Hyviä käytänteitä verkkotapaamisia järjestettäessä

1. Valmistaudu ja valmistele ennakkoon.

1. Kutsu: Lähetä selkeä kutsu verkkotapaamiseen. Mitä tapahtuu, milloin ja missä. Kerro kutsussa myös, mitä työskentelytapoja verkkotapaamisessa käytetään, miten osallistujien tulee valmistautua tapaamiseen ja mitä osallistujilta odotetaan tapaamisessa. On eri asia osallistua luentotyyppiseen tilaisuuteen kuin tapaamiseen, jossa odotetaan esimerkiksi aktiivista ennakkovalmistautumista, kameran ja mikrofonin käyttöä, osallistumista pienryhmäkeskusteluihin, tai reagointia chatin, reaktiopainikkeiden ja kyselyvastausten kautta.
2. Tutustuminen osallistujiin: Jos verkkotapaamisesi osallistujat ovat sinulle tuntemattomia tai et tiedä esimerkiksi heidän osaamisestaan tapaamisessa käsiteltävään aiheeseen liittyen, mieti, miten voit tutustua osallistujiin jo ennen verkkotapaamista tai tapaamisen alussa, ja miten voit kartoittaa heidän osaamistaan aiheesta.
3. Vierailija: Jos sinulla on tulossa verkkotapaamiseesi vierailija, järjestä hänelle harjoittelutapaaminen ennen varsinaista tapaamista. Varmistakaa yhteyksien ja äänten toimivuus ja esimerkiksi näytönjaon onnistuminen.
4. Tapaamisen runko, aktiviteetit ja materiaalit: Rakenna tapaamisen runko, aktiviteetit ja materiaalit niin, että aktivoit tapaamisen osallistujia säännöllisesti ja niin, että edistät psykologisen turvallisuuden tunnetta.
5. Psykologinen turvallisuus: Psykologista turvallisuutta lisää se, että osallistujat tietävät jo ennakkoon, mitä tapaamiseen osallistuminen heiltä vaatii. Tapaamisen aikana psykologista turvallisuutta edistää se, että osallistujat tietävät, miten tapaaminen etenee ja mikä heidän roolinsa on.
6. Tauot: Muista säännölliset tauot niin pidemmissä kuin lyhyemmissäkin tapaamisissa. Voi olla hyvä lisätä materiaaliin erilliset diat, jotka muistuttavat tauoista ja vaikkapa osallistujien aktivoinnista.
7. Lisänäyttö läppärin apuna: Verkkotapaamisen aikana työskentely on helpompaa, jos sinulla on käytössä lisänäyttö kannettavan tietokoneesi lisäksi. Voit esimerkiksi jakaa lisänäytön verkkotapaamisesi osallistujille ja seurata kannettavan tietokoneen näytöltä tapaamisen chattia ja osallistujien videokuvia.
8. Kuulokkeet: Laadukas ääni on tärkeää tapaamisen onnistumiselle. Varmista, että osaat yhdistää Bluetooth-kuulokkeet kannettavaan tietokoneeseesi.
9. Nettiyhteys: Laadukas nettiyhteys takaa äänen kuulumisen ja kuvan näkymisen.
10. Toinen host tapaamiseen: Mieti, kannattaako verkkotapaaminen järjestää yhdessä kollegan kanssa. Silloin voitte yhdessä suunnitella sisällön ja jakaa tehtäviä. Voit lisätä toisen hostin Zoom-tapaamiseen jo tapaamislinkkiä luodessasi (Alternative host). Tällöin teillä on molemmilla oikeudet avata tapaaminen ja hallinnoida sitä. Toinen host voi hoitaa tapaamisen ohjelman taustalla esimerkiksi osallistujien tekniset tukipyynnöt tai jakaa osallistujat Breakout-huoneisiin, kun toinen host hoitaa osallistujien ohjeistamisen.
11. Verkkopedagogiikan suunnittelija verkkotapaamisen suunnitteluapuna: Ota verkkopedagogiikan suunnittelija mukaan jo verkkotapaamisen suunnitteluvaiheeseen. Häneltä saat hyviä vinkkejä sujuvan verkkotapaamisen toteuttamiseen sekä osallistujien että tapaamisen järjestäjän näkökulmasta.
12. Tekniikka haltuun verkkopedagogiikan suunnittelijan kanssa: Varmista verkkopedagogiikan suunnittelijan kanssa, että osaat käyttää Zoomin eri ominaisuuksia. Harjoitelkaa yhdessä esimerkiksi Breakout-huoneiden rakentamista tai annotointia jaetun näytön päälle. Huomioi myös, että jos työkaluna onkin Teams, toiminnot ovat hieman erilaisia.

2. Aloita verkkotapaaminen aktiivisesti.

1. Tapaaminen auki: Avaa tapaaminen 5-10 minuuttia ennen tapaamisen kalenteroitua alkamisaikaa.
2. Äänitesti: Testaa mikrofonin ja kaiuttimien toiminta aina Zoom-tapaamisen alussa (Test Speaker and Microphone).
3. Osallistujat liittyvät tapaamiseen: Seuraa osallistujien liittymistä tapaamiseesi Zoomin Participants-näkymästä. Kun huomaat, että osallistuja on saanut äänet yhdistettyä, voit toivottaa hänet tervetulleeksi ”Huomenta Liisa!”. Henkilökohtaiseen tervehdykseen on helpompi vastata. Samalla varmistat, että hänen mikrofoninsa ja kaiuttimensa toimivat.
4. Rentoa jutustelua: Kun osallistujat liittyvät tapaamiseen ja tapaamisen aloitusaika lähenee, voit jutustella osallistujien kanssa, kysellä kuulumisia ja aktivoida heitä esimerkiksi annotoinnin tai chattiin kirjoittamisen kautta vaikkapa tapaamisen teemaan liittyen. Jutustelun ja oman videokuvasi avulla varmistat myös sen, että osallistujat tietävät, että äänet toimivat ja tapaamiseen liittyminen on onnistunut.
5. Aikataulu ja tavoitteet: Kun tapaaminen virallisesti alkaa, kerro tapaamisen aikataulu ja tavoitteet. Kerro, miksi olette kokoontuneet yhteen ja millaisilla askeleilla etenette kohti tapaamisen tavoitteita.
6. Tapaamisen säännöt: Käykää läpi yhteiset säännöt verkkotapaamiselle. Esimerkiksi, puheenvuoroa voi pyytää monilla eri tavoilla riippuen vaikkapa siitä, kuinka monta osallistujaa tapaamisessa on. Pienen ryhmän tapaamisessa voi klikata suoraan mikrofonin päälle kommenttia varten. Hieman suuremmassa keskustelevassa ryhmässä voi toimia se, että klikkaa videokameran päälle viestinä puheenvuorotoiveesta. Jos pyydät käyttämään videokameraa, kädennostopainiketta Reactions-painikkeen alta tai chat-viestejä puheenvuoropyyntönä, varmista, että pystyt myös seuraamaan Zoomissa videokuvia, nostettuja käsiä ja chat-kommentteja.
7. Kameran käyttö: On hyvä myös yhdessä sopia säännöt kameran käytölle ja tarvittaessa perustella kamerakuvan merkitystä osallistujille. Voi olla hyvä sopia esimerkiksi siitä, että kameraa käytetään vähintään silloin, kun on oma puheenvuoro ja kun työskennellään pienryhmissä. Voi myös olla hyvä keskustella siitä, että oman kameran voi sulkea esimerkiksi silloin, jos haluaa rauhassa pohtia jotain asiaa tai haluaa pienen hengähdystauon. Kameran toiminnan voit testata vaikkapa pyytämällä osallistujia näyttämään kameralleen kyseisen aamun kahvimukin tai nostamaan peukun ylös kamerassa vastauksena johonkin kysymykseesi.
8. Tallentaminen: Jos tapaaminen tallennetaan, kerro siitä osallistujille. Jamkissa Zoom-tapaamisten pilvitallenteet tallentuvat suoraan Panopto-järjestelmään.
9. Yksityisyyden suoja: Varmista, että osallistujat osaavat käyttää virtuaalitaustaa tai sumentaa taustan.

3. Verkkotapaaminen vauhdissa.

1. Jaa innostuksesi: Näytä verkkotapaamisesi osallistujille, että olet innostunut käsiteltävästä aiheesta.
2. Toteuta monipuolinen tapaaminen: Jaottele tapaaminen vaiheisiin sisällön ja toimintatapojen suhteen. Hyödynnä tauot ja osallistujia aktivoivat osiot oppimisen tukena.
3. Tauota: Pidä selkeät tauot. Jaksat itse tapaamisen vetäjänä paremmin ja osallistujat jaksavat osallistua paremmin.
4. Huomioi ja aktivoi: Huomioi tapaamisen osallistujat eri tavoin ja käytä monipuolisia tapoja aktivoida. Erilaiset tavat osallistua lisäävät psykologisen turvallisuuden tunnetta. Joskus voi olla hyvä kysyä mielipidettä, kommentteja tai ideoita chatissa tai tarkistaa osallistujien mukana pysyminen pienellä kyselyllä. Jos mikrofonin avaaminen tuntuu hankalalta, tarjoa erilaisia vaihtoehtoja kertoa oma mielipide tai idea.
5. Pohjusta pienryhmätyöskentely: Pohjusta pienryhmätyöskentely perusteellisesti ja mieti selkeät tavat työskentelyn purkamiselle.
6. Ole hiljaa: Jos pyydät osallistujia kirjoittamaan chattiin tai miettimään vastauksia retorisiinkin kysymyksiin, anna heille pohdinta- ja kirjoittamisrauha muutamaksi minuutiksi. Tutkaile chat-vastauksia ja nostoja mielenkiintoisista näkökulmista.
7. Sanoita tekemisesi: Kerro esimerkiksi, että kohta klikkaat Breakout-huoneet auki ja että osallistujat siirtyvät suoraan Breakout-huoneisiin. Näin Breakout-huoneisiin siirtyminen ei tule osallistujille yllätyksenä. Voit myös varmistaa osallistujilta, että he ovat ymmärtäneet ohjeesi, esimerkiksi pyytämällä heitä klikkaamaan kameran päälle ja näyttämään peukkua tai klikkaamalla Reactions-painikkeesta peukku ylös -painiketta.
8. Palaa tavoitteisiin: Palaa verkkotapaamisen lopuksi vielä tapaamisen tavoitteisiin ja kartoita, onko tavoitteet saavutettu tai miten tavoitteiden saavuttamista voi jatkaa vielä verkkotapaamisen jälkeen.
9. Älä sulje Zoomia heti, kun viralliset asiat on käsitelty: Jos mahdollista, jää tapaamisen lopuksi vielä hetkeksi linjoille, jos osallistujilla on kysymyksiä tai kommentteja, joita he eivät ole halunneet kysyä tapaamisen aikana.

4. Verkkotapaamisen jälkeen.

1. Kiitä osallistujia: Opettajana voit kiittää verkkotapaamiseen osallistuneita opiskelijoitasi esimerkiksi lähettämällä viestin Moodlen uutiset-keskustelualueen kautta. Huomioi opiskelijoiden aktiivisuus, kehu ja kannusta. Anna ohjeet, miten edetä seuraavaksi.
2. Jaa tallenne ja tapaamisen materiaalit: Jos olet tallentanut Zoom-tapaamisesi Panoptoon, jaa sieltä linkki Moodleen. Linkin Panoptoon voi jakaa myös Jamkin ulkopuolelle.
3. Pohdi, ideoi ja kehitä: Mieti, mikä sujui tapaamisessa hyvin, mitä voisit kehittää ja millaisia asioita haluat korostaa seuraavassa verkkotapaamisessasi. Ota yhteyttä verkkopedagogiikan suunnittelijaan ja pohtikaa yhdessä, miten sinun verkkotapaamisiasi voisi kehittää.