Tietosuojaseloste – Osakeyhtiön sidonnaisuus- ja lähipiirirekisteri

EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Päivitetty 12.10.2022

1 Rekisterin nimi

Jyväskylän ammattikorkeakoulu osakeyhtiön ja tytäryhtiön sidonnaisuus- ja lähipiirirekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Rekisteristä vastaava johtaja tai prosessin omistaja: Eettisen toimikunnan puheenjohtaja/ Compliance Officer

Rekisteriä hallinnoi korkeakoulupalveluiden johdon assistentti.

etunimi.sukunimi@jamk.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään kunta- ja osakeyhtiölakien edellyttämien sidonnaisuus- ja lähipiiritietojen keräämisen vuoksi.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteröityjen ryhmät: Opiskelijaedustaja, työntekijäedustaja, hallituksen ja johtoryhmän puheenjohtajat ja jäsenet.

Kerättävä tietosisältö:

Etunimi
Sukunimi
Organisaatio
Poliittinen vaikutusvaltaisuus (PEP)
Puoliso sekä samassa taloudessa asuvat läheisessä sukulaisuussuhteessa olevat muut aikuiset henkilöt (nimi, suhde asianosaiseen, sidonnaisuudet)

Henkilötietoja käsitellään Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeen https://www.jamk.fi/fi/jamk/tietosuoja-jamkissa mukaisesti.

6 Käsittelyperuste

Lakisääteinen peruste ja tehtävä
Yleinen etu ja julkinen valta

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan henkilöiltä itseltään.

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteristä luovutetaan tietoja tilintarkastuksen yhteydessä ja mikäli viranomainen tietoja pyytää.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot kerätään e-lomake.fi kautta, jonka yhteydessä käytetään vahvaa tunnistautumista. Tietojen käsittelijä on nimetty työtehtävien perusteella. Tietoja käsitellään Tweb-asiainhallintajärjestelmässä ja Jamkin sisäverkossa, tietojen käsittelijän H-asemalla. Kolmannelle osapuolelle siirrettäessä käytetään suojattua sähköpostiyhteyttä.

Oikeus henkilötietojen käsittelyyn sekä H-asemalla että Twebissä on työtilan omistajalla eli rekisterin hallinnoijalla.

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Sidonnaisuus- ja lähipiiri-ilmoitukset ovat pysyvästi säilytettäviä. Rekisterin tietoja päivitetään aina Jamk Oy:n ja tytäryhtiön yhtiökokouksen jälkeen ja vanhentunut tieto poistetaan välittömästi.

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Tietosuoja Jamkissa-sivulla.