Tietosuojaseloste – Wihi opinnäytetyön ohjaus
EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Päivitetty 27.6.2022
1 Rekisterin nimi
Wihi opinnäytetyön ohjaus
2 Rekisterinpitäjä
Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana
| Rekisteristä vastaava johtaja tai prosessin omistaja | Sirpa Tuomi |
| Nimike | Koulutuksen kehittämispäällikkö |
| Yksikkö/Tukipalvelu | KOPA |
| Sisällöllinen pääkäyttäjä | Anne Luukkonen |
| Nimike | Suunnittelija |
| Yksikkö/Tukipalvelu | Hallinto |
| Tekninen pääkäyttäjä | Eduix Oy |
| Nimike | |
| Yksikkö/Tukipalvelu |
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Opetus, Jamkin lakisääteisen velvoitteen eli opetuksen hoitaminen.
Käyttäjistä tallennetaan ja käsitellään Wihi-järjestelmässä vain henkilötietoja, jotka ovat projektin kannalta välttämättömiä. Jamk tilaa järjestelmätoimittajalta sopimuksen mukaisesti Wihi-järjestelmään liittyvää ylläpito- ja tukipalvelua. Palvelupyynnön ratkaisemiseksi järjestelmätoimittaja voi joutua käsittelemään asiakkaan, työntekijöiden ja opiskelijoiden tai muihin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tietoja palvelupyynnön selvittämiseksi.
5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Yhteyshenkilöt vastaavat siitä, että henkilötietoja käsitellään Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeen mukaisesti.
Rekisteröityjen ryhmät: Opiskelijat, työntekijät, yhteistyökumppanit
Henkilötietoina rekisteriin voidaan tallentaa
– Nimi
– Puhelin
– Sähköpostiosoite Jamk
– Opiskelijanumero
– Tutkinto-ohjelma
– Käyttäjätunnus
Muuta: Kirjautuneen henkilön osalta ID, Wihiin liittyvät käyttöoikeudet, opiskeluoikeudet.
Opiskeluoikeuden tiedot: koulutusmuoto, koulutusluokitus, suoritettujen opintojen summa, opetuskieli, opiskeluoikeuden aloitus- ja lopetuspäivämäärät
Opinnäytetyön tekemiseen liittyvää metatietoa, arviointitietoa, opiskelijan ja ohjaajan järjestelmään lähettämiä tiedostoja sekä ohjaajan ja opiskelijan välistä viestittelyä.
6 Käsittelyperuste
Jamkilla on oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä, koska käsittely on tarpeen lakisääteisen tehtävän ja velvoitteen vuoksi. Oikeus voi perustua myös sopimukseen tai suostumukseen. Opetuksen järjestäminen, opintoasioiden hoitaminen sekä opetuksen ja oppimisen suunnittelu edellyttävät rekisterin olemassaoloa.
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Kirjautumisen yhteydessä Wihi-järjestelmä lukee tiedot Peppi-järjestelmästä rajapinnan kautta. Poikkeuksena ovat ulkoisen käsittelijän nimi ja sähköpostiosoite, jotka ohjaaja tai opiskelija syöttää Wihiin tarvittaessa.
8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ja/tai kansainvälisille järjestöille.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinkäsittelijä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Manuaalisia aineistoja ei ole.
Verkko- ja palvelinlaitteet sijaitset Suomessa lukitussa tilassa, johon on rajattu pääsy. Verkko ja palvelimet ovat suojattu asianmukaisesti.
Wihi-järjestelmään pääsevät kirjautumaan käyttäjät, jotka Jamk on määritellyt ulkoiseen palveluun. Oikeudet tietojen tarkasteluun ja käsittelyyn ohjautuvat käyttäjärooleihin, jotka Jamk on määritellyt oikeuksien lähdejärjestelmässä.
Opinnäytetyön tilaajan tiedot näkyvät koordinaattorille, ohjaajalle, 2. tarkastajalle ja opiskelijalle. Tilaajan luottamuksellisiin tietoihin pääsevät käsiksi vain opiskelija ja ohjaaja.
Rajattu määrä järjestelmätoimittajan työntekijöitä pääsee käsiksi henkilötietoihin sopimuksen mukaisten ylläpitotehtävien yhteydessä.
10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
Koordinaattori voi tarvittaessa poistaa opinnäytetyön tiedot Wihi-järjestelmän käyttöliittymän kautta. Tiedot voidaan poistaa myös suoraan tietokannasta.
Henkilötietoja säilytetään Wihissä 2 vuotta opinnäytetyön arkistoinnista lukien. Poistot tehdään järjestelmän pääkäyttäjän toimesta.
Opinnäytetyöt ja niihin liittyvät vaiheet säilytetään järjestelmässä myöhempää analyysia varten.
Korkeakoulua koskevat tiedot poistetaan kokonaisuudessaan, kun järjestelmän käyttöä koskeva sopimus irtisanotaan tai järjestelmän käyttö muutoin päättyy korkeakoulussa.
11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.
12 Rekisteröidyn oikeudet
Tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Jamkin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.