Tietosuojaseloste – Microsoft 365 -pilvipalvelu

EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Päivitetty 9.4.2026

1 Rekisterin nimi

Microsoft 365 -pilvipalvelu

2 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

Palveluntarjoajan/järjestelmätoimittajan tietosuojaseloste https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Rekisteristä vastaava johtaja tai prosessin omistaja	hallintojohtaja Mikko Salminen, mikko.salminen@jamk.fi
Sisällöllinen pääkäyttäjä	ICT-palvelut, järjestelmäasiantuntija Marko Kautiainen, support.jamk.fi
Tekninen pääkäyttäjä	ICT-palvelut, järjestelmäasiantuntija, Sami Harolin, support.jamk.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakasrekisterin ylläpitoon, käyttöoikeuksiin ja kulunvalvontaan, suoramarkkinointiin ja opetuksen järjestämiseen liittyen.

5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Yhteyshenkilöt vastaavat siitä, että henkilötietoja käsitellään Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeen mukaisesti.

Rekisteröityjen ryhmät: asiakkaat, opiskelijat, työntekijät, yhteistyökumppanit

Henkilötietoina rekisteriin voidaan tallentaa

– Nimi, puhelin

– Sähköpostiosoite jamk.fi, sähköpostiosoite muu

– Tutkinto-ohjelma, opintoala

– Organisaatio, yksikkö, kustannuspaikka, toiminto

– Toiminimike, esihenkilö

– Käyttäjätunnus, IP-osoite, paikannustietoa, valokuva

– Kieli, tunnuksen aktiivisuus, kirjautumistiedot, ryhmäjäsenyydet

6 Käsittelyperuste

Jamkilla on oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä, koska käsittely on tarpeen lakisääteisen tehtävän ja velvoitteen vuoksi. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 c -kohta.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteet saadaan Jamkin muista tietojärjestelmistä (HR-järjestelmä, opiskelija- ja opintotietojärjestelmä) ja henkilöltä itseltään.

Järjestelmäintegrointien myötä siirretään välttämättömät perustiedot (mm. nimi, sähköpostiosoite) palveluntarjoajille.

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ja/tai kansainvälisille järjestöille.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Kaikki aineistot ovat sähköisiä ja ne on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttöoikeudet määrittyvät käyttäjäryhmittäin. Palvelimet sijaitsevat EU- tai ETA-alueella.

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Opiskelijoiden tietoja säilytetään viisi (5) kuukautta opiskeluoikeuden päättymisestä, minkä jälkeen tiedot poistetaan automaattisesti.

Henkilöstön tietoja säilytetään viisi (5) kuukautta työsuhteen päättymisestä, minkä jälkeen tiedot poistetaan automaattisesti.

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Jamkin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.