5.2 Aineistonhallintasuunnitelma ja aineiston käsittely
Aineisto tarkoittaa opinnäytetyötäsi varten kerättyä tai hyödynnettyä materiaalia, johon työsi löydökset ja tulokset perustuvat. Ennen kuin voit alkaa kerätä aineistoa, sinulla on oltava pitkälle mietitty suunnitelma työstäsi ja olet jo koonnut myös tietoperustaa. Tee aineistonhallintasuunnitelma, jotta sinulle hahmottuu millaista aineistoa keräät ja miten huolehdit esimerkiksi tietoturvasta ja varmuuskopioinnista. Aineistoa voi hankkia esimerkiksi haastattelujen tai kyselyn avulla. Kirjallisuus ei ole aineistoa, eli jos opinnäytetyösi on (kuvaileva, integroiva tai systemoitu) kirjallisuuskatsaus, et tarvitse aineistonhallintasuunnitelmaa.
Tarvitset aineistonhallintasuunnitelman myös mahdollisen tutkimusluvan tai eettisen ennakkoarviointilausunnon hakemista varten. Näissä tapauksissa voit kerätä aineistoa vasta sitten, kun olet saanut luvan.
Tee siis tässä järjestyksessä:
- Opinnäytetyösuunnitelma, jonka liitteeksi tulee aineistonhallintasuunnitelma ja Selvitys tiedonhankinnasta. Huom. Jos opinnäytetyösi on kirjallisuuskatsaus, et tarvitse aineistonhallintasuunnitelmaa.
- Mahdollinen tutkimuslupa, jonka liitteeksi tulee tutkimussuunnitelma ja aineistonhallintasuunnitelma
- Aineiston keruu voi alkaa
- Aineiston asianmukainen tallentaminen opinnäytetyöprosessin aikana
- Aineiston tallentaminen, avaaminen tai hävittäminen, kun opinnäytetyö on valmistunut
Aineistonhallintasuunnitelma on osa opinnäytetyösuunnitelmaa
Aineistonhallintasuunnitelman tarkoituksena on varmistaa, että opinnäytetyössä noudatetaan hyvää tieteellistä käytäntöä. Sen tarkoituksena on myös huolehtia siitä, ettei tutkimusaineisto vaarannu missään vaiheessa. Aineistonhallintasuunnitelmassa kuvaat, mitä aineistoja keräät, miten säilytät ja jaat niitä, mitä lainsäädännöllisiä (mm. tietosuoja) tai sopimuksiin liittyviä asioita aineistoon liittyy ja mitä aineistolle tapahtuu sitten, kun opinnäytetyö valmistuu.
Aineistonhallintasuunnitelma täydentää opinnäytetyösuunnitelmaa, joten vältä turhaa päällekkäisyyttä: Liitä aineistonhallintasuunnitelma opinnäytetyösuunnitelmasi liitteeksi.
Aineistonhallintasuunnitelman tekeminen
Tee aineistonhallintasuunnitelma joko sivun alaosan Word-mallipohjaan tai DMP Tuuli -työkalulla. Sekä Word-pohja että DMP Tuuli -työkalu sisältävät ohjeet suunnitelmaa varten. Linkin DMP Tuuli -työkaluun löydät sivun lopusta.
DMP Tuuli -työkaluun tarvitset Haka-kirjautumisen. Ensimmäisellä kerralla tunnus täytyy rekisteröidä. Valitse organisaatioksi Jamk University of Applied Sciences. Jatkossa voit kirjautua suoraan Hakan kautta kohdasta Kirjaudu sisään organisaatiosi tunnuksilla.
Jamkin aineistonhallintasuunnitelman valmiin pohjan löydät näin: valitse Tee uusi suunnitelma, kirjaa organisaatioksi Jamk University of Applied Sciences, rastita kohta ei rahoittajaa ja valitse lopuksi haluamasi Jamkin pohja. Ohjelmassa laaditun suunnitelman voi tehdä eri tiedostomuodoissa ja jakaa muiden käyttäjien kanssa, esimerkiksi ohjaajalle tai toiselle opinnäytetyön tekijälle.
Mittarit ja aineistot
Tässä vaiheessa laadit aineistonkeruuseen soveltuvan mittarin, eli välineen, jonka avulla voit kerätä aineistoa omaan opinnäytetyöhösi. Mittari on esimerkiksi haastattelukysymys tai kyselylomakkeen kysymys. Työsi tulokset perustuvat aineistosta tekemääsi analyysiin. Sinun oletetaan myös pystyvän kuvaamaan tutkimuksesi toteutusvaiheen, joten kaikesta aineiston keruusta ja käsittelystä kannattaa tehdä muistiinpanoja.
Tutkimusaineisto voi olla esimerkiksi tekstiä, kuvaa, videota tai ääntä:
- Ensisijaista aineistoa ovat esimerkiksi kyselyjen, haastattelujen, työpajojen tai mittaus- ja havainnoinnin avulla kerätyt tiedot.
- Toissijaisia aineistoja ovat valmiit aineistot, kuten elämäkerrat, päiväkirjat, viralliset tilastot, rekisterit, tietokannat, arkistot, toimeksiantajan tuottama materiaali jne.
Jos käytät toissijaisia aineistoja, huomioi niiden tekijänoikeudet!
Aineiston säilytys, arkistointi ja hävittäminen
Aineiston säilytys ja välittäminen opinnäytetyöprojektin aikana
Suunnittele, missä säilytät opinnäytetyösi aineistoa, miten hallitset sen käyttöoikeuksia ja mitä teet aineistolle työn valmistuttua. Säilytä aineisto huolellisesti ja tietoturvallisesti huomioiden mahdollisen toimeksiantajan kanssa tehdyt sopimukset. Käytettävät menetelmät ja käyttöoikeudet voivat vaihdella aineiston tyypin ja opinnäytetyön vaiheen mukaan.
Kuvaa ja perustele tekemäsi ratkaisut aineistonhallintasuunnitelmassa. Tästä listasta saat apua ratkaisujen valintaan.
Kirjaudu palveluihin nimenomaan Jamkin tiliä käyttäen (ks. kohdasta Linkit). Tällöin saat enemmän tallennustilaa ja toiminnallisuuksia ja Jamkin data on sopimusteknisesti suojassa. Korkeakoulujen yhteistyösopimus mahdollistaa laadukkaamman ja ennen kaikkea tietoturvallisemman säilytystilan tiedostoille pilvessä verrattuna yksityisiin käyttäjätileihin. Palvelut eivät kuitenkaan sovellu luottamukselliselle, sensitiiviselle tiedolle, mutta voit säilyttää niissä henkilötietoa. Jos käytät palvelua puhelimella, huolehdi itse puhelimen suojaukset.
- OneDrivessa tiedostoihin pääsee eri laitteilta missä ja milloin tahansa. Tiedostoja voi muokata yhtäaikaisesti. OneDrive on henkilökohtainen ja poistuu, jos käyttäjä poistuu Jamkista. Tällöin myös tieto poistuu palvelusta!
- Teams on monipuolisin palvelu yhdessä työskentelyyn. Henkilöstön ja opiskelijoiden lisäksi mukaan saa myös Jamkin ulkopuolisia käyttäjiä. Teams jää organisaation käyttöön, jos henkilö poistuu Jamkista. Silloin tiimille on määritettävä uusi hallinnoija (joko poistuva määrittää tai pyydetään Jamkin Helpistä).
- OneDrive ja Teams varmuuskopioidaan. Teamsista varmuuskopioidaan vain tiedostot, ei keskusteluja.
FileSender on tiedostonvälityspalvelu, jota voit käyttää Jamkin käyttäjätunnuksella HAKA-kirjautumisen kautta (ks. Linkit). Palvelu sopii suurien tiedostojen lähettämiseen turvallisesti sähköpostin liitetiedoston sijaan (jopa 50 gigatavua). Voit itse määrittää, kuinka kauan tiedostoa jaat ja milloin tiedostonsiirto vanhenee eikä sitä enää voi ladata. Kaikista tapahtumista tulee jakajalle ilmoitus. Palvelu on CSC:n tarjoama ja palvelimet sijaitsevat Suomessa. Palvelu ei sovellu sensitiivisen tiedon välittämiseen.
Jamkilla on henkilökunnan ja opiskelijoiden käytössä kyselyjärjestelmä Webropol (ks. Linkit). Voit jakaa oikeuksia kyselyysi Jamkin opiskelijoille tai henkilöstölle. Ohjelmaa käyttämällä varmistat, että kyselyihin liittyvät henkilötiedot säilyvät EU:n sisällä. Ohjelma noudattaa korkeita tietoturvastandardeja ja sen kaikki palvelimet sijaitsevat Suomessa. Jos laadit tutkimukseen liittyvän kyselyn Webropolilla, tulee sinun huomioida henkilötietojen käsittelyn ja säilyttämisen vaatimukset kyselyjärjestelmässä. Samat periaatteet koskevat myös muita kyselyjärjestelmiä. Järjestelmä ei ole aineiston pysyvä tallennuspaikka.
Jamkissa on tarjolla opiskelijoille erilaisia tietojärjestelmiä ja ohjelmistoja sekä kotikäyttölisenssejä (ks. Linkit).
Mieti tapauskohtaisesti, onko valitsemasi tapa soveltuva ja luotettava aineiston tallentamiseen ja keskustele ratkaisusta ohjaajasi tai toimeksiantajasi kanssa. Myös toimeksiantajan tarjoamissa tallennusratkaisuissa on varmistettava, että aineiston käsittelyn tietoturva ja tietosuoja on otettu huomioon. Muistitikkuja ja ulkoisia kovalevyjä ei pidetä tietoturvallisena tapana tallentaa tai välittää aineistoja. Tietokoneen työpöytä (desktop) ei ole turvallinen tallennustapa.
Aineiston hävittäminen tai arkistointi opinnäytetyön valmistuttua
Jyväskylän ammattikorkeakoulu ei vastaa opinnäytetöiden aineistojen tallentamisesta. Lähtökohtaisesti valmistuneen opinnäytetyön aineistoa ei tarvitse tallentaa pysyvästi.
Muistathan informoida tutkittavia aineiston tallentamisesta, avaamisesta uudelleen käyttöön tai hävittämisestä sekä sopia siitä mahdollisen toimeksiantajan kanssa.
Aineiston hävittäminen
Sensitiivistä tietoa (yritysten ei-julkisia tietoja, henkilötietoja) sisältävä aineisto täytyy hävittää tietoturvallisesti eli niin, ettei aineistoa voida palauttaa. Tiedostot, jotka sijaitsevat Jamkin tunnusten takana OneDrivessa tai Teamsissa, voi poistaa normaalisti. Jos sinulla on sensitiivistä aineistoa oman tietokoneesi kovalevyllä, pelkkä poistaminen ei riitä vaan se täytyy hävittää poisto-ohjelman avulla, joka ylikirjaa tiedon koneen muistista. Voit käyttää poistamiseen esimerkiksi Eraser-ohjelmaa (ks. linkit). Sensitiivistä tietoa sisältävät tiedostot esimerkiksi muistitikuilla hävitetään murskaamalla ja paperit silppurilla.
Aineiston arkistointi
- Aineiston arkistointi tekijälle: Jos perustellusti säilytät opinnäytetyön aineiston työn valmistuttua, se täytyy tallentaa tietoturvallisesti ja siinä muodossa, että aineiston on käyttökelpoista myös myöhemmin. Henkilötietoja sisältävästä aineistosta tulee poistaa tunnistamisen mahdollistavat tiedot pysyvästi (anonymisointi).
- Sovitusti toimeksiantajan kanssa: Sovi toimeksiantajan kanssa tietoturvallinen, aineiston muuttumattomana pitävä tallennustapa aineistolle, jos sille on perusteltu syy esimerkiksi jatkokäytön vuoksi. Henkilötietoja sisältävästä aineistosta tulee poistaa tunnistamisen mahdollistavat tiedot pysyvästi (anonymisointi). Jos toimeksiantaja on korkeakoulu tai muu suomalainen tutkimusorganisaatio, voidaan tallennukseen käyttää niiden käytettävissä olevia datan tallennuspalveluja. Selvitä toimeksiantajan kanssa organisaation tarjoamat vaihtoehdot.
- Arkistointi data-arkistoon ja aineiston tai sen kuvailutietojen julkaisu: Laadukkaan aineiston voi tallentaa data-arkistoon, josta muut voivat ladata sen jatkokäyttöön avoimesti/rajatusti. Aineiston täytyy olla anonyymi. Aineisto tallennetaan luotettavaan paikkaan ja julkaistaan sen kuvailutiedot sekä käyttöoikeudet (avoin/rajattu). Sen jälkeen aineisto ja sen tekijät löytyvät hakupalveluiden kautta (Tiedejatutkimus.fi, Etsin). Aineistoa voit tarjota Tietoarkistolle tai sen voi tallentaa ja kuvailla itse eri palvelujen kautta. Vaihtoehdot ja edellytykset arkistointiin ja julkaisuun kannattaa selvittää etukäteen esim. organisaation tukipalveluiden kautta. Tuke jamkilaisille saat osoitteesta att(a)jamk.fi.
Muista, että aineiston tallennustavasta tulee aina informoida vastaajia, kun aineistoa kerätään.
Kun teet aineistosta tai muista opinnäytetyöhön liittyvistä tuotoksista tai tuloksista uudelleenkäytettäviä, tutustu lisenssiohjeeseen (ks. Linkit). Muista myös tekijänoikeuskysymykset.
Aineistohallintasuunnitelman mallipohja
Opinnäytetyön aineistonhallintasuunnitelman pohja (docx)
Päivitetty 7.4.2025