Tietosuojaseloste – Korkeakoulujen opiskelijaksi- ja lukukausi-ilmoittautumispalvelu, OILI
(EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Päivitetty: 29.11.2018
1 Rekisterin nimi
Korkeakoulujen opiskelijaksi- ja lukukausi-ilmoittautumispalvelu, OILI
2 Rekisterinpitäjä
Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100
Y-tunnus 1006550-2
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana
Rekisteristä vastaavan johtaja: Vararehtori Heikki Malinen
Prosessista vastaava: Opiskelijapalveluiden päällikkö Kristiina Korhonen
Yhteyshenkilö: Sanna Tyrväinen, hakukoordinaattori
email: etunimi.sukunimi[a]jamk.fi
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on
• korkeakouluun opiskelijaksi ilmoittautumiseen ja lukuvuosi-ilmoittautumisen liittyvän palvelun järjestäminen sekä ilmoittautumiseen liittyvien pakollisten ja vapaaehtoisten maksujen kerääminen
• tietojen siirtäminen haku- ja valintajärjestelmän ja korkeakoulun välillä
• ilmoittautumistiedon siirtäminen rekisteristä haku- ja valintajärjestelmään
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään seuraavia opiskelijan henkilötietoja:
• Nimi
• EduPersonPrincipalName Hakasta (jatkava opiskelija)
• Henkilötunnus Virta-tietovarannon hakua varten
• Oppijanumero
• Kotiosoite
• Sähköpostiosoite
• Matkapuhelinnumero
• Asiointikieli
• Kotiorganisaatio
• Hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot
• Voimassaolevat opiskeluoikeus ja lukuvuosi-ilmoittautumistiedot sekä maksutiedot
• ilmoittautumistiedot
• ilmoittautumiseen liittyvät maksutiedot
• teknisten järjestelmien generoimat palvelun käyttöön liittyvät tiedot kuten lokitiedot, verkkotunnistetiedot
6 Käsittelyperuste
Lakisääteinen velvoite ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu
7 Säännönmukaiset tietolähteet
- Opiskelijan henkilötiedot sekä hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot saadaan Opintopolun opiskelijavalintarekisteristä (www.opintopolku.fi)
- Ilmoittautumistiedot ja ilmoittautumiseen liittyvät maksutiedot saadaan opiskelijalta itseltään
- Opiskelijan voimassaolevat opiskeluoikeus- ja lukuvuosi-ilmoittautumistiedot saadaan korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovaranto Virrasta (www.virta.fi)
- Jatkavan opiskelijan tunnistetiedot luetaan Haka-tunnistautumisesta.
8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisteristä luovutetaan tietoja säännönmukaisesti:
- Ilmoittautumistieto luovutetaan Opintopolun opiskelijavalintarekisteriin (www.opintopolku.fi)
- Henkilötiedot, hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot sekä ilmoittautumiseen liittyvät tiedot luovutetaan Jyväskylän ammattikorkeakoulun ASIO-opiskelijahallintojärjestelmään
Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella: CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy (toimittaja) käsittelee kyseisiä henkilötietoja vain korkeakoulun pyynnöstä tukeakseen rekisterinpitäjää palvelun käytössä ja ongelmatilanteiden selvittämisessä. CSC Oy käsittelee Jamkin (tilaajan) puolesta sopimuksessa sovitun palvelun tuottamiseksi tämän tietosuojaselosteen kohdassa 6 henkilörekisteriin kuuluvia henkilötietoja.
CSC – Tieteen tietotekniikka keskus Oy
• Tietosuoja ja henkilötietojen käsittelystä
• CSC:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteristä ei synny manuaalista aineistoa.
Jamk: Jokainen tietojen käsittelijä käsittelee tietoja vain omiin työtehtäviinsä liittyen ja omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan. Tietoja käsittelevät mm. hakija- ja opiskelijapalvelut omiin tehtäviinsä liittyen.
CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy: Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
Henkilötietoja säilytetään OILI-järjestelmässä yhden (1) vuoden ajan ilmoittautumisesta. Jamkin opiskelijahallintojärjestelmässä tietoja säilytetään tiedonohjaussuunnitelman ja seuraavien Kansallisarkiston päätösten mukaisesti:
• Kansallisarkiston päätös ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmien tietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa (12.9.2017 AL/20757/07.01.01.03.02/2016)
• Kansallisarkiston päätös VIRTA-tietojen pysyvästä säilyttämisestä (19.9.2016, AL/3004/07.01.01.03.01/2015)
• Kansallisarkiston päätös opetustoimen rekisterien ja valtakunnallisten tietojärjestelmien tietojen
pysyvästä säilytyksestä 4.10.2016 (AL/18800/07.01.01.03.01/2016)
11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoihin liittyvää automatisoitua profilointia ei tehdä.
12 Rekisteröidyn oikeudet ja niiden mahdollinen rajoittaminen
Tietoa tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Jamkin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.