -> Henkilökunta – Staff).
Pääasiakirja ja liitteet
Allekirjoituspyynnössä on oltava mukana pääasiakirja ja mahdolliset liitteet, jotta ne tulevat allekirjoitetun asiakirjan osaksi. Mikäli liitteet täytyy pystyä sähköisen allekirjoittamisen jälkeen tarvittaessa erottamaan erilleen pääasiakirjasta, eivät ne tällöin voi olla kiinteänä osana allekirjoitettavan pääasiakirjan tiedostoa, vaan ne täytyy viedä allekirjoituskierrolle erillisinä tiedostoina. Sähköisesti allekirjoitettua tiedostoa ei pysty enää allekirjoittamisen jälkeen muokkaamaan esimerkiksi PDF-työkalulla ilman, että sähköisen allekirjoituksen sinetti hajoaa.
Jos pääasiakirja on julkinen ja liitteissä on salassa pidettävää tietoa, tee myös tällöin pääasiakirja ja liitteet erillisinä tiedostoina.
Missä allekirjoitus näkyy?
Jamk Sign tekee automaattisesti asiakirjan loppuun erillisen allekirjoitussivun, jossa allekirjoitusten tiedot näkyvät. Voit myös halutessasi itse määrittää asiakirjalle tarvittavat allekirjoituskentät ja niiden sijainnin, mutta tämä ei ole asiakirjan todistusvoiman kannalta tarpeellista, vaan puhtaasti esteettinen seikka.
Jos teet asiakirjaa mallipohjaa käyttäen, muokkaa asiakirjamallissa valmiiksi olevia allekirjoituskohtia yhteensopivaksi sähköisen allekirjoituksen käytön kanssa:
- Poista asiakirjoista esimerkiksi maininnat ”tätä sopimusta on laadittu kaksi samanlaista kappaletta”.
- Sähköisen allekirjoituksen käyttömahdollisuus on syytä kirjata itse asiakirjaan.
- Jos asiakirjaan muodostuu erillinen allekirjoitussivu, poista asiakirjasta perinteiset kynäallekirjoituskohdat. Järjestelmä tekee allekirjoitussivun automaattisesti – sille ei tarvitse jättää asiakirjaan tyhjää tilaa.
Selvitä asiakirjan arkistointi
Selvitä etukäteen, miten asiakirja tallennetaan Jamkin asianhallintaan. Tässä sinua tukevat mm. yksikkösi Tweb-yhteyshenkilöt.
Yksikkösi Tweb-yhteyshenkilöt löydät täältä (ELMO-intra).
Jamk Sign -palvelussa ei säilytetä valmiita, allekirjoitettuja asiakirjoja, vaan ne tulee erikseen tallentaa Jamkin asianhallintaan (Tweb)
Asiakirjan allekirjoitukseen lähettäjänä olet velvollinen tallentamaan valmiin, allekirjoitetun asiakirjan Jamkin asianhallintaan 30 päivän kuluessa.
Allekirjoitettu asiakirja poistetaan automaattisesti allekirjoituspalvelusta 30 päivän kuluttua allekirjoituskierron valmistumisesta, eikä sitä ole enää mahdollista palauttaa.
Käyttöoikeudet
Jamkin henkilöstö
Jos sinun tarvitsee laittaa asiakirjoja allekirjoitettavaksi toisille Jamk Signilla, jätä palvelupyyntö oikeustasosi lisäämisestä Jamkin Helppiin (Tietojärjestelmät -> Sähköinen allekirjoitus). Oikeudet allekirjoituskiertojen aloittamiseen Jamkin nimissä täytyy myöntää henkilökunnan jäsenelle erikseen.
Jamkin Helppiin pääset kirjautumaan tästä
Jos vain allekirjoitat sinulle allekirjoitettavaksi lähetettyjä asiakirjoja, sinun ei tarvitse pyytää erikseen oikeuksia allekirjoituspalveluun. Kaikilla Jamkin työntekijöillä on automaattisesti oikeus allekirjoittaa heille saapuneita asiakirjoja.
Pyydä Jamkin ulkopuolisten allekirjoittajien tiedot ajoissa
Jamk Signia käytettäessä kaikkien osapuolten on allekirjoitettava asiakirja sähköisesti. Allekirjoituspalvelun kautta sähköisesti allekirjoitettua asiakirjaa ei voi enää allekirjoittaa erikseen paperimuodossa.
Pyydä hyvissä ajoin Jamkin ulkopuolisten henkilöiden sähköpostiosoitteet ja matkapuhelinnumerot. Nämä tiedot ovat olennaisia, jotta ulkopuolisen allekirjoittajan tunnistautuminen järjestelmään ja asiakirjan sähköinen allekirjoittaminen onnistuvat.
Jamkin henkilöstöön kuuluvilta allekirjoittajilta kyseisiä tietoja ei tarvitse erikseen pyytää, vaan ne tulevat Signiin automaattisesti Jamkin käyttäjähallinnasta.