Tietosuojaseloste – Workseed
EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Päivitetty 17.1.2022
1 Rekisterin nimi
Workseed
2 Rekisterinpitäjä
Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100
Palveluntarjoajan/järjestelmätoimittajan tietosuojaseloste saatavissa sisällölliseltä pääkäyttäjältä.
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana
| Rekisteristä vastaava johtaja tai prosessin omistaja | Sirpa Tuomi |
| Nimike | Koulutuksen kehittämispäällikkö |
| Yksikkö/Tukipalvelu | Hallinto/Koulutuksen kehittämispalvelut |
| Sisällöllinen pääkäyttäjä | Rika Nakamura |
| Nimike | Suunnittelija |
| Yksikkö/Tukipalvelu | Hallinto/Koulutuksen kehittämispalvelut |
| Tekninen pääkäyttäjä | Kimmo Hämäläinen |
| Nimike | Järjestelmäsuunnittelija |
| Yksikkö/Tukipalvelu | Hallinto/ICT-palvelut |
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Opetuksen järjestäminen, tarkemmin opiskelijoiden harjoittelu. Opiskelijoiden harjoitteluun ja opinnollistamiseen liittyvien sopimusten ja tehtävien laatiminen ja arviointi.
5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Yhteyshenkilöt vastaavat siitä, että henkilötietoja käsitellään Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeen mukaisesti.
Rekisteröityjen ryhmät: 1) Harjoittelun ohjaajat työpaikalla, 2) Harjoittelun ohjaajat ja opinnollistamisesta vastaavat opettajat Jamkissa ja 3) Opiskelijat
Workseediä käyttävien opiskelijoiden henkilötietoina rekisteriin voidaan tallentaa
– Nimi
– Käyttäjätunnus
– Kuva
– Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite
Tiedot tallennetaan pääsyn mahdollistamiseksi Palveluun ja käyttäjän tunnistamiseksi, jotta Workseediä voidaan käyttää aiotulla tavalla.
Workseediä käyttävien opettajien henkilötietoina rekisteriin voidaan tallentaa
– Nimi
– Käyttäjätunnus
– Kuva
– Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite
Tiedot tallennetaan pääsyn mahdollistamiseksi Workseediin ja käyttäjän tunnistamiseksi sekä jotta opiskelijoiden oppimisprosessin hallinnointiin ja opiskelijoiden arviointiin liittyvät, Workseedin sisällä toteutettavat tehtävät, voidaan ohjata esim. oikeille opettajille.
Workseediä käyttävien harjoittelukohteissa toimivien opiskelijoiden ohjaajien ja muiden tukihenkilöiden henkilötietoina rekisteriin voidaan tallentaa:
– Nimi
– Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero
– Yrityksen tai harjoittelukohteen nimi ja yhteystiedot, kuten osoitetiedot
Tiedot tallennetaan käyttäjän pääsyn mahdollistamiseksi Workseediin ja käyttäjän tunnistamiseksi, ja jotta opiskelijoiden oppimisprosessin hallinnointiin ja opiskelijoiden arviointiin liittyvät, Workseedin sisällä toteutettavat tehtävät voidaan ohjata esim. oikeille ohjaajille. Yrityksen tai harjoittelukohteen yhteystietojen avulla opettajat identifioivat harjoittelukohteen.
Workseed voi myös käsitellä käyttäjien henkilötietoja käyttäjän ilmoittaman vian tai häiriön etsimiseksi tai korjaamiseksi tai toimittaakseen käyttäjälle palveluun liittyvää asiakastukea tai palvelun kehittämiseksi. Näitä tarkoituksia varten kerätään myös tieto käyttäjien IP- osoitteista. Käsittelyn tarkoituksena on palvelun laadun, tietoturvan ja järjestelmien toimintakyvyn varmistaminen. Workseed takaa, että kyseisissä tilanteissa käyttäjien henkilötietoa ja aineistoa käsitellään luottamuksellisesti ja vain siinä määrin kuin on välttämätöntä edellä mainittujen tarkoitusten saavuttamiseksi.
Mikäli opiskelija laatii harjoittelusuunnitelman ja -sopimuksen Workseedissä, tallentuvat seuraavat tiedot:
– harjoittelun alkamispäivämäärä
– harjoittelun päättymispäivämäärä
– työtuntien määrä harjoittelussa
– opintopisteet (ECTS)
– oppimistavoitteet
– opiskelijan työtehtävät harjoittelussa
– tieto tekeekö opiskelija työsopimuksen harjoittelupaikan kanssa (kyllä/ei)
– liittyykö harjoitteluun TKI-työtä (kyllä/ei)
– jäljennös työtodistuksesta (tässä kohtaa pyydetään opiskelijaa peittämään tarpeettomat henkilötiedot)
6 Käsittelyperuste
Jamkilla on oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä, koska käsittely on tarpeen lakisääteisen tehtävän ja velvoitteen vuoksi. Oikeus voi perustua myös sopimukseen tai suostumukseen. Opetuksen järjestäminen, opintoasioiden hoitaminen sekä opetuksen ja oppimisen suunnittelu edellyttävät rekisterin olemassaoloa.
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteet saadaan Jamkin Peppi-tietojärjestelmästä, henkilöltä itseltään ja opiskelija syöttää harjoittelun ohjaajan (työelämän edustaja) tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaation nimi.
8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ja/tai kansainvälisille järjestöille.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinkäsittelijä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
Tiedot säilyvät rekisterissä niin kauan kuin opiskelijalla on opiskeluoikeus Jamkissa. Tietoja ei arkistoida erikseen. Tiedot hävitetään rekisteristä, kun opiskelijan opinto-oikeus päättyy.
11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.
12 Rekisteröidyn oikeudet
Tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Jamkin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.