Tietosuojaseloste – TalentAdore-rekrytointijärjestelmä

Tietosuoja-asetus 2016/679

Päivitetty 13.10.2022

1. Rekisterinpitäjä

      Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy

PL 207, 40101 Jyväskylä

+358 20 743 8100

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Prosessin omistaja: hallintojohtaja

Sisällöllinen pääkäyttäjä: HR-palveluiden henkilöstö pääkäyttäjinä

Tekninen pääkäyttäjä: järjestelmäsuunnittelija ICT-palvelut

etunimi.sukunimi@jamk.fi

3. Rekisterin tiedot

Jamk kerää rekisterinpitäjänä henkilötietoja rekrytoidessaan TalentAdore -rekrytointijärjestelmään, jonka toimittaja on Talentadore Oy (palveluntarjoaja).

Henkilö antaa ja rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

• nimi- ja yhteystiedot
• CV-tiedot

Kerättäviä tietoja voivat olla myös henkilön valokuva, koulutus- ja työhistoria, referenssitiedot, työnäytteet sekä muut rekrytoinnin kannalta oleelliset lisätiedot.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Jamk kerää ja käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja suorittaakseen rekrytointitoimenpiteitä ja edistääkseen henkilön työllistymistä. Henkilötietoja käsitellään henkilön suostumuksen nojalla. Henkilötietoja käsitellään Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeen ja yleisen tietosuojaselosteen https://www.jamk.fi/fi/jamk/tietosuoja-jamkissa  mukaisesti.

5. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Jamkissa rekrytointiin osallistuvat henkilöt, sekä mahdolliset Jamkin valitsemat rekrytointiin osallistuvat kolmannet osapuolet (esim. hallituksen jäsenet ja soveltuvuusarvioinnin suorittava psykologi).

Lisäksi henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän palveluntarjoaja Talentadore Oy tuottaakseen rekisterinpitäjälle teknistä alustaa rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi. Muu henkilötietojen käsittelijä on videohaastattelupalvelu Recrightin palveluntarjoaja MobileCV Oy. Recright on rekrytoinnin apupalvelu, joka on integroitu osaksi rekrytointijärjestelmää.

6. Tietolähteet

Tietolähteenä on henkilö itse antamalla henkilötietoja hakiessaan työpaikkaa ja antaessaan pyydettäessä lisätietoa.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään 24 kuukautta hakemuksen tallentamishetkestä. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan säilyttää kauemmin. Näissä tapauksissa henkilöltä pyydetään erillinen suostumus pidempiaikaiseen säilytykseen.

Osaajayhteisössä (Talent Community) henkilötietoja säilytetään 12 kuukautta (säilytysaika) Osaajayhteisöön liittymisestä tai siihen lisäämisestä. Tämän säilytysajan päätteeksi henkilöltä kysytään aktiivisesti halukkuutta yhteisön jäsenenä jatkamiseen. Aktiivisella hyväksynnällä henkilö voi jatkaa yhteisön jäsenenä myös pidemmän ajan, muussa tapauksessa henkilötiedot poistetaan automaattisesti säilytysajan jälkeen.

8. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen nojalla oikeus:

• Suostumuksen peruuttamiseen
• Pääsy omiin henkilötietoihin
• Oikeus saada virheet korjatuksi
• Oikeus kieltää suoramarkkinointi
• Oikeus vastustaa käsittelyä
• Oikeus rajoittaa käsittelyä
• Oikeus saada tiedot siirretyksi.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi pyydetään tekemään pyyntö Jamkin tietosuojavastaavalle tietosuoja@jamk.fi. Jamkin tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan lisää Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeessa ja yleisessä tietosuojaselosteessa https://www.jamk.fi/fi/jamk/tietosuoja-jamkissa

9. Tietoturva

Henkilötietoja säilytetään palveluntarjoajan palvelimilla, jotka ovat suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisena eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella rekisterinpitäjän asiakkaille. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Mikäli henkilö on tallentanut henkilötietoja Jamkin rekrytointijärjestelmään, tietojenkäsittelyn ainoa tarkoitus on täyttää rekrytoinnin vaatimat toimenpiteet. Palveluntarjoaja vastaa teknisestä ja tietoturvallisesta suojauksesta. Palveluntarjoaja voi esimerkiksi teknisissä selvityksissä joutua käsittelemään henkilötietoja. Palveluntarjoajan henkilöstö on allekirjoittanut vaitiolosopimuksen, sekä sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti, luottamuksellisesti ja vain tuottaakseen palvelua.

10. Tietojensiirto

Henkilötietoja tallennetaan vain EU- ja ETA-alueella ja käsitellään vain EU- ja ETA-alueella. Tietojensiirtoa EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle voi tapahtua vain viranomaisvaatimuksen niin pakottaessa. Tällöin palveluntarjoaja huolehtii, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti ja asetuksen mukainen käsittely on sovittu asetuksen vaatimin tietojenkäsittelysopimuksin.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin henkilötietoihin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.