Tietosuojaseloste – TE-Plan

Tietosuoja-asetus 2016/679

Päivitetty 16.8.2023

1. Rekisterinpitäjä

Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy

PL 207, 40101 Jyväskylä

+358 20 743 8100

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Prosessin omistaja: hallintojohtaja

Sisällöllinen pääkäyttäjä: HR-palvelut HR-suunnittelija

Tekninen pääkäyttäjä: järjestelmäsuunnittelija ICT-palvelut

etunimi.sukunimi@jamk.fi

3. Rekisterin tiedot

Jamk kerää rekisterinpitäjänä henkilötietoja henkilöstön työajansuunnittelusta TE-Plan-järjestelmään, jonka toimittaja on Solenovo Oy (palveluntarjoaja).

Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

• työaikaresursoitavan henkilön nimi
• resursoitavat tehtävät, opetus, tki, kehittäminen yms.
• kustannuspaikka
• tehtävätunniste (opintojakso, projektinumero tai vast.)

Tiedot tallennetaan pääsyn mahdollistamiseksi järjestelmään sekä käyttäjien ja resursoitavien tunnistamiseksi, jotta TE-Plania voidaan käyttää aiotulla tavalla.

Pääkäyttäjinä toimivat HR-palveluissa HR-suunnittelijat. Esihenkilöt ja yksiköiden suunnittelijat näkevät kaiken resurssitiedon, jotta voivat tarkistaa oman vastuualueensa lisäksi toisilta vastuualueilta, onko yhteisesti sovitut tuntivaraukset tehty sovitusti. Järjestelmän käyttäjät (resurssitietojen käsittely) käsittelevät vain oman tulosalueen tai korkeintaan oman yksikön tietoja. Resursoitavat työntekijät näkevät omat tietonsa.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Jamk kerää ja käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja suorittaakseen opetuksen, TKI:n, kehittämisen yms. resursointia ja työajan suunnittelua. Henkilötietoja käsitellään työnantajan ns. oikeutetun edun nojalla. Järjestelmästä on tehty ns. tasapainotesti. Resursoinnin ja työaikasuunnittelun järjestäminen ja hoitaminen edellyttävät järjestelmän olemassaoloa.

Henkilötietoja käsitellään Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeen ja yleisen tietosuojaselosteen https://www.jamk.fi/fi/jamk/tietosuoja-jamkissa  mukaisesti.

5. Henkilötietojen käsittelijät ja rekisteröityjen ryhmät

Ks. käsittelijät kohta 3. Lisäksi henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän palveluntarjoaja Solenovo Oy tuottaakseen rekisterinpitäjälle teknistä alustaa suunnittelutoimenpiteiden toteuttamiseksi.

Rekisteröityjen ryhmät: a) opetushenkilöstö, b) TKI-henkilöstö

6. Tietolähteet

Tietolähteenä ovat IDM, Peppi-järjestelmä ja Reportronic-järjestelmä. Tietoa siirtyy FPM:ään ja tulevaisuudessa anonymisoituna tietovarastoon.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään työaikasuunnitteluprosessin näkökulmasta n. 3 vuotta (vuosi taaksepäin ja 2 vuotta eteenpäin). Tietoja ei arkistoida erikseen ja tiedot hävitetään rekisteristä, kun työaikasuunnittelun näkökulmasta niitä ei enää tarvita.

8. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen nojalla oikeus:

• Suostumuksen peruuttamiseen
• Pääsy omiin henkilötietoihin
• Oikeus saada virheet korjatuksi
• Oikeus kieltää suoramarkkinointi
• Oikeus vastustaa käsittelyä
• Oikeus rajoittaa käsittelyä
• Oikeus saada tiedot siirretyksi.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi pyydetään tekemään pyyntö Jamkin tietosuojavastaavalle tietosuoja@jamk.fi. Jamkin tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan lisää Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeessa ja yleisessä tietosuojaselosteessa https://www.jamk.fi/fi/jamk/tietosuoja-jamkissa

9. Tietoturva

Henkilötietoja säilytetään palveluntarjoajan palvelimilla, jotka ovat suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisena eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella rekisterinpitäjän asiakkaille. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Palveluntarjoaja vastaa teknisestä ja tietoturvallisesta suojauksesta. Palveluntarjoaja voi esimerkiksi teknisissä selvityksissä joutua käsittelemään henkilötietoja. Palveluntarjoajan henkilöstö on allekirjoittanut vaitiolosopimuksen, sekä sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti, luottamuksellisesti ja vain tuottaakseen palvelua.

10. Tietojensiirto

Henkilötietoja tallennetaan vain EU- ja ETA-alueella ja käsitellään vain EU- ja ETA-alueella. Tietojensiirtoa EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle voi tapahtua vain viranomaisvaatimuksen niin pakottaessa. Tällöin palveluntarjoaja huolehtii, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti ja asetuksen mukainen käsittely on sovittu asetuksen vaatimin tietojenkäsittelysopimuksin.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin henkilötietoihin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.