Tietosuojaseloste – Valo-valmistumispalvelu

(EU:n tietosuoja-asetus 2016/679)

1 Rekisterin nimi

Valo-valmistumispalvelu

2 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Rekisteristä vastaava johtaja
Päällikkö, koulutuspalvelut
Korkeakoulupalvelut, opiskelijapalvelut

Sisällöllinen pääkäyttäjä
Vanhempi suunnittelija
Korkeakoulupalvelut, opiskelijapalvelut

Tekninen pääkäyttäjä
Järjestelmäasiantuntija
Korkeakoulupalvelut, opiskelijapalvelut

Sähköposti: etunimi.sukunimi@jamk.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Valo-valmistumispalvelua käytetään opiskelijahallinnon tehtävien toteuttamiseen opiskelijan valmistumisprosessissa.
Palvelun avulla opiskelija tekee valmistumishakemuksen, jota käsitellään osana tutkinnon valmistumisen tarkistamis- ja hyväksymisprosessia.

Valo-valmistumispalvelu on integroitu osa opiskelija- ja opintorekisteriä (Peppi) ja käyttää siellä olevia opiskelijan tietoja valmistumisprosessin toteuttamiseksi.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteröityjä ovat:

• opiskelijat
• valmistumishakemuksia käsittelevät Jamkin työntekijät (esimerkiksi opettajatutorit, opinto-ohjaajat, koulutusvastaavat, tutkinto-ohjelmien päälliköt ja instituuttien johtajat)

Valo-valmistumispalveluun tallennetaan seuraavia opiskelijaa koskevia tietoja:

• etu- ja sukunimi
• henkilötunnus
• puhelinnumero
• opiskelijanumero
• tutkinto-ohjelma
• henkilökohtainen sähköpostiosoite
• Jamkin käyttäjätunnus
• valmistumispäivämäärä
• tietojen käsittelyä koskevat lokitiedot

Valo-hakemusten tarkastajista ja hyväksyjistä tallennetaan:

• käyttäjätunnus
• nimi
• sähköpostiosoite
• käsittelyyn liittyvät lokitiedot

Lokitietoihin tallentuvat muun muassa tiedot hakemuksen luomisesta, muokkaamisesta, käsittelijöiden asettamisesta, tarkistamisesta, lähettämisestä ja hyväksymisestä.

6 Käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus.

Henkilötietoja käsitellään opiskelijan valmistumisprosessin toteuttamiseksi sekä palvelun tuottamiseksi ja ylläpitämiseksi osana opiskelijahallintoa.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan:

• Opiskelija- ja opintorekisteristä (Peppi)
• rekisteröidyltä itseltään valmistumishakemuksen yhteydessä

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille tahoille.

Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella palveluntuottajalle. Valo-valmistumispalvelun palveluntuottajana toimii Studyo Oy, joka käsittelee henkilötietoja Jamkin lukuun.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Palveluntuottajan alihankkijana toimii Google. Google on sitoutunut EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen vaatimuksiin. Alihankintaketjun vuoksi tietoihin voi olla tekninen pääsy myös Euroopan talousalueen ulkopuolelta palvelun ylläpidon yhteydessä.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Valo-palvelun tiedot tallennetaan palveluntuottajan hallinnoimille palvelimille, jotka sijaitsevat Euroopan unionin alueella.

Palveluun tallennetaan vain palvelun toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot. Palveluntuottaja käsittelee henkilötietoja ainoastaan palvelusopimuksen mukaisten palveluiden tuottamiseksi eikä käytä tietoja muihin tarkoituksiin.

Palvelun käyttö perustuu käyttäjäkohtaisiin tunnuksiin ja käyttöoikeuksiin. Käsittelystä jää lokitiedot.

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Opiskelija- ja opintorekisteriin (Peppi) kuuluvat tiedot ovat pysyvästi säilytettäviä.

Valo-valmistumispalvelun kautta tehdyt valmistumishakemukset säilytetään palveluntuottajan järjestelmässä kaksi (2) vuotta, minkä jälkeen tiedot poistetaan palvelusta.

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet henkilötietojensa käsittelyyn liittyen.
Lisätietoa tietosuojavastaavasta sekä rekisteröidyn oikeuksista ja niiden käyttämisestä löytyy Jamkin tietosuojasivuilta:

• JAMKin tietosuojalauseke
• Rekisteröidyn oikeudet