Tietosuojaseloste – Sähköinen asiointi
(EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Päivitetty 21.6.2022
1 Rekisterin nimi
Sähköinen asiointi -palvelu
2 Rekisterinpitäjä
Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana
Rekisteristä vastaava johtaja: Hallintojohtaja
Prosessin omistaja: ICT-päällikkö
Pääkäyttäjät: Asianhallinnan asiantuntija, järjestelmäsuunnittelija
etunimi.sukunimi@jamk.fi
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakkaan Jyväskylän ammattikorkeakoululle (Jamk) lähettämien verkkolomakkeiden käsittely, tallentaminen ja säilyttäminen. Hallinnolliset sähköiset prosessit.
5 Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan Sähköinen asiointi -palvelun kautta tallentamat verkkolomakkeet ja niille kirjoitetut tiedot. Osa lomakkeille tulevista käyttäjätiedoista tulee Jamkin käyttäjähakemistosta ja opintotietojärjestelmässä. Kerättävä tieto riippuu prosessista, tehtävästä ja siinä määritettävistä kerättävistä tiedoista. Käyttäjästä kerätään mm. seuraavia tietoja:
- Nimi
- Käyttäjätunnus
- Osoite
- Puhelinnumero
- Yksikkö
- Kustannuspaikka
- Tutkinto-ohjelma
- Ryhmätunnus
- Opintopisteet
- Tutkinnon laajuus
- Opinto-oikeustieto
6 Käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittelyperuste on lakisääteinen tehtävä/velvoite sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Lomakkeille tulevat käyttäjätiedot saadaan Jamkin käyttäjähakemistosta ja opintotietojärjestelmässä. Lisäksi asiakas antaa itse tarvittavia tietoja.
8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Ei manuaalista aineistoa.
Järjestelmään pääsy on rajattu Jamkissa työtehtävien mukaisesti tietyille henkilöille. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnuksen perusteella määräytyvät heidän oikeutensa nähdä ja tehdä muutoksia tietosisältöön. Järjestelmän käyttöoikeus poistetaan henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.
Sähköinen asiointipalvelu ei vaadi erillistä rekisteröitymistä, mutta palvelun käyttö edellyttää tunnistautumista, käyttäjälle aiemmin myönnetyillä Jamkin verkkotunnuksilla.
10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
Tiedot säilytetään sähköisessä asioinnissa ja poistetaan järjestelmästä, kun ne eivät ole enää käsittelyn kannalta tarpeellisia. Lomakkeiden käsittelyaika on yleensä alle kaksi (2) kuukautta prosessista riippuen. Sähköisen työnkulun päätyttyä käsittely siirtyy asianhallintaan. Asianhallinnassa tietoja säilytetään Jamkin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja säilytysaika riippuu lomakkeeseen liittyvästä prosessista.
11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoihin liittyvää automatisoitua profilointia ei tehdä.
12 Rekisteröidyn oikeudet
Lisätietoa tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Jamkin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.