Tietosuojaseloste – Peppi

EU -tietosuoja-asetus (2016/679)

Päivitetty 23.10.2020

1 Rekisterin nimi

Peppi opiskelija- ja opintotietorekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Rekisteristä vastaava johtaja: Heikki Malinen, vararehtori

Rekisteristä vastaavan prosessin omistaja: Heikki Malinen, vararehtori

Sisällöllinen pääkäyttäjä: Opiskelijapalveluiden päällikkö Kristiina Korhonen

Tekninen pääkäyttäjä: ICT-palvelut

etunimi.sukunimi[a]jamk.fi

4 Henkilötietojen käsittely ja sen tarkoitus

 Opetus

Opiskelijapalvelut

Opiskelijahallinto

Jyväskylän ammattikorkeakoulun opiskelija- ja opintotietorekisterissä käsitellään tietoja ammattikorkeakoulussa opiskelun mahdollistamiseksi ja korkeakoulun opintotietohallinnon tehtävien hoitamiseksi. Näitä tehtäviä ovat muun muassa opetuksen suunnittelu, toteutus, seuranta ja arviointi. Jamkin opiskelija- ja opintotietorekisterin käyttötarkoitus on opiskelijoiden ja heidän opinto- ja suoritustietojen ylös kirjaaminen, hallinnointi ja ylläpito sekä erilaisten opintoihin liittyvien todistusten ja raporttien tuottaminen omaan ja tutkimustoimintaan sekä tiedonsiirrot viranomaisille. Opiskelija- ja opintotietorekisteri on Jamkille välttämätön toiminnan suunnittelun, toteutuksen, arvioinnin ja seurannan väline. Rekisteröidyt henkilöt (opiskelijat, opettajat, muu henkilöstö) ovat asianosaisia Jamkin opintotietohallintoon liittyvissä ja opiskeluun liittyvissä asioissa.

Jamkin opiskelijavalintarekisterin yhteisrekisterinpitäjiä ovat Opetushallitus sekä Jamk yhdessä. Opetushallitus vastaa opiskelijavalintarekisterin tietojen kokoamisesta ja hakujärjestelmien valtakunnallisesta toteutuksesta sekä koulutukseen hakemiseen ja opiskelijaksi ottamiseen liittyvästä yleisestä tiedottamisesta, ohjauksesta ja neuvonnasta. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjänä Jamk puolestaan vastaa tallentamiensa tietojen täsmällisyydestä ja rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetushallitus vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista.

Korkeakoulujen opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietojen keskitettyä säilytystä ja käyttöä varten on valtakunnallinen tietovaranto, VIRTA-tietovaranto. VIRTA-tietovarantoon kootaan korkeakoulujen opiskelijatietoja sisältävien rekisterien tietosisältöä. Tätä kautta sisältö myös tarjotaan tietoturvallisesti teknisellä käyttöyhteydellä opiskelijavalintarekisterin ja korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön. VIRTA-tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä ovat Opetus- ja kulttuuriministeriö sekä Jamk. Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Jamk puolestaan vastaa tallentamiensa tietojen täsmällisyydestä sekä rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyt ovat ammattikorkeakoulun henkilökuntaa ja opiskelijoita. Peppi suunnittelijan palvelut sisältävät seuraavat tiedot:

1. Opintotiedot-opetussuunnitelmat, opinnot (opintokokonaisuudet ja jaksot), opintojakson toteutukset
2. Resurssien suunnittelu ja varaustiedot-työaikasuunnitelmat, työjärjestykset, opetustilat
3. Henkilökunnan perustiedot: käyttäjätunnus, sukunimi, kutsumanimi, tehtävänimike, sähköpostiosoite, organisaatioyksikkö

Perusrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

1. Opiskelijan perustiedot: opiskelijan tiedot: opiskelijanumero, käyttäjätunnus, oppijan kansallinen tunniste (OID), sukunimi, etunimet, kutsumanimi, (entinen sukunimi), henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli, asiointikieli, koulusivistyskieli, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti), lähiomaisen tiedot, kotikunta, asuinkunta, maa, ulkomaalaisen passinumero-, opiskelu- ja tutkintotiedot: koulutusluokitus, koulutusohjelma/koulutus, ryhmä, mallipohjan tiedot, koulutusmuoto, opetuspiste, opetuskieli, opiskelutyyppi, tutkinto, tutkintonimike, suoritettava laajuus, vaadittu laajuus, pohjakoulutus, läsnäolo-, valmistumistiedot, erotiedot, opinto-oikeusaika, kausimaksimit, käytetyt kaudet, henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS), opintosuoritukset ja arviointi, opintojen edistyminen, todistusmerkinnät, direktiivit ja pätevyydet, rahoitus, organisaatioyksikkö, opiskeluoikeuteen ja rooliin liittyvät lisätiedot, tietojen luovuttamista koskevat luvat
2. Hakijatiedot, Opintopolku/Oili-palveluista tuotavat hakijatiedot confluence.csc.fi/display/OILI/Rekisteriseloste. https://opintopolku.fi/wp/fi/rekisteriseloste -opiskelijan henkilötiedot (etunimet, kutsumanimi, sukunimi, henkilötunnus, oppijanumero-osoitetiedot, äidinkieli ja asiointikieli, kansalaisuus, pohjakoulutustiedot, hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot, ilmoittautumistiedot ja maksutiedot, opiskelijavalinnan tulosten julkaisulupaan liittyvät tiedot
3. Opinto ja opintosuoritustiedot -opinnot (opintokokonaisuudet ja jaksot), opintojakson toteutukset, henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS) ja siihen liittyvät tiedot, kansainväliset opiskelu- ja harjoitteluvaihdot -suoritetut opinnot, opintojen ja tenttien arvioinnit, opintojen arvioijat, suorituspäivämäärät, suoritetut laajuudet, opintojen edistyminen, valmistumistilanne
4. Henkilökunnan tiedot -kutsumanimi, sukunimi, käyttäjätunnus, sähköposti, esimies, organisaatiokoodi, toimipaikkakoodi, kustannuspaikkakoodi, nimike, aktiivisuustieto (onko työsuhteessa).

Lisäksi opiskelijoilta kootaan numeerista ja sanallista palautetta opintojaksototeutuksista Peppi opintojaksopalautejärjestelmässä (OJP). Palaute raportoidaan anonyyminä. Henkilötietoa ovat sanallisissa kommenteissa mahdollisesti esiintyvät henkilöiden nimet. Tietojen ryhmittelyssä hyödynnetään Peppi-järjestelmässä olevaa tietoa opintojaksototeutuksista, niiden opettajista ja opiskelijoista.

Opiskelija- ja opintotietorekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

OPISKELIJAN PERUS- JA YHTEYSTIEDOT: Etunimet Kutsumanimi Sukunimi Entinen sukunimi; Oppijan kansallinen tunniste (OID) Opiskelijanumero Henkilötunnus Syntymäaika Sukupuoli Käyttäjätunnus Kansalaisuus Äidinkieli Asiointikieli Koulusivistyskieli Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) Kotikunta Asuinkunta Asuinmaa Ulkomaalaisen opiskelijan passinumero

OPISKELU- JA TUTKINTOTIEDOT Koulutusluokitus Koulutusohjelma Suuntautumisvaihtoehdot Ryhmä; Koulutusmuoto Opetuspiste Opetuskieli Opiskelutyyppi Tutkinto Tutkintonimike; Suoritettava laajuus Vaadittu laajuus Pohjakoulutus Läsnäolo-, valmistumis- ja erotiedot Opinto-oikeusaika Kausimaksimit Käytetyt kaudet Todistusmerkinnät ja pätevyydet Rahoitustiedot Organisaatioyksikkö Opiskeluoikeuteen ja rooliin liittyvät lisätiedot Tietojen luovuttamista koskevat luvat

HAKIJATIEDOT/ OPINTOPOLKU.FI-JÄRJESTELMÄSTÄ TUOTAVAT HAKIJATIEDOT Opiskelijan henkilötiedot (etunimet, kutsumanimi, sukunimi, henkilötunnus, oppijanumero) Osoitetiedot Äidinkieli ja asiointikieli Kansalaisuus Pohjakoulutustiedot Hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot Ilmoittautumis- ja maksutiedot Opiskelijavalinnan tulosten julkaisulupaan liittyvät tiedot

OPINTOTIEDOT Opinnot (opintokokonaisuudet ja jaksot) Opintojakson toteutukset Henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS) ja siihen liittyvät tiedot; Kansainväliset opiskelu- ja harjoitteluvaihtojaksot

OPINTOSUORITUSTIEDOT Suoritetut opinnot Opintojen ja tenttien arvioinnit Opintojen ja tenttien arvioijat Suorituspäivämäärät Suoritetut laajuudet Opintojen edistyminen Valmistumistilanne

OPISKELIJAN OPINTOTIETOJEN ARKISTOINNIN TIEDOT Tieto edellä mainittujen tietojen arkistoinnista

OPISKELIJAN OPINTOTIETOIHIN LIITTYVÄT VIESTINTÄTIEDOT Opiskelijan ja opinto-ohjaajan, ja/tai opettajan välinen viestintä opintoasioista sähköpostilla tai Peppi-järjestelmässä

6 Käsittelyperuste

Lakisääteinen tehtävä/velvoite

Jamkin opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu:

• suurimmaksi osaksi opiskelu-, henkilö-, ja yhteystietojen käsittelyn osalta rekisterinpitäjien lakisääteiseen velvollisuuteen ja julkisen vallan käyttöön
• Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
• Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Laki yksityisyydensuojasta työelämästä (759/2004)
• Hallintolaki (434/2003)
• Yhdenvertaisuuslaki (1325/2014)
• Jamkin tutkintosääntö
• Tilastolaki (280/2004)
• Opintotukilaki (65/1994)
• Työttömyysturvalaki (1290/2002)
• Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012)
• Kansanterveyslaki (66/1972)
• Ulkomaalaislaki (301/2004)
• Arkistolaki 831/1994)
• Suostumus

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi Jamkin opiskelija- ja opintotietorekisterin säännönmukaisina tietolähteinä tietoja saadaan: Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta Opintopolku.fi -palvelusta hakijatietoja

CSC Oy:n (Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n) ylläpitämästä, mutta Opetushallituksen rekisterinpitäjyyden alle kuuluvasta, ilmoittautumisen OILI-rekisteristä saadaan tietoja opiskelijan läsnäolevaksi tai poissaolevaksi ilmoittautumisesta

Opintopolku.fi -palvelun ulkopuolisten hakujen hakijoiden hakulomakkeen mahdollistamana (hakijan itse siinä antamat tiedot)

Opiskelijan itse ilmoittamina päivityksinä yhteystietojen muutokset ja tietojen luovutusluvat suoraan eri järjestelmiin

Tietoja saadaan Väestörekisterikeskukselta

Tietoja saadaan Jamkin tietohallinnon käyttäjähallinnosta

Tietoja saadaan kansainvälisen liikkuvuuden osalta (ns. opiskelijavaihto) MobilityOnline -järjestelmästä

Tietoja saadaan maksullisten koulutusten hallintajärjestelmästä

Tietoja saadaan ns. AHOT-toiminnon mahdollistamana (Aiemmin Hankitun Osaamisen Tunnistaminen ja Tunnustaminen) myös muilta korkeakouluilta ja oppilaitoksilta

 8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kyllä, rekisteristä luovutetaan tietoja säännönmukaisesti. Laissa määrätyissä tapauksissa opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä luovutetaan tietoja:

Opetus- ja kulttuuriministeriölle tietoa tutkimuksen, arvioinnin, kehittämisen, seurannan ja ohjauksen tueksi. Opiskelija-, opintosuoritus- ja tutkinnon suoritustietoja Tilastokeskukselle, joka myös toimittaa tietoja edelleen Opetushallitukselle ja Opetus- ja kulttuuriministeriölle ministeriölle. (Tilastolaki 280/2004).

AVOP-kyselyn kautta Opetus- ja kulttuuriministeriölle sen koordinoiman, valmistumisvaiheen opiskelijoille suunnatun opiskelija-palautekyselyn muodossa.

Opetushallituksen ARVO-vaikuttavuustietopalveluun kyselymuodossa annettuja vastauksia (teknisenä ylläpitäjänä toimii kuitenkin CSC Oy)

Kansainvälisen opiskelijaliikkuvuuden osalta Opetushallitukselle, Euroopan Unionille ja muille liikkuvuusohjelman mahdollisille rahoittajatahoille toiminnan seuraamisen mahdollistamiseksi

CSC:lle (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) VIRTA ja VIRTAn kautta OILI-palveluun. VIRTA on korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017).

Opiskelija- ja opintosuoritustietoja luovutetaan Kansaneläkelaitokselle pyynnöstään opintososiaalisten etujen arviointia varten (opiskelutodistus, opintosuoritusote, opintojen edistyminen) (Opintotukilaki 65/1994).

Kansanterveyslain mukaista opiskelijaterveydenhuoltoa järjestävälle kunnalle ja muulle mainitun lain mukaisen opiskelijaterveydenhuollon järjestäjälle tämän tehtävän hoitamista varten. (Kansanterveyslaki 66/1972).

Työvoimaviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle tai työttömyyskassalle työmarkkinatuen sekä työttömyyspäivärahan saamisedellytysten käsittelyä varten (Työttömyysturvalaki 1290/2002 ja lakijulkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 916/2012).

Maahanmuuttovirastolle ja poliisille pyynnöstä oleskeluluvan tarkistamiseen (opiskelijaksi hyväksymisilmoitus, opiskelupaikan vastaanottoilmoitus, opiskelutodistus ja opintosuoritusote). (Ulkomaalaislaki 301/2004).

Tieteellistä tutkimusta varten (Julkisuuslaki 621/1999 ja Tietosuojalaki 1050/2018). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat. Tarvittaessa on annettava selvitys siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

Jamkin sosiaali- ja terveysalan tutkinto-ohjelmista välitetään valmistuneiden henkilöiden tutkintotiedot ja ammatillisen pätevyyden tiedot Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastolle (Valviralle). Valvira ylläpitää valtakunnallista terveydenhuollon ammattihenkilörekisteriä (Terhikkiä) ammatillisten pätevyyksien vahvistamisesta ja seurantaa varten.

Lisäksi opiskelijatietoja luovutetaan:

Opiskelijalla on mahdollisuus antaa Peppi-järjestelmän opiskelijaliittymän kautta suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa käyttöön. Halutessaan opiskelija voi antaa luvan luovuttaa yhteystietonsa seuraaviin tarkoituksiin:

Suoramarkkinointiin: Vaikka opiskelija olisi antanut luvan suoramarkkinointiin, tietojen luovutus ei koskaan tapahdu automaattisesti vaan tapauskohtaisesti harkiten järjestelmän vastuukäyttäjien toimesta. Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta.

Koulutusmarkkinointiin: Opiskelua tukeviin tarkoituksiin yhdistyksille ja säätiöille, ammatillisille yhdistyksille ja lähinnä alueellisille viranomaisille sellaisen informaation postittamista varten, joka

• on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai ammattiin sijoittumista
• on tarkoitettu parantamaan opiskelu- tai työolosuhteita
• on tarkoitettu edistämään opiskelijan yhteyksiä kotiseutuunsa
• muihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin, esimerkiksi tutkimuksiin, kyselyihin tai mielipidetiedustelujen toteuttamiseen

Tietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ja/tai kansainvälisille järjestöille

• Jamkin opiskelija- ja opintotietorekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle kansainvälisen opiskelijavalinnan ja opiskelijavaihdon yhteydessä sekä niiden toteuttamiseksi sekä myös tilanteessa, jossa opiskelija osallistuu kansainväliseen TKI-toimintaan (tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta).
• Lisäksi opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien ICT-palveluiden toteuttamiseksi Jamkin opiskelija- ja opintotietorekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
• Lisäksi poikkeuksena toimivat tilanteet, jossa opiskelija itse aktivoi jonkin erillispalvelun kuten esimerkiksi Microsoft Office 365 palvelun. Tällöin kyseiseen palveluun toimitetaan sen tarvitsemat välttämättömät tiedot. Tällaisessa poikkeustapauksessa opiskelijalta pyydetään kuitenkin erikseen lupa ja vaaditaan käyttöehtojen hyväksyntä.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei opiskelijoiden yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta. Aineisto:

• säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä •työntekijöillä on oikeus nähdä vain sellaisia opiskelijaa koskevia tietoja, joita hän työtehtävässään tarvitsee
• henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään silppuamalla tai tietosuojajätteenä
• Verkko- ja palvelinlaitteet keskitetty lukittuihin Jamkin tiloihin, joihin on tiukkaan rajattu pääsy. Verkko ja palvelimet ovat suojattu asianmukaisesti.
• Käyttöoikeudet on rajattu käyttäjäryhmittäin. Tiedon näkyvyys ja päivitysoikeus järjestelmään määräytyy käyttöoikeusrooleittain eri käyttäjäryhmille.
• Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttöoikeudet saaneilla. Käyttöoikeus järjestelmään määräytyy henkilön työtehtävien tai opiskelustatuksen mukaan. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty salassapitovelvollisuus.

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Jamkin opiskelija- ja opintotietorekisteriin kerätyt henkilötiedot säilytetään seuraavasti:

Opintopisteytetyt opintosuoritukset: Opintopisteytetyt opintosuoritukset säilytetään pysyvästi. Ne tallennetaan Peppi-tietojärjestelmään ja VIRTA-tiedonsiirron kautta ne siirtyvät myös valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon pysyväissäilytykseen. Kaikkia opintopisteellisiä suorituksia säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista.

Opiskelijavalinnan järjestämiseen liittyvät erityistiedot (mukaan lukien terveystiedot):Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu tietyltä osin – opiskelijaksi hakemisen ja opiskelijavalintarekisteriin rekisteröinnin osalta – hakijan itse ilmoittamiin terveydentilaansa tai toimintakykyään koskevaan tietoon. Terveydentilaa koskevat tiedot ovat sellaisia, jotka opiskelijaksi korkeakouluun hakeva on itse halunnut tuoda huomioitavaksi valinnan järjestämisessä. Näiden tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, osittain julkisen vallankäyttöön ja osittain myös yhdenvertaisuuslain toteuttamiseen. Niitä säilytetään maksimissaan 4 vuotta ja ne poistetaan rekisteristä viimeistään neljän vuoden kuluttua tietojen merkitsemisestä. (arkaluonteisten tietojen käsittely, ammattikorkeakoululain 40 §, 932/2014).

Kirjalliset opintosuoritukset (esim. paperiset tenttivastaukset): Jamk säilyttää kirjalliset opintosuoritukset (esim. paperiset tenttivastaukset) ammattikorkeakoululain mukaisesti kuuden kuukauden ajan tulosten julkistamisesta. Tämän jälkeen opettajat ja suoritusten arvioijat tuhoavat paperiversiot suoritteista silppuriin ja/tai tarkoitukseen varattuun tietosuoja-astiaan.

Muut opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevat tiedot: Muita Jamkin opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevia tietoja ja niiden säilyttämistä sääntelee Kansallisarkiston ammattikorkeakouluille antama määräys: Ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmien tietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa -määräys

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Ei, rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Lisätietoa tietosuojasta, rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Jamkin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.