Peppi maksullinen koulutus – tietosuojaseloste
EU -tietosuoja-asetus (2016/679)
Päivitetty 16.10.2024
1 Rekisterin nimi
Pepin maksullinen koulutus
2 Rekisterinpitäjä
Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisteristä vastaava johtaja: vararehtori, koulutus
Rekisteristä vastaavan prosessin omistaja: päällikkö, koulutuspalvelut
Sisällöllinen pääkäyttäjä: suunnittelija, koulutuksen kehittämispalvelut
Tekninen pääkäyttäjä: ICT-palvelut
etunimi.sukunimi[a]jamk.fi
4 Henkilötietojen käsittely ja sen tarkoitus
Henkilötietoja kerätään Jyväskylän ammattikorkeakoulun (Jamk) avoimen ammattikorkeakoulun sekä maksuttomien täydennyskoulutusten ja erikoistumiskoulutusten järjestämiseksi. Näitä tehtäviä ovat muun muassa tarjonnan luominen, ilmoittautumisten seuranta ja opiskelijoiden hyväksyminen opintoihin. Maksullisen koulutuksen opiskelija- ja opintotietorekisteri on Jamkille välttämätön toiminnan suunnittelun ja seurannan väline. Maksullinen koulutus edellyttää myös maksajan henkilötunnusta sekä (henkilön/työnantajan) yhteystietoja.
Henkilötietoja käsitellään ja ylläpidetään kansallisen tietosuojalainsäädännön ja tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tietoja käsittelevät vain ne Jyväskylän ammattikorkeakoulun työntekijät, joille on myönnetty pääsy järjestelmään ja joiden tehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu.
Henkilötiedot tallennetaan järjestelmän henkilörekisteriin. Opiskelun mahdollistamiseksi ne siirretään ohjelmallisesti Jyväskylän ammattikorkeakoulun ylläpitämään Peppi-opintotietojärjestelmään.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyt ovat ammattikorkeakoulun henkilökuntaa ja opiskelijoita. Pepin maksullinen koulutuksen opintorekisteri sisältää seuraavat opintoihin liittyvät tiedot:
-Opinnon tiedot ja niiden kapasiteetin
-Maksutiedot ja tiliöintitiedot sekä ilmoittautumiseen liittyvät tiedot
-Opinnon yhteyshenkilön ja tallentajan perustiedot: etunimi ja sukunimi
Maksullisen koulutuksen opiskelijarekisteri sisältää alla olevat tiedot. Opiskelijan henkilö- ja yhteystiedot siirretään Pepin opiskelija- ja opintorekisteriin, jonne kirjataan opinto- ja opintosuoritustiedot.
-Opiskelijan henkilötiedot: sukunimi, etunimet, kutsumanimi, kansalaisuus, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli ja asiointikieli
-Opiskelijan yhteystiedot: lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, asuinkunta, maa, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
-Hakijaprofiili: korkein suoritettu tutkinto ja pääasiallinen toiminta ilmoittautumishetkellä
6 Käsittelyperuste
Lakisääteinen tehtävä/velvoite
Jamkin Pepin maksullisen koulutuksen opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu:
• suurimmaksi osaksi opiskelu-, henkilö-, ja yhteystietojen käsittelyn osalta rekisterinpitäjien lakisääteiseen velvollisuuteen ja julkisen vallan käyttöön
• Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
• Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Laki yksityisyydensuojasta työelämästä (759/2004)
• Hallintolaki (434/2003)
• Yhdenvertaisuuslaki (1325/2014)
• Tilastolaki (280/2004)
• Opintotukilaki (65/1994)
• Työttömyysturvalaki (1290/2002)
• Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012)
• Kansanterveyslaki (66/1972)
• Ulkomaalaislaki (301/2004)
• Arkistolaki 831/1994)
• Suostumus
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään.
Opiskelijan itse ilmoittamina päivityksinä yhteystietojen muutokset ja tietojen luovutusluvat suoraan eri järjestelmiin.
Tietoja saadaan väestötietojärjestelmästä, Digi- ja väestötietovirastolta.
Tietoja saadaan Jamkin ICT-palveluiden käyttäjähallinnosta.
8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Kyllä, rekisteristä luovutetaan tietoja säännönmukaisesti. Laissa määrätyissä tapauksissa opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä luovutetaan tietoja:
Opiskelijatietoja (mm. osallistujamääriä ja opintopisteitä) tilastokeskukselle, joka myös toimittaa tietoja edelleen Opetushallitukselle ja Opetus- ja kulttuuriministeriölle ministeriölle. (Tilastolaki 280/2004).
Lisäksi opiskelijatietoja luovutetaan:
Opiskelijalla on mahdollisuus antaa Pepin maksullinen koulutus -järjestelmän opiskelijaliittymän kautta suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa käyttöön. Halutessaan opiskelija voi antaa luvan luovuttaa yhteystietonsa seuraaviin tarkoituksiin:
Suoramarkkinointiin: Vaikka opiskelija olisi antanut luvan suoramarkkinointiin, tietojen luovutus ei koskaan tapahdu automaattisesti vaan tapauskohtaisesti harkiten järjestelmän vastuukäyttäjien toimesta. Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta.
Koulutusmarkkinointiin: Opiskelua tukeviin tarkoituksiin yhdistyksille ja säätiöille, ammatillisille yhdistyksille ja lähinnä alueellisille viranomaisille sellaisen informaation postittamista varten, joka
• on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai ammattiin sijoittumista
• on tarkoitettu parantamaan opiskelu- tai työolosuhteita
• on tarkoitettu edistämään opiskelijan yhteyksiä kotiseutuunsa
• muihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin, esimerkiksi tutkimuksiin, kyselyihin tai mielipidetiedustelujen toteuttamiseen
Pepin opiskelija- ja opintotietojärjestelmän kautta siirretään tietoja useisiin erilaisiin tarkoituksiin liittyen. Lue lisää Pepin tietosuojaselosteesta: https://help.jamk.fi/tietosuoja/fi/opiskelija-opetus/tietosuojaseloste-peppi/.
Lisäksi poikkeuksena toimivat tilanteet, jossa opiskelija itse aktivoi jonkin erillispalvelun kuten esimerkiksi Microsoft Office 365 palvelun. Tällöin kyseiseen palveluun toimitetaan sen tarvitsemat välttämättömät tiedot. Tällaisessa poikkeustapauksessa opiskelijalta pyydetään kuitenkin erikseen lupa ja vaaditaan käyttöehtojen hyväksyntä.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei opiskelijoiden yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta.
Aineisto:
• säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä
• työntekijöillä on oikeus nähdä vain sellaisia opiskelijaa koskevia tietoja, joita hän työtehtävässään tarvitsee
• henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään silppuamalla tai tietosuojajätteenä
• verkko- ja palvelinlaitteet keskitetty lukittuihin Jamkin tiloihin, joihin on tiukkaan rajattu pääsy. Verkko ja palvelimet ovat suojattu asianmukaisesti.
• käyttöoikeudet on rajattu käyttäjäryhmittäin. Tiedon näkyvyys ja päivitysoikeus järjestelmään määräytyy käyttöoikeusrooleittain eri käyttäjäryhmille.
• tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttöoikeudet saaneilla. Käyttöoikeus järjestelmään määräytyy henkilön työtehtävien tai opiskelustatuksen mukaan. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty salassapitovelvollisuus.
10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
Jamkin maksullisen koulutuksen opiskelija- ja opintotietorekisteriin kerätyt henkilötiedot säilytetään seuraavasti:
Opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevat tiedot: Jamkin maksullisen koulutuksen opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevia tietoja ja niiden säilyttämistä sääntelee Kansallisarkiston ammattikorkeakouluille antama määräys: Ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmien tietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa -määräys.
11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Ei, rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.
12 Rekisteröidyn oikeudet
Lisätietoa tietosuojasta, rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Jamkin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.