Tietosuojaseloste – Käyttöoikeuksien hallinta
(EU -tietosuoja-asetus (2016/679)
Päivitetty 22.11.2018
1 Rekisterin nimi
Käyttöoikeuksien hallintajärjestelmä
2 Rekisterinpitäjä
Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana
- Rekisteristä vastaavan johtaja: Hallintojohtaja Mikko R. Salminen
- Sisällöllinen pääkäyttäjä: Jyri Helakangas
- Tekninen pääkäyttäjä: Sami Mäkinen
etunimi.sukunimi[a]jamk.fi
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käyttöoikeuksien hallintajärjestelmällä ylläpidetään ajantasaista tietoa Jamkin tietojärjestelmien ja tietopalveluiden käyttäjien käyttöoikeuksista, käyttöoikeuden kestoista ja käyttöoikeuksien sisällöistä (käyttöoikeudet ja kulunvalvonta). Rekisteri sisältää henkilöstön, opiskelijoiden ja ulkopuolisten käyttäjien tietoja.
5 Rekisterin tietosisältö
| Kaikista kerättävä tiedot | Henkilökunta |
| Nimi (pakollinen) | Nimiketieto |
| Henkilötunnus/syntymäaika (hetuttomat) (pakollinen) | Henkilönumero (pakollinen) |
| Sukupuoli (pakollinen) | Henkilötunnustiedot |
| Kansalaisuus (pakollinen) | Käyttäjätunnustiedot |
| Äidinkieli | Konserniin tulotieto, työsuhteensuhteen alku- ja loppupäivä |
| Osoitetiedot | Yksikkö, tulosalue- ja kustannuspaikkatieto |
| Sähköpostiosoite | Työaikatieto |
| Puhelinnumerotiedot | Projektitieto |
| Esimiestiedot | |
| Opiskelija | Ulkoiset käyttäjät |
| Opiskelijanumero | Sopimustiedot (pakollinen) |
| Opiskelijatyyppi | Nimike (pakollinen) |
| Opintoala ja tutkintotyyppitieto | Organisaatio (pakollinen) |
| Ryhmätiedot | Suhteen aikatiedot |
| Tilakoodi (pakollinen) | Jamk yhdyshenkilö (pakollinen) |
| Kieli | Käyttösäännön hyväksymistieto (pakollinen) |
| Salasana (pakollinen) | |
| Luovutustieto (kansalliset tietovarannot) | |
6 Käsittelyperuste
• Lakisääteinen tehtävä/velvoite (henkilökunta)
• Yleinen etu ja julkinen valta (opiskelija)
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (ulkoiset käyttäjät)
7 Säännönmukaiset tietolähteet
- Opiskelijat: Opintohallinnon järjestelmä
- Henkilökunta: Palkkahallinto
- Ulkopuoliset käyttäjät: Kyselylomake
8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille tahoille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri ei tule sisältämään manuaalisesti kerättävää aineistoa. Kaikki palvelimet sijaitsevat lukitussa ja pääsyvalvotussa konesalissa. Palvelimille pääsy sallitaan vain ylläpitäjille.
10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
- Opiskelijat: Opintojen ajan + 4 kk valmistumisesta
- Henkilöstö: Työsuhteen ajan + 4 kk työsuhteen päättymisen jälkeen. Käyttäjätunnus jää arkistoon ikuisesti eli samaa tunnusta ei saa antaa uudestaan toiselle henkilölle
- Ulkoiset käyttäjät: Ufo-suhteen ajan + 4 kk Ufo-suhteen päättymisen jälkeen. Kyselylomakkeella kerätyt tiedot poistetaan heti, kun ne ovat siirretty Jamkin käyttöoikeuksien hallintajärjestelmään.
11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoihin liittyvää automatisoitua profilointia ei tehdä.
12 Rekisteröidyn oikeudet
Käyttäjien tiedot korjataan ilmoitusten ilmoituksen mukaisesti ajantasaisiksi. Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa opiskelijahallintojärjestelmästä tai henkilöstöhallinnon/palkkajärjestelmästä. Pääkäyttäjät ja henkilöstö huolehtivat huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi.
Lisätietoa tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Jamkin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.