Peppi maksullinen koulutus – tietosuojaseloste

EU -tietosuoja-asetus (2016/679)
Päivitetty 18.1.2024

1 Rekisterin nimi
Peppi maksullinen koulutus

2 Rekisterinpitäjä
Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana
Rekisteristä vastaava johtaja: koulutuksen vararehtori
Rekisteristä vastaavan prosessin omistaja: koulutuksen kehittämispäällikkö
Sisällöllinen pääkäyttäjä: suunnittelija, koulutuspalvelut
Tekninen pääkäyttäjä: ICT-palvelut
etunimi.sukunimi[a]jamk.fi

4 Henkilötietojen käsittely ja sen tarkoitus
Opetus
Opiskelijahallinto

Jyväskylän ammattikorkeakoulun Peppi-järjestelmän maksullisen koulutuksen opiskelija- ja opintorekisterissä käsitellään tietoja ammattikorkeakoulussa opiskelun mahdollistamiseksi ja korkeakoulun opintotietohallinnon tehtävien hoitamiseksi. Näitä tehtäviä ovat muun muassa opetuksen suunnittelu, toteutus, seuranta ja arviointi. Maksullisen koulutuksen opiskelija- ja opintotietorekisterin käyttötarkoitus on opiskelijoiden ja heidän opinto- ja suoritustietojen ylös kirjaaminen, hallinnointi ja ylläpito sekä erilaisten opintoihin liittyvien todistusten ja raporttien tuottaminen omaan ja tutkimustoimintaan sekä tiedonsiirrot viranomaisille. Maksullisen koulutuksen opiskelija- ja opintotietorekisteri on Jamkille välttämätön toiminnan suunnittelun, toteutuksen, arvioinnin ja seurannan väline. Rekisteröidyt henkilöt (opiskelijat, opettajat, muu henkilöstö) ovat asianosaisia Jamkin opintotietohallintoon liittyvissä ja opiskeluun liittyvissä asioissa.

Korkeakoulujen opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietojen keskitettyä säilytystä ja käyttöä varten on valtakunnallinen tietovaranto, VIRTA-tietovaranto. VIRTA-tietovarantoon kootaan korkeakoulujen opiskelijatietoja sisältävien rekisterien tietosisältöä. Tätä kautta sisältö myös tarjotaan tietoturvallisesti teknisellä käyttöyhteydellä opiskelijavalintarekisterin ja korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön. VIRTA-tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä ovat Opetus- ja kulttuuriministeriö sekä Jamk. Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Jamk puolestaan vastaa tallentamiensa tietojen täsmällisyydestä sekä rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista.

5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyt ovat ammattikorkeakoulun henkilökuntaa ja opiskelijoita. Peppi-suunnittelijan palvelut sisältävät seuraavat tiedot:

1. Opintotiedot-opetussuunnitelmat, opinnot (opintokokonaisuudet ja jaksot), opintojakson toteutukset
2. Resurssien suunnittelu ja varaustiedot-työaikasuunnitelmat, työjärjestykset, opetustilat
3. Henkilökunnan perustiedot: käyttäjätunnus, sukunimi, kutsumanimi, tehtävänimike, sähköpostiosoite, organisaatioyksikkö
   Maksullisen koulutuksen opiskelija- ja opintorekisteri sisältää alla olevat tiedot. Opiskelijan perustiedot siirretään Pepin opiskelija- ja opintorekisteriin, jonne kirjataan opinto- ja opintosuoritustiedot.
4. Opiskelijan perustiedot: opiskelijan tiedot: opiskelijanumero, käyttäjätunnus, oppijan kansallinen tunniste (OID), sukunimi, etunimet, kutsumanimi, (entinen sukunimi), henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli, asiointikieli, koulusivistyskieli, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti), lähiomaisen tiedot, kotikunta, asuinkunta, maa, ulkomaalaisen passinumero-, opiskelu- ja tutkintotiedot: koulutusluokitus, koulutusohjelma/koulutus, ryhmä, mallipohjan tiedot, koulutusmuoto, opetuspiste, opetuskieli, opiskelutyyppi, tutkinto, tutkintonimike, suoritettava laajuus, vaadittu laajuus, pohjakoulutus, läsnäolo-, valmistumistiedot, erotiedot, opinto-oikeusaika, kausimaksimit, käytetyt kaudet, henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS), opintosuoritukset ja arviointi, opintojen edistyminen, todistusmerkinnät, direktiivit ja pätevyydet, rahoitus, organisaatioyksikkö, opiskeluoikeuteen ja rooliin liittyvät lisätiedot, tietojen luovuttamista koskevat luvat
5. Opinto- ja opintosuoritustiedot -opinnot (opintokokonaisuudet ja jaksot), opintojakson toteutukset, henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS) ja siihen liittyvät tiedot, kansainväliset opiskelu- ja harjoitteluvaihdot -suoritetut opinnot, opintojen ja tenttien arvioinnit, opintojen arvioijat, suorituspäivämäärät, suoritetut laajuudet, opintojen edistyminen, opintojen valmistuminen
6. Henkilökunnan tiedot -kutsumanimi, sukunimi, käyttäjätunnus, sähköposti, esimies, organisaatiokoodi, toimipaikkakoodi, kustannuspaikkakoodi, nimike, aktiivisuustieto (onko työsuhteessa).

Opiskelija- ja opintotietorekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

OPISKELIJAN PERUS- JA YHTEYSTIEDOT: Etunimet Kutsumanimi Sukunimi Entinen sukunimi; Oppijan kansallinen tunniste (OID) Opiskelijanumero Henkilötunnus Syntymäaika Sukupuoli Käyttäjätunnus Kansalaisuus Äidinkieli Asiointikieli Koulusivistyskieli Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) Kotikunta Asuinkunta Asuinmaa Ulkomaalaisen opiskelijan passinumero

OPISKELU- JA TUTKINTOTIEDOT Koulutusluokitus Koulutusohjelma Suuntautumisvaihtoehdot Ryhmä; Koulutusmuoto Opetuspiste Opetuskieli Opiskelutyyppi Tutkinto Tutkintonimike; Suoritettava laajuus Vaadittu laajuus Pohjakoulutus Läsnäolo-, valmistumis- ja erotiedot Opinto-oikeusaika Kausimaksimit Käytetyt kaudet Todistusmerkinnät ja pätevyydet Rahoitustiedot Organisaatioyksikkö Opiskeluoikeuteen ja rooliin liittyvät lisätiedot Tietojen luovuttamista koskevat luvat

OPINTOTIEDOT Opinnot (opintokokonaisuudet ja jaksot) Opintojakson toteutukset Henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS) ja siihen liittyvät tiedot; Kansainväliset opiskelu- ja harjoitteluvaihtojaksot

OPINTOSUORITUSTIEDOT Suoritetut opinnot Opintojen ja tenttien arvioinnit Opintojen ja tenttien arvioijat Suorituspäivämäärät Suoritetut laajuudet Opintojen edistyminen Valmistumistilanne

OPISKELIJAN OPINTOTIETOJEN ARKISTOINNIN TIEDOT Tieto edellä mainittujen tietojen arkistoinnista

OPISKELIJAN OPINTOTIETOIHIN LIITTYVÄT VIESTINTÄTIEDOT Opiskelijan ja opinto-ohjaajan, ja/tai opettajan välinen viestintä opintoasioista sähköpostilla tai Peppi-järjestelmässä

6 Käsittelyperuste
Lakisääteinen tehtävä/velvoite
Jamkin opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu:
• suurimmaksi osaksi opiskelu-, henkilö-, ja yhteystietojen käsittelyn osalta rekisterinpitäjien lakisääteiseen velvollisuuteen ja julkisen vallan käyttöön
• Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
• Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Laki yksityisyydensuojasta työelämästä (759/2004)
• Hallintolaki (434/2003)
• Yhdenvertaisuuslaki (1325/2014)
• Jamkin tutkintosääntö
• Tilastolaki (280/2004)
• Opintotukilaki (65/1994)
• Työttömyysturvalaki (1290/2002)
• Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012)
• Kansanterveyslaki (66/1972)
• Ulkomaalaislaki (301/2004)
• Arkistolaki 831/1994)
• Suostumus

7 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään.
Opiskelijan itse ilmoittamina päivityksinä yhteystietojen muutokset ja tietojen luovutusluvat suoraan eri järjestelmiin
Tietoja saadaan Väestörekisterikeskukselta
Tietoja saadaan Jamkin tietohallinnon käyttäjähallinnosta
Tietoja saadaan kansainvälisen liikkuvuuden osalta (ns. opiskelijavaihto) MobilityOnline -järjestelmästä
Tietoja saadaan ns. AHOT-toiminnon mahdollistamana (Aiemmin Hankitun Osaamisen Tunnistaminen ja Tunnustaminen) myös muilta korkeakouluilta ja oppilaitoksilta

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisteristä luovutetaan tietoja säännönmukaisesti. Laissa määrätyissä tapauksissa opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä luovutetaan tietoja:
Opetus- ja kulttuuriministeriölle tietoa tutkimuksen, arvioinnin, kehittämisen, seurannan ja ohjauksen tueksi. Opiskelija-, opintosuoritus- ja tutkinnon suoritustietoja Tilastokeskukselle, joka myös toimittaa tietoja edelleen Opetushallitukselle ja Opetus- ja kulttuuriministeriölle ministeriölle. (Tilastolaki 280/2004).
Opetushallituksen ARVO-vaikuttavuustietopalveluun kyselymuodossa annettuja vastauksia (teknisenä ylläpitäjänä toimii kuitenkin CSC Oy)
Kansainvälisen opiskelijaliikkuvuuden osalta Opetushallitukselle, Euroopan Unionille ja muille liikkuvuusohjelman mahdollisille rahoittajatahoille toiminnan seuraamisen mahdollistamiseksi
CSC:lle (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) VIRTA ja VIRTAn kautta OILI-palveluun. VIRTA on korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017).
Opiskelija- ja opintosuoritustietoja luovutetaan Kansaneläkelaitokselle pyynnöstään opintososiaalisten etujen arviointia varten (opiskelutodistus, opintosuoritusote, opintojen edistyminen) (Opintotukilaki 65/1994).
Kansanterveyslain mukaista opiskelijaterveydenhuoltoa järjestävälle kunnalle ja muulle mainitun lain mukaisen opiskelijaterveydenhuollon järjestäjälle tämän tehtävän hoitamista varten. (Kansanterveyslaki 66/1972).
Työvoimaviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle tai työttömyyskassalle työmarkkinatuen sekä työttömyyspäivärahan saamisedellytysten käsittelyä varten (Työttömyysturvalaki 1290/2002 ja lakijulkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 916/2012).
Maahanmuuttovirastolle ja poliisille pyynnöstä oleskeluluvan tarkistamiseen (opiskelijaksi hyväksymisilmoitus, opiskelupaikan vastaanottoilmoitus, opiskelutodistus ja opintosuoritusote). (Ulkomaalaislaki 301/2004).
Tieteellistä tutkimusta varten (Julkisuuslaki 621/1999 ja Tietosuojalaki 1050/2018). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat. Tarvittaessa on annettava selvitys siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.
Lisäksi opiskelijatietoja luovutetaan:
Opiskelijalla on mahdollisuus antaa Pepin maksullinen koulutus -järjestelmän opiskelijaliittymän kautta suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa käyttöön. Halutessaan opiskelija voi antaa luvan luovuttaa yhteystietonsa seuraaviin tarkoituksiin:
Suoramarkkinointiin: Vaikka opiskelija olisi antanut luvan suoramarkkinointiin, tietojen luovutus ei koskaan tapahdu automaattisesti vaan tapauskohtaisesti harkiten järjestelmän vastuukäyttäjien toimesta. Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta.
Koulutusmarkkinointiin: Opiskelua tukeviin tarkoituksiin yhdistyksille ja säätiöille, ammatillisille yhdistyksille ja lähinnä alueellisille viranomaisille sellaisen informaation postittamista varten, joka
• on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai ammattiin sijoittumista
• on tarkoitettu parantamaan opiskelu- tai työolosuhteita
• on tarkoitettu edistämään opiskelijan yhteyksiä kotiseutuunsa
• muihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin, esimerkiksi tutkimuksiin, kyselyihin tai mielipidetiedustelujen toteuttamiseen
Tietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ja/tai kansainvälisille järjestöille
• Jamkin maksullisen koulutuksen opiskelija- ja opintotietorekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle kansainvälisen opiskelijavalinnan ja opiskelijavaihdon yhteydessä sekä niiden toteuttamiseksi sekä myös tilanteessa, jossa opiskelija osallistuu kansainväliseen TKI-toimintaan (tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta).
• Lisäksi opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien ICT-palveluiden toteuttamiseksi Jamkin maksullisen koulutuksen opiskelija- ja opintotietorekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
• Lisäksi poikkeuksena toimivat tilanteet, jossa opiskelija itse aktivoi jonkin erillispalvelun kuten esimerkiksi Microsoft Office 365 palvelun. Tällöin kyseiseen palveluun toimitetaan sen tarvitsemat välttämättömät tiedot. Tällaisessa poikkeustapauksessa opiskelijalta pyydetään kuitenkin erikseen lupa ja vaaditaan käyttöehtojen hyväksyntä.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei opiskelijoiden yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta. Aineisto:
• säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä •työntekijöillä on oikeus nähdä vain sellaisia opiskelijaa koskevia tietoja, joita hän työtehtävässään tarvitsee
• henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään silppuamalla tai tietosuojajätteenä
• Verkko- ja palvelinlaitteet keskitetty lukittuihin Jamkin tiloihin, joihin on tiukkaan rajattu pääsy. Verkko ja palvelimet ovat suojattu asianmukaisesti.
• Käyttöoikeudet on rajattu käyttäjäryhmittäin. Tiedon näkyvyys ja päivitysoikeus järjestelmään määräytyy käyttöoikeusrooleittain eri käyttäjäryhmille.
• Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttöoikeudet saaneilla. Käyttöoikeus järjestelmään määräytyy henkilön työtehtävien tai opiskelustatuksen mukaan. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty salassapitovelvollisuus.

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
Jamkin maksullisen koulutuksen opiskelija- ja opintotietorekisteriin kerätyt henkilötiedot säilytetään seuraavasti:
Opintopisteytetyt opintosuoritukset: Opintopisteytetyt opintosuoritukset säilytetään pysyvästi. Ne tallennetaan Peppi-tietojärjestelmään ja VIRTA-tiedonsiirron kautta ne siirtyvät myös valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon pysyväissäilytykseen. Kaikkia opintopisteellisiä suorituksia säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista.
Opiskelijavalinnan järjestämiseen liittyvät erityistiedot (mukaan lukien terveystiedot): Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu tietyltä osin – opiskelijaksi hakemisen ja opiskelijavalintarekisteriin rekisteröinnin osalta – hakijan itse ilmoittamiin terveydentilaansa tai toimintakykyään koskevaan tietoon. Terveydentilaa koskevat tiedot ovat sellaisia, jotka opiskelijaksi korkeakouluun hakeva on itse halunnut tuoda huomioitavaksi valinnan järjestämisessä. Näiden tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, osittain julkisen vallankäyttöön ja osittain myös yhdenvertaisuuslain toteuttamiseen. Niitä säilytetään maksimissaan 4 vuotta ja ne poistetaan rekisteristä viimeistään neljän vuoden kuluttua tietojen merkitsemisestä. (arkaluonteisten tietojen käsittely, ammattikorkeakoululain 40 §, 932/2014).
Kirjalliset opintosuoritukset (esim. paperiset tenttivastaukset): Jamk säilyttää kirjalliset opintosuoritukset (esim. paperiset tenttivastaukset) ammattikorkeakoululain mukaisesti kuuden kuukauden ajan tulosten julkistamisesta. Tämän jälkeen opettajat ja suoritusten arvioijat tuhoavat paperiversiot suoritteista silppuriin ja/tai tarkoitukseen varattuun tietosuoja-astiaan.
Muut opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevat tiedot: Muita Jamkin maksullisen koulutuksen opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevia tietoja ja niiden säilyttämistä sääntelee Kansallisarkiston ammattikorkeakouluille antama määräys: Ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmien tietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa -määräys

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Ei, rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.

12 Rekisteröidyn oikeudet
Lisätietoa tietosuojasta, rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Jamkin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.