5 Aineistonhallinta

Jamkissa opinnäytetyösuunnitelman liitteeksi laaditaan aineistonhallintasuunnitelma. Se on konkreettinen suunnitelma aineistojen käsittelystä opinnäytetyön eri vaiheissa. Sisältö täydentää opinnäytetyösuunnitelmaa.

• Suunnitelman avulla opiskelija laatii itselleen toimintaohjeet, kuinka aineistoa käsitellään opinnäytetyöprosessin aikana. Nämä asiat opiskelijan tulee ratkaista joka tapauksessa, suunnitelma on siihen työväline.
• Suunnitelma auttaa tunnistamaan mm. tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä riskejä, kun niihin liittyvät toimenpiteet pitää suunnitella etukäteen huomioiden oma aineisto.
• Suunnitelman avulla opiskelija pystyy ennakoimaan omistajuuteen ja käyttöoikeuksiin liittyviä yksityiskohtia, jos opinnäytetyön tehdään jollekin organisaatiolle tai hankkeelle tai työssä käytetään muualta saatua aineistoa.
• Tutkimusaineistojen hallinnointi ja aineistonhallintasuunnitelman laatiminen kuuluvat hyvään tieteelliseen käytäntöön.
• Aineistonhallintasuunnitelma kertoo korkeakouluopiskelijan osaamisesta. Esimerkiksi aineistojen tallentamiseen, käyttöoikeuksiin ja tietosuojakysymyksiin liittyviä kysymyksiä kohtaa yhä useammin myös työelämässä.
• Etukäteen laadittu suunnitelma mahdollistaa aineistojen hyödyntämisen jatkokäytössä.

Ohjeet ja pohja aineistonhallintasuunnitelman laatimiseen

Aineistonhallintasuunnitelman rakenne (ks. alapuolella) noudattaa kansallista mallia. Opiskelija voi laatia suunnitelman valintansa mukaan opinnäytetyöntekijän oppaasta löytyvällä dokumenttipohjalla (Word) tai DMP Tuuli -työkalulla. Rakenne ja ohjeet ovat molemmissa samanlaiset. Ohjeistus suunnitelman laatimiseen löytyy Opinnäytetyö-oppaasta (luku 4.4.5) sekä yksityiskohtaisesti suoraan suunnitelmapohjista.

Ohje DMP Tuuli-ohjelman käyttöön Haka-kirjautumisen avulla: Ensimmäisellä kerralla tunnus täytyy rekisteröidä ja valita organisaatioksi Jamk University of Applied Sciences. Jatkossa käyttäjä voi kirjautua suoraan Hakan kautta kohdasta Kirjaudu sisään organisaatiosi tunnuksilla. Jamkin pohjat ohjeineen saa käyttöön kohdasta Tee uusi suunnitelma, organisaatioksi kirjataan Jamk, rastitaan kohta “ei rahoittajaa” ja valitaan oikea Jamkin pohja. Ohjelmassa laaditun suunnitelman voi tulostaa eri tiedostomuodoissa ja jakaa muiden käyttäjien kanssa, esimerkiksi ohjaajalle tai toiselle opinnäytetyön tekijälle.

Aineistonhallintasuunnitelman rakenne

1. Aineiston yleiskuvaus (luettelo/taulukko aineistosta ja sen ominaisuuksista)
2. Henkilötiedot, eettiset periaatteet ja lainsäädäntö
3. Aineiston kuvailu ja dokumentointi
4. Tallentaminen ja varmuuskopiointi opinnäytetyön aikana
5. Aineiston avaaminen ja julkaiseminen, arkistointi tai hävittäminen opinnäytetyön valmistuttua
6. Aineistonhallinnan vastuut

Vinkkejä ohjaajalle

• Ohjeet: Suunnitelmapohjasta löytyvät ohjeet ovat myös ohjaajan tukena. Tarkista sieltä, mitä suunnitelmassa tulisi kertoa. Suunnitelmaan vastataan soveltuvin osin ja siinä ei ole tarkoitus toistaa opinnäytetyösuunnitelman sisältöjä.
• Konkreettisuus: Suunnitelman pitää olla konkreettinen ja kertoa ratkaisut kysyttyihin kysymyksiin juuri kyseisen opinnäytetyön kohdalla. Suunnitelma on toimintaohje tekijälleen.
• Henkilötietojen tunnistaminen: Kiinnitä huomiota erityisesti siihen, että opiskelija varmasti tunnistaa käsitteleekö hän jossain muodossa henkilötietoa opinnäytetyössä. Tästä seuraa tietosuojaselosteen sekä riittävän informoinnin tarve. Henkilötiedon tyyppi vaikuttaa myös siihen, miten aineistoa voi tallentaa, jakaa ja mahdollisesti arkistoida.
• Toimeksiantajan rooli: Huomioi mahdollisen toimeksiantajan rooli esimerkiksi aineiston omistajana, käyttäjänä tai tallentajana. Onko tutkittavia informoitu oikein, kenellä on oikeudet aineistoon ja mitä sille tehdään opinnäytetyön valmistuttua. Vaatiiko tutkimuksen kohdeorganisaatio tutkimuslupaa?
• Aineistojen tallentaminen: Aineiston tallennusvaihtoehtoja on kuvattu opinnäytetyöoppaassa (luku 4.4.5). Tärkeää on tietoturvallinen tapa tallentaa ja välittää aineistoa sekä aineiston hävittäminen tai tallentaminen asianmukaisesti työn valmistuttua. Tallentamisessa suositellaan käytettäväksi organisaation tarjoamia palveluja yksityisten käyttäjätilien sijaan.
• YAMK-aineistojen tallentaminen kahden vuoden ajan: YAMK-opinnäytetöiden aineisto tulee tallentaa tietoturvallisesti kahden vuoden ajan työn valmistumisesta. Aineistoa ei anonymisoida eikä hävitetä ennen tätä. Tämä mahdollistaa aineiston tarkastamisen tarvittaessa, jos on syytä epäillä vilppiä. Tallennuspaikka ilmoitetaan aineistonhallintasuunnitelmassa.
• Anonymisointi ja arkistointi: Lähtökohtaisesti aineisto on aina anonymisoitava, jos se tallennetaan työn valmistuttua jatkokäyttöä varten. HUOM. YAMK-aineistot tulee säilyttää mahdollista tarkistusta varten kaksi vuotta työn valmistumisen jälkeen sellaisenaan tietoturvallisesti. Jos aineistoa on sen jälkeen yhä tarve säilyttää, tehdään anonymisointi tässä vaiheessa. Jos YAMK-opinnäytetyön aineistoa jatkokäytetään muussa tutkimuksessa, on tähän tarkoitukseen suositeltavaa tehdä anonymisoitu versio. Jamk ei vastaa aineistojen arkistoinnista, muita vaihtoehtoja löytyy ohjeista.
• Suunnitelman pituus on noin 1-3 sivua.

Linkit

4.4.5 Aineistonhallintasuunnitelma ja aineiston käsittely (Opiskelijan opinnäytetyöohje)

DMPTuuli -kirjautumissivu

Tietoarkiston aineistonhallinnan käsikirja (tarkat ohjeet kaikkiin aineistonhallinnan vaiheisiin, mm. tutkittavan informointi, aineiston säilyttäminen ja hävittäminen, oikeudet, anonymisointi)

Mikä on henkilötieto? (Tietosuojavaltuutetun toimisto)

Tutkimuslupa (jamk.fi)

_{Päivitetty 24.10.2022 Elina Kirjalainen}