Yksityisyys ja tietoturva Zoomissa

Suojaa yksityisyyttäsi ja huolehdi tietoturvasta järjestäessäsi Zoom-tapaamisia ja osallistuessasi niihin.

1. Päivitä laitteellasi oleva internet-selain (tapahtuu useimmiten automaattisesti) ja Zoom-sovellus (Check for updates) säännöllisesti.
2. Suojaa Zoom-tapaamisesi salasanalla ja/tai odotushuoneella.
3. Opettele käyttämään Security-painikkeen takana olevia asetuksia, joiden avulla voit tarvittaessa rajata osallistujien mahdollisuuksia jakaa ruutua, näyttää videokuvaa tai käyttää chattia. Voit myös tapaamisen aikana poistaa yksittäisen osallistujan Remove-toiminnolla.
4. Pyri jakamaan Zoom-tapaamisen linkki vain tapaamiseen ilmoittautuneille. Julkisesti esimerkiksi sosiaalisessa mediassa jaetut linkit
5. Älä jaa saamaasi Zoom-linkkiä, ID-numeroa tai tapaamisen salasanaa ulkopuolisille.
6. Osallistu Zoom-tapaamisiin rauhallisesta paikasta, jossa esimerkiksi perheenjäsenesi eivät vahingossa näy videokameran kuvassa tai kuulu mikrofonin kautta.
7. Käytä Zoom-tapaamisissa virtuaalitaustaa, valitse taustan sumennus tai asetu koneesi kanssa niin, että takanasi on seinä.
8. Klikkaa nuolta videokamerakuvakkeen vieressä ja valitse Choose Virtual Background tai Blur My Background.
9. Kun olet kirjautunut Zoomiin Jamkin tunnuksilla, voit valita muutamasta Jamkin taustasta. Voit myös ladata oman kuvan tai videon taustakuvaksi.
10. Zoomin ohje turvalliseen verkkotapaamiseen

Arkaluonteisia tietoja sisältävien haastattelujen järjestäminen Zoomissa

Mikäli Zoom-tapaamisessa käsitellään arkaluonteisia tietoja eli tietoluokkaan Salainen (1R) kuuluvia tietoja, tapaamisen/haastattelun järjestäminen vaatii lisätoimia. Tällaisia tietoja voi tulla esille esimerkiksi haastatteluissa, joissa käsitellään erityisiä henkilötietoryhmiä (terveystiedot, poliittiset näkemykset ym.).

Kirjaudu Zoomiin sovelluksen tai selaimen kautta https://jamk.zoom.us Jamkin tunnuksilla. Kokous järjestetään ”Schedule”-toiminnolla, josta valitaan ”Private mode”. Private mode estää tekoälytyökalujen käytön sekä tallennuksen Zoomin pilveen. Osallistujia pyydetään mukaan käyttäen haastatteluun www-linkkiä. Tapaamisen järjestäjä huolehtii seuraavista toimenpiteistä:

• kokouksen järjestäjä (host) on haastattelija
• kokouksen aikana ei ketään saa nostaa hostiksi tai co-hostiksi
• kokous järjestetään Zoomin yksityisessä tilassa (”Enable private mode for this meeting”)
• haastateltavat kutsutaan tilaisuuteen www-linkillä
• kutsussa on käytettävä salasanaa, jolla tunnistaudutaan kokoukseen.
• haastateltavien liittymisessä kokoukseen on käytettävä odotushuonetta (”Enable waiting room”)
• osallistujien ei anneta käyttää My notes -toimintoa (kohta ”Allow participants to transcribe the meeting with My Notes” jätetään tyhjäksi)
• haastattelu tallennetaan vain tarvittaessa
• mikäli haastattelu tallennetaan, se tallennetaan paikallisesti Jamkin omistaman tietokoneen kovalevylle (ei esim. Zoomin pilveen, OneDriveen tai M-verkkolevyasemalle). Heti haastattelun jälkeen tiedosto siirretään tietoturvalliseen ympäristöön CSC:n SD Desktopille, johon on haettu tallennustila etukäteen. Siirron jälkeen tallenne poistetaan Jamkin koneen kovalevyltä.

Lisätietoa sensitiivisten tutkimusaineistojen käsittelystä aineistonhallinnan oppaassa sekä ottamalla yhteyttä att@jamk.fi

Taustatietoa Jamkin Zoomista

Jamkissa käytetään Zoomia tarjoamana Funet Miitti Hybrid -palveluna.Funet Miitti Hybrid palvelussa data kulkee ja käsitellään yhteistyössä Zoomin Euroopan datakeskuksien kanssa. Hybrid-mallilla on mahdollista järjestää myös Private-kokouksia rajatuilla ominaisuuksilla, jolloin video- ja ääniliikenne käsitellään vain Pohjoismaissa.

Järjestelmän toimivuuden mahdollistamiseksi käyttäjien henkilötietoja välitetään Zoom-lisenssin validoinnin yhteydessä Zoom Communications Inc:in lisenssipalvelimille, mm. etunimi, sukunimi, EPPN ja käyttäjän IP-osoite. EPPN on käyttäjän kotiorganisaation luovuttama yksilöivä tietue, usein käyttäjän sähköpostiosoite.