Yksityisyys ja tietoturva Zoomissa

Suojaa yksityisyyttäsi ja huolehdi tietoturvasta järjestäessäsi Zoom-tapaamisia ja osallistuessasi niihin.

1. Päivitä laitteellasi oleva internet-selain (tapahtuu useimmiten automaattisesti) ja Zoom-sovellus (Check for updates) säännöllisesti.
2. Suojaa Zoom-tapaamisesi salasanalla ja/tai odotushuoneella.
3. Opettele käyttämään Security-painikkeen takana olevia asetuksia, joiden avulla voit tarvittaessa rajata osallistujien mahdollisuuksia jakaa ruutua, näyttää videokuvaa tai käyttää chattia. Voit myös tapaamisen aikana poistaa yksittäisen osallistujan Remove-toiminnolla.
4. Pyri jakamaan Zoom-tapaamisen linkki vain tapaamiseen ilmoittautuneille. Julkisesti esimerkiksi sosiaalisessa mediassa jaetut linkit
5. Älä jaa saamaasi Zoom-linkkiä, ID-numeroa tai tapaamisen salasanaa ulkopuolisille.
6. Osallistu Zoom-tapaamisiin rauhallisesta paikasta, jossa esimerkiksi perheenjäsenesi eivät vahingossa näy videokameran kuvassa tai kuulu mikrofonin kautta.
7. Käytä Zoom-tapaamisissa virtuaalitaustaa, valitse taustan sumennus tai asetu koneesi kanssa niin, että takanasi on seinä.
8. Klikkaa nuolta videokamerakuvakkeen vieressä ja valitse Choose Virtual Background tai Blur My Background.
9. Kun olet kirjautunut Zoomiin Jamkin tunnuksilla, voit valita muutamasta Jamkin taustasta. Voit myös ladata oman kuvan tai videon taustakuvaksi.
10. Zoomin ohje turvalliseen verkkotapaamiseen

Arkaluonteisia tietoja sisältävien haastattelujen järjestäminen Zoomissa

Mikäli Zoom-tapaamisessa käsitellään arkaluonteisia tietoja eli tietoluokkaan Salainen (1R) kuuluvia tietoja, tapaamisen/haastattelun järjestäminen vaatii lisätoimia. Tällaisia tietoja voi tulla esille esimerkiksi haastatteluissa, joissa käsitellään erityisiä henkilötietoryhmiä (terveystiedot, poliittiset näkemykset ym.).

Kirjaudu palveluun osoitteessa https://jamk.zoom.us Jamkin tunnuksilla. Kokous järjestetään ”Schedule”-toiminnolla, johon osallistujia pyydetään mukaan käyttäen haastatteluun www-linkkiä. Tapaamisen järjestäjä huolehtii seuraavista toimenpiteistä:

• kokouksen järjestäjä (host) on haastattelija
• kokouksen aikana ei ketään saa nostaa hostiksi tai co-hostiksi
• haastateltavat kutsutaan tilaisuuteen ”Schedule”-toiminnolla
• kutsussa on käytettävä salasanaa, jolla tunnistaudutaan kokoukseen.
• haastateltavien liittymisessä kokoukseen on käytettävä odotushuonetta (Enable waiting room)
• haastattelu tallennetaan vain tarvittaessa
• mikäli haastattelu tallennetaan, sitä ei tallenneta Zoomin pilveen vaan Jamkin omistaman tietokoneen kovalevylle (ei esim. OneDriveen tai M-verkkolevyasemalle). Heti haastattelun jälkeen tiedosto siirretään tietoturvalliseen ympäristöön CSC:n SD Desktopille, johon on haettu tallennustila etukäteen. Siirron jälkeen tallenne poistetaan Jamkin koneen kovalevyltä.

Lisätietoa sensitiivisten tutkimusaineistojen käsittelystä aineistonhallinnan oppaassa sekä ottamalla yhteyttä att@jamk.fi

Taustatietoa Jamkin Zoomista

Jamkissa käytetään Zoomia NORDUnetin  tarjoamana Funet Miitti -palveluna. Funet Miittissä video- ja audioliikenne kulkee vain NORDUnetin ja Funetin kautta ja palvelinsalit sijaitsevat EU-alueella. Funetin Miitti noudattaa Suomen lakia ja eurooppalaista tietosuojasääntelyä.

Käyttäjän etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite sekä ip-osoite välittyy Zoom-lisenssin validoinnissa Zoomin lisenssipalvelimille, jotka sijaitsevat Euroopassa.