Justus-tallennuspalvelu tietosuojaseloste

EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Päivitetty 3.4.2024

1 Rekisterin nimi
Justus -tallennuspalvelu

2 Rekisterinpitäjä
Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

3 Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Rekisteristä vastaava: TKI vararehtori
Prosessista vastaava: Kirjastonjohtaja
Rekisterin yhteyshenkilö: Informaatikko
etunimi.sukunimi[at]jamk.fi
julkaisurekisteri[at]jamk.fi

4 Rekisterinpitäjän tietosuojavastaava
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän tietosuojavastaavalle: tietosuoja[at]jamk.fi
Kysy neuvoja ja ohjeita: tietosuoja[at]jamk.fi

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on Jyväskylän ammattikorkeakoulun henkilöstön julkaisutietojen ja -tilastojen kerääminen ja toimittaminen opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) vuosittaiseen julkaisutiedonkeruuseen. Valitut julkaisutiedot siirtyvät automaattisesti VIRTA-julkaisutietopalveluun. Tietoja voidaan selata tiedejatutkimus.fi-palvelussa.

Tietoja käytetään myös korkeakoulun omiin tilastoihin ja raportteihin. Tämän lisäksi tietoja käytetään korkeakoulujen tutkimuksen rakenteen kehityksen seurannassa ja ohjauksessa sekä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen perusrahoituksen jakokriteerinä. Julkaisutietojen keräämisen tarkoituksena on myös tuottaa tietopohjaa suomalaisen tutkimusjärjestelmän toiminnasta ja yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta. Tutkimusaktiviteettien tallennuspalveluun ei erikseen tallenneta henkilötietoa, vaan nämä tiedot on tallennettu JUSTUS-palvelun tekijätietoihin.

6 Rekisterin tietosisältö
Järjestelmässä käsitellään julkaisujen ja tutkimusaktiviteettien tekijätietoja opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeistuksen mukaisesti (Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely – JUSTUS palvelukuvaus ). Jyväskylän ammattikorkeakoulu siirtää palveluun henkilöstönsä tiedot, joita ovat etunimi, sukunimi, sähköposti, organisaatiokohtainen yksilöivä tunniste ja alayksikkö. ORCID-tutkijatunniste tallennetaan palvelun tekijätietoihin henkilökunnan pyynnöstä. Muiden kuin organisaatiotekijöiden osalta JUSTUS-palveluun tallennetaan tekijäluettelosta tekijän etu- ja sukunimi.

Tekijöistä tallennettavia tietoja ovat:
• Etu- ja sukunimi
• Organisaatio
• Organisaation alayksikkökoodi
• ORCID -tutkijatunniste

Palvelun käyttäjästä, eli julkaisun tallentajasta palveluun tallennetaan:
• Etu- ja sukunimi
• Organisaatio
• Sähköpostiosoite
• Yksilöivä tunniste (Eduuni-ID:n uid-attribuutti)
• Lokitietoja palvelun käytöstä

JUSTUS-palvelusssa julkaisuihin liittyvien henkilötietojen tallennus- ja muokkausoikeudet ovat palveluun liittyneiden organisaatioiden nimeämillä pääkäyttäjillä. Tutkimusaktiviteettitietoja voi muokata ainoastaan tietonsa tallentanut tekijä.

Julkaisujen ja niiden tekijöiden tiedot näkyvät tiedejatutkimus.fi palvelun https://www.tiedejatutkimus.fi kautta (Laki tutkimustietovarannosta 1238/2021).
Tutkimusaktiviteettien tallennuspalveluun tallennetaan aktiviteettiä kuvailevat metatiedot (kuvaus, aika, paikka jne.). Jyväskylän ammattikorkeakoulun henkilökunta voi tallentaa julkaisutietojen lisäksi tutkimusaktiviteettinsa metatiedot. Tutkimusaktiviteetteja ovat esimerkiksi osallistuminen kokouksen järjestämiseen, julkaisuja koskeva toimituskuntatyö, esitelmän pitäminen, myönnetty tutkimusrahoitus ja vastaavat.

7 Käsittelyperuste
Tutkimusjulkaisun julkaisseella organisaatiolla on oikeus käsitellä, luovuttaa ja julkaista julkaisusta julkisia tietoja. Jyväskylän ammattikorkeakoululla on velvollisuus toimittaa OKM:lle julkaisutoimintaa koskevat tiedot ammattikorkeakoululain 45 §:n mukaisesti (Ammattikorkeakoululaki (2014/932). Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohtaan 1e. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

8 Säännönmukaiset tietolähteet
Jyväskylän ammattikorkeakoulu siirtää palveluun henkilöstönsä tiedot HR-järjestelmästä, joita ovat etunimi, sukunimi, sähköposti, organisaatiokohtainen yksilöivä tunniste ja alayksikkö. Julkaisuja koskevat henkilötiedot (julkaisun tekijälistan mukaiset tiedot) saadaan joko henkilöltä itseltään tai toisen henkilön ilmoittamana. Kirjaston henkilöstö tarkistaa tiedot ilmoituksen perusteella.

9 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Manuaalinen aineisto: Rekisteri ei sisällä manuaalisesti kerättävää aineistoa.

B ATK:lle talletetut tiedot:
JUSTUS-palveluun ja sen lisäosaan Tutkimusaktiviteettien tallennuspalveluun kirjaudutaan Eduuni-ID-tunnuksella, josta palveluun tallentuvat käyttäjän nimi, tunniste (uid), sähköpostiosoite, organisaation domain, organisaatiotunnus ja rooli. Käyttäjätunnus edellyttää käyttäjän työsähköpostin rekisteröimistä Eduuni-palveluun. JUSTUS -palvelun käyttö edellyttää HAKA-tunnistuksilla kirjautumista.

CSC -Tieteen tietotekniikan keskus Oy on velvollinen huolehtimaan valtakunnallisesti keskitetyn Justus-palvelun asianmukaisuudesta, ylläpidosta, suojaamisesta, tietoturvallisuudesta ja tietojen säilyttämisestä Tilaajan lukuun. Justus-palvelussa ei ole otettu vielä kantaa siihen, kuinka kauan tieto säilyy ko. palvelussa sen siirryttyä VIRTA-palveluun.

11 Tietojen säilyttäminen
Julkaisuihin liittyviä henkilötietoja säilytetään toistaiseksi. Julkaisutietoja koskevia käsittelylokitietoja säilytetään viisi vuotta käsittelyvuoden päättymisestä. Tekijätietoja koskevia käsittelylokitietoja säilytetään kuusi kuukautta käsittelykuukauden päättymisestä.
Tutkimusaktiviteettitietoja säilytetään toistaiseksi. Sopimuksen päättyessä tai purkautuessa CSC poistaa tutkimusaktiviteettien tallennuspalvelusta kuuden (6) kuukauden kuluessa palvelutilauksen päättymisestä kaikki henkilötiedot, pois lukien käyttöturvallisuuslokit, joita säilytetään viisi (5) kalenterivuotta käsittelyvuoden päättymisestä tietoturvarikkomusten varalta riippumatta palvelutilauksen voimassaolosta.

12 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoihin liittyvää automatisoitua profilointia ei tehdä.

13 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröitynä sinulla on:
• oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
• oikeus saada pääsy tietoihin
• oikeus oikaista tietoja
• oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
• henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoittamista koskeva ilmoitusvelvollisuus
• oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
• oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
• oikeus kysyä omien tietojesi käsittelystä ja oikeuksista: tietosuoja(a)jamk.fi
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

14 Yleinen kuvaus Justus -palvelun teknisistä ja hallinnollisista suojatoimista
JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalvelussa ja Tiedejatutkimus.fi-palvelussa henkilötietoja suojataan asianmukaisia teknisin ja hallinnollisin toimin luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä tietoja käsittelevien huolellinen valinta.