Tietosuojaseloste Chat -palvelu

Tietosuoja-asetus 2016/679

Päivitetty 16.12.2022

1.Rekisterinpitäjä

Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy

PL 207, 40101 Jyväskylä

+358 20 743 8100

2.Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Prosessin omistaja: koulutuksen kehittämispäällikkö, korkeakoulupalvelut

Sisällöllinen pääkäyttäjä: suunnittelija, koulutuksen kehittämispalvelut

Tekninen pääkäyttäjä: järjestelmäsuunnittelija, ICT-palvelut

etunimi.sukunimi@jamk.fi

3.Rekisterin tiedot

Jamk kerää rekisterinpitäjänä henkilötietoja antaessaan neuvonta- ja ohjauspalvelua Chat-palvelussa, jonka toimittaja on Pubble SaaS Ireland Ltd (palveluntarjoaja).

Chat-palvelun tarkoitus on tarjota reaaliaikaista neuvonta- ja ohjauspalvelua Jamkin koulutuksista kiinnostuneille, opiskelijoille ja henkilökunnalle. Chat-palvelu auttaa ja neuvoo yleisluontoisissa kysymyksissä ja ongelmissa sekä ohjaa asiakasta Jamkin verkkosivuilla.

Henkilö antaa ja rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

sähköpostiosoite
tutkinto-ohjelma
opintoala
koulutustieto
paikannustietoa

Kerättäviä tietoja voivat olla myös muut neuvonnan ja ohjauksen kannalta oleelliset lisätiedot.

Chat-palvelun varsinainen käyttö ei velvoita chat-palvelun käyttäjää ilmoittamaan mitään henkilötietoja.

Asiakkaan paikannettu sijainti yleisellä tasolla näkyy asiakkaan kanssa keskusteleville asiantuntijoille, mutta se ei ole tarkka, eikä sen perusteella näe asiakkaan yhteystietoja tai muita tietoja.

4.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet, rekisteröityjen ryhmät

Jamk kerää ja käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja suorittaakseen opetuksen järjestämiseen ja opiskelijahallintoon liittyviä toimenpiteitä. Henkilötietoja käsitellään henkilön suostumuksen nojalla sekä Jamkin lakisääteisen tehtävän (Ammattikorkeakoululaki 932/2014) suorittamista varten. Suostumus on aina kertaluonteinen, keskustelukohtainen. Suostumus tulee antaa joka kerta uudestaan. Henkilötietoja käsitellään Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeen ja yleisen tietosuojaselosteen https://www.jamk.fi/fi/jamk/tietosuoja-jamkissa mukaisesti.

Rekisteröityjen ryhmät:

Asiakkaat

Opiskelijat

Työntekijät

5.Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Jamkissa neuvontaan ja ohjaukseen osallistuvat työntekijät. Käyttöoikeuksien hallinnointi on keskitetty. Palvelusta ei synny manuaalista tietoaineistoa.

Lisäksi henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän palveluntarjoaja Chatify HQ tuottaakseen rekisterinpitäjälle teknistä alustaa toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Palveluntarjoajan/järjestelmätoimittajan tietosuojaseloste: https://www.chatify.com/privacy

6.Tietolähteet

Tietolähteenä on henkilö itse antamalla henkilötietoja saadessaan neuvontaa ja ohjausta sekä antaessaan pyydettäessä lisätietoa.

7.Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään enintään 1 kuukausi (chat-palvelun keskusteluhistoria), jonka jälkeen ICT-palvelut hävittää tiedot. Tietoja ei arkistoida.

8.Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen nojalla oikeus:

Suostumuksen peruuttamiseen
Pääsy omiin henkilötietoihin
Oikeus saada virheet korjatuksi
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Oikeus vastustaa käsittelyä
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Oikeus saada tiedot siirretyksi.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi pyydetään tekemään pyyntö Jamkin tietosuojavastaavalle tietosuoja@jamk.fi. Jamkin tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan lisää Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeessa ja yleisessä tietosuojaselosteessa https://www.jamk.fi/fi/jamk/tietosuoja-jamkissa

9.Tietoturva

Henkilötietoja säilytetään palveluntarjoajan palvelimilla, jotka ovat suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisena eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella rekisterinpitäjän asiakkaille. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Mikäli henkilö on tallentanut henkilötietoja Jamkin palveluun, tietojenkäsittelyn ainoa tarkoitus on täyttää neuvonnan ja ohjauksen vaatimat toimenpiteet. Palveluntarjoaja vastaa teknisestä ja tietoturvallisesta suojauksesta. Palveluntarjoaja voi esimerkiksi teknisissä selvityksissä joutua käsittelemään henkilötietoja.

10.Tietojensiirto

Henkilötietoja tallennetaan vain EU- ja ETA-alueella ja käsitellään vain EU- ja ETA-alueella.

11.Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin henkilötietoihin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.