4.4.6 Aineistonhallintasuunnitelma ja aineiston käsittely

Ennen kuin voit alkaa kerätä aineistoa, sinulla on oltava hyvin pitkälle mietitty tutkimussuunnitelma työstäsi sekä monessa tapauksessa myös pitkälle jalostunut tietopohja. Opinnäytetyösuunnitelmaa täydentää aineistonhallintasuunnitelma.

Jos olet hakenut tutkimuslupaa, voit ryhtyä keräämään aineistoa vasta, kun sinulle on se myönnetty.

Tee siis tässä järjestyksessä:

1. Opinnäytetyösuunnitelma, jonka liitteeksi aineistonhallintasuunnitelma. Huom. Jos opinnäytetyösi on kirjallisuuskatsaus, ei aineistonhallintasuunnitelmaa tehdä.
2. Mahdollinen tutkimuslupa, jonka liitteeksi aineistonhallintasuunnitelma ja mahdollinen tutkimussuunnitelma
3. Aineiston keruu voi alkaa
4. Aineiston asianmukainen tallentaminen opinnäytetyöprosessin aikana
5. Aineiston tallentaminen, avaaminen tai hävittäminen, kun opinnäytetyö on valmistunut

Aineistonhallintasuunnitelma on osa opinnäytetyösuunnitelmaa

Aineistonhallintasuunnitelmassa kuvataan, mitä eri aineistoja keräät, miten säilytät ja jaat niitä, mitä lainsäädännöllisiä (mm. tietosuoja) tai sopimuksiin liittyviä asioita aineistoon liittyy ja mitä aineistolle tehdään, kun opinnäytetyö valmistuu. Aineistonhallintasuunnitelman tarkoituksena on varmistaa, että opinnäytetyössä noudatetaan hyvää tieteellistä käytäntöä. Sen tarkoituksena on myös huolehtia siitä, ettei tutkimusaineisto vaarannu missään vaiheessa.

Edellä kuvatut asiat pitää ratkaista aina osana tutkimustyötä, ja aineistonhallintasuunnitelma ja sen ohjeet ovat siinä apuna. Aineistonhallintasuunnitelma täydentää opinnäytetyösuunnitelmaa, joten vältä turhaa päällekkäisyyttä.

Liitä aineistonhallintasuunnitelma opinnäytetyösuunnitelmasi liitteeksi. Tarvitset aineistonhallintasuunnitelmaa myös, mikäli haet tutkimuslupaa tai eettistä ennakkoarviointilausuntoa. Jos opinnäytetyösi on kirjallisuuskatsaus, ei aineistonhallintasuunnitelmaa tehdä.

Aineistonhallintasuunnitelman laatiminen

Laadi aineistonhallintasuunnitelma valintasi mukaan käyttäen joko sivun alaosassa olevaa Word-pohjaa tai DMP Tuuli -työkalua. Sekä pohja että DMP Tuuli -työkalu sisältävät myös ohjeet, miten suunnitelma laaditaan ja mitä siinä kuvataan. Linkin DMP Tuuli -työkaluun löydät sivun lopusta.

DMP Tuuli -työkalua käytetään Haka-kirjautumisen avulla. Ensimmäisellä kerralla tunnus täytyy rekisteröidä ja valita organisaatioksi Jamk University of Applied Sciences. Jatkossa käyttäjä voi kirjautua suoraan Hakan kautta kohdasta Kirjaudu sisään organisaatiosi tunnuksilla. Jamkin aineistonhallintasuunnitelman valmiin pohjan löydät näin: valitse Tee uusi suunnitelma, kirjaa organisaatioksi Jamk University of Applied Sciences, rastita kohta ei rahoittajaa ja valitse lopuksi haluamasi Jamkin pohja. Ohjelmassa laaditun suunnitelman voi tehdä eri tiedostomuodoissa ja jakaa muiden käyttäjien kanssa, esimerkiksi ohjaajalle tai toiselle opinnäytetyön tekijälle.

Mittarit ja aineistot

Tässä vaiheessa laadit aineistonkeruuseen soveltuvan mittarin, välineen, jonka avulla voit kerätä aineistoa omaan opinnäytetyöhösi. Työsi tulokset perustuvat aineistosta tekemääsi analyysiin. Sinun oletetaan myös pystyvän kuvaamaan tutkimuksesi toteutusvaiheen, joten kaikesta aineiston keruusta ja käsittelystä kannattaa tehdä muistiinpanoja.

Tutkimusaineisto voi olla esimerkiksi tekstiä, kuvaa, videota tai ääntä:

• Ensisijaista aineistoa ovat esimerkiksi kyselyjen, haastattelujen, työpajojen tai mittaus- ja havainnoinnin avulla kerätyt tiedot.
• Toissijaisia aineistoja ovat valmiit aineistot, kuten elämäkerrat, päiväkirjat, viralliset tilastot, rekisterit, tietokannat, arkistot, toimeksiantajan tuottama materiaali jne. Huomioithan käyttäessäsi toissijaisia aineistoja myös niiden tekijänoikeudet.

Aineiston säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Aineiston säilytys ja välittäminen opinnäytetyöprojektin aikana

Suunnittele, missä säilytät opinnäytetyösi aineistoa, miten hallitset sen käyttöoikeuksia ja mitä teet aineistolle työn valmistuttua. Säilytä aineisto huolellisesti ja tietoturvallisesti huomioiden mahdollisen toimeksiantajan kanssa tehdyt sopimukset. Käytettävät menetelmät ja käyttöoikeudet voivat vaihdella aineiston tyypin ja opinnäytetyön vaiheen mukaan.

Valitut ratkaisut kuvataan ja perustellaan aineistonhallintasuunnitelmassa. Tästä listasta saat apua ratkaisujen valintaan.

Aineiston hävittäminen tai arkistointi opinnäytetyön valmistuttua

Jyväskylän ammattikorkeakoulu ei vastaa opinnäytetöiden aineistojen tallentamisesta. Lähtökohtaisesti valmistuneen opinnäytetyön aineistoa ei tarvitse tallentaa pysyvästi.

Muistathan informoida tutkittavia aineiston tallentamisesta, avaamisesta uudelleen käyttöön tai hävittämisestä sekä sopia siitä mahdollisen toimeksiantajan kanssa.

Aineiston hävittäminen

Hävitettävät aineistot poistetaan niin, että aineistoa ei voida palauttaa. Tietyt aineistot mm. muistitikuilla hävitetään murskaamalla tai paperit silppurilla.

Aineiston arkistointi

• Aineiston arkistointi tekijälle: Jos perustellusti säilytät opinnäytetyön aineiston työn valmistuttua, se täytyy tallentaa tietoturvallisesti ja siinä muodossa, että aineiston on käyttökelpoista myös myöhemmin. Henkilötietoja sisältävästä aineistosta tulee poistaa tunnistamisen mahdollistavat tiedot pysyvästi (anonymisointi).
• Sovitusti toimeksiantajan kanssa: Sovi toimeksiantajan kanssa tietoturvallinen, aineiston muuttumattomana pitävä tallennustapa aineistolle, jos sille on perusteltu syy esimerkiksi jatkokäytön vuoksi. Henkilötietoja sisältävästä aineistosta tulee poistaa tunnistamisen mahdollistavat tiedot pysyvästi (anonymisointi). Jos toimeksiantaja on korkeakoulu tai muu suomalainen tutkimusorganisaatio, voidaan tallennukseen käyttää niiden käytettävissä olevia datan tallennuspalveluja. Selvitä toimeksiantajan kanssa organisaation tarjoamat vaihtoehdot.
• Arkistointi data-arkistoon ja aineiston tai sen kuvailutietojen julkaisu: Laadukkaan aineiston voi tallentaa data-arkistoon, josta muut voivat ladata sen jatkokäyttöön avoimesti/rajatusti. Aineiston täytyy olla anonyymi. Aineisto tallennetaan luotettavaan paikkaan ja julkaistaan sen kuvailutiedot sekä käyttöoikeudet (avoin/rajattu). Sen jälkeen aineisto ja sen tekijät löytyvät hakupalveluiden kautta (Tiedejatutkimus.fi, Etsin). Aineistoa voit tarjota Tietoarkistolle tai sen voi tallentaa ja kuvailla itse eri palvelujen kautta. Vaihtoehdot ja edellytykset arkistointiin ja julkaisuun kannattaa selvittää etukäteen esim. organisaation tukipalveluiden kautta. Tuke jamkilaisille saat osoitteesta att(a)jamk.fi.

Muista, että aineiston tallennustavasta tulee aina informoida vastaajia, kun aineistoa kerätään.

Kun teet aineistosta tai muista opinnäytetyöhön liittyvistä tuotoksista tai tuloksista uudelleenkäytettäviä, tutustu lisenssiohjeeseen (ks. Linkit). Muista myös tekijänoikeuskysymykset.

Aineiston säilytys ja hävittäminen valmistumisen jälkeen (YAMK-opiskelijat)

Huom.! Jos kyseessä on YAMK-opinnäytetyö, täytyy aineisto aina tallentaa kaksi vuotta opinnäytetyön valmistumisen jälkeen, minkä jälkeen se voidaan tarvittaessa hävittää. Näin aineistoon voidaan palata, jos se on tarpeellista. Jos aineistoa on sen jälkeen yhä tarve säilyttää, tehdään anonymisointi tässä vaiheessa. Jos YAMK-opinnäytetyön aineistoa jatkokäytetään muussa tutkimuksessa, on tähän tarkoitukseen suositeltavaa tehdä anonymisoitu versio. Jamk ei vastaa aineistojen arkistoinnista.

YAMK-opiskelijoiden täytyy säilyttää opinnäytetyössä käytettyä tutkimusaineistoa kaksi vuotta valmistumisen jälkeen. Valmistumisen jälkeen käyttäjätunnusten lakattua toimimasta Jamkin tallennusratkaisut eivät kuitenkaan ole enää käytössä. Muuta kuin henkilötietoja tai arkaluontoisia tietoja voi säilyttää normaalisti omalla koneella ja avoimissa pilvipalveluissa henkilökohtaisen tunnuksen takana, mutta jos aineistosi sisältää henkilötietoja tai muuta sensitiivistä aineistoa, toimi näin:

• Voit säilyttää aineistoa omalla koneellasi salasanan takana. Koneesi käynnistämisen yhteydessä kysyttävän salasanan lisäksi voit lukita kansioita erillisen salasanan taakse. Tee näin. Mikäli koneesi vaihtuu, poista sensitiivinen aineisto vanhasta koneesta poisto-ohjelmalla (esimerkiksi Eraser, ks. Linkit).
• Lisäksi tarvitset varmuuskopion aineistostasi. Voit käyttää pilvipalveluita vain, jos kryptaat pilvipalveluun tallennettavat tiedostot. Kryptaamiseen on saatavilla erilaisia ohjelmia (esimerkiksi Cryptomator, ks. Linkit). On äärimmäisen tärkeää, että salasana kryptattuihin tiedostoihin on vahva ja että se pysyy tallessa. Jos salasana hukkuu, kukaan, edes sovellusten ylläpitäjät tai käyttäjä itse, eivät voi palauttaa kryptattuja tiedostoja.

Kryptaaminen on välttämätöntä siksi, että pilvipalveluita käytettäessä käyttäjä ei voi vaikuttaa siihen, mihin tallennuspaikkaan palvelu tallentaa tiedot. Esimerkiksi Google Drivea tai Microsoftin OneDrivea käytettäessä tietoja siirtyy hyvin mahdollisesti Yhdysvaltoihin eli ETA-alueen ulkopuolelle, mikä tietosuojalainsäädännön mukaan vaatisi siirtoperusteen (ks. Tietosuojavaltuutetun toimisto, ks. Linkit) ja tutkittavien suostumuksen. Kryptaaminen on kuitenkin riittävä suojatoimenpide, jotta sensitiivisiä aineistoja voi tallentaa pilvipalveluihin, sillä kryptattuina tiedot ovat piilossa, vaikka sijaitsisivatkin ETA-alueen ulkopuolella.

Aineistohallintasuunnitelman pohja

Opinnäytetyön aineistonhallintasuunnitelman pohja (docx)