Tietosuojaseloste – Microsoft 365 -pilvipalvelu
EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Päivitetty 26.6.2023
1 Rekisterin nimi
Microsoft 365 -pilvipalvelu
2 Rekisterinpitäjä
Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100
Palveluntarjoajan/järjestelmätoimittajan tietosuojaseloste https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana
| Rekisteristä vastaava johtaja tai prosessin omistaja | |
| Nimike | hallintojohtaja |
| Yksikkö/Tukipalvelu | KOPA |
| Sisällöllinen pääkäyttäjä | ICT-palvelut |
| Nimike | järjestelmäsuunnittelija |
| Yksikkö/Tukipalvelu | KOPA |
| Tekninen pääkäyttäjä | ICT-palvelut |
| Nimike | järjestelmäsuunnittelija |
| Yksikkö/Tukipalvelu | KOPA |
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakasrekisterin ylläpitoon, käyttöoikeuksiin ja kulunvalvontaan, suoramarkkinointiin ja opetuksen järjestämiseen liittyen.
5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Yhteyshenkilöt vastaavat siitä, että henkilötietoja käsitellään Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeen mukaisesti.
Rekisteröityjen ryhmät: asiakkaat, opiskelijat, työntekijät, yhteistyökumppanit
Henkilötietoina rekisteriin voidaan tallentaa
– Nimi, puhelin
– Sähköpostiosoite jamk.fi, sähköpostiosoite muu
– Tutkinto-ohjelma, opintoala
– Organisaatio, yksikkö, kustannuspaikka, toiminto
– Toiminimike, esihenkilö
– Käyttäjätunnus, IP-osoite, paikannustietoa, valokuva
– Kieli, tunnuksen aktiivisuus, kirjautumistiedot, ryhmäjäsenyydet
6 Käsittelyperuste
Jamkilla on oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä, koska käsittely on tarpeen lakisääteisen tehtävän ja velvoitteen vuoksi. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 c -kohta.
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteet saadaan Jamkin muista tietojärjestelmistä (HR-järjestelmä, opiskelija- ja opintotietojärjestelmä) ja henkilöltä itseltään.
Järjestelmäintegrointien myötä siirretään välttämättömät perustiedot (mm. nimi, sähköpostiosoite) palveluntarjoajille.
8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ja/tai kansainvälisille järjestöille.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Ei ole manuaalisia aineistoja.
Sähköiset aineistot on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttöoikeudet määrittyvät käyttäjäryhmittäin. Palvelimet sijaitsevat EU- tai ETA-alueella.
10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
Opiskelijoiden tietoja säilytetään viisi (5) kuukautta opiskeluoikeuden päättymisestä, minkä jälkeen tiedot poistetaan automaattisesti.
Henkilöstön tietoja säilytetään viisi (5) kuukautta työsuhteen päättymisestä, minkä jälkeen tiedot poistetaan automaattisesti.
11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.
12 Rekisteröidyn oikeudet
Tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Jamkin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.