Hankinnat ja kilpailutus – tietosuojaseloste

EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) (linkki ohjautuu EUR-lex sivustolle) 

Tietosuojalaki (2018/1050) (linkki ohjautuu Finlex-sivustolle) 

Päivitetty 11.2.2025 

1. Rekisterin nimi 

Hankintojen ja kilpailutusten henkilörekisteri 

2. Rekisterinpitäjä 

Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy 
PL 207, 40101 Jyväskylä 
+358 20 743 8100 

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuoja@jamk.fi 

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana 

• Rekisteristä vastaava johtaja: Hallintojohtaja 

• Prosessin omistaja: Hankinta-asiantuntijat 

• Yksikkö/Tukipalvelu: Korkeakoulupalvelut 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Jamkin toiminnan vaatimien hankintojen toteuttaminen sekä tavarantoimittaja- ja palveluntarjoajasuhteiden hoitaminen. 

Hankinta-asiakirjat, mukaan lukien tarjoukset, ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen, ei kuitenkaan toisen tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksista. Tietoja voivat käsitellä myös tilintarkastajat sekä hankkeita rahoittavien viranomaisten maksatustarkastukseen liittyvät henkilöt. 

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät 

Rekisteröidyt ryhmät: Hankintaan osallistuvat toimijat, tarjouksen jättäneet toimijat, tietopyynnön tehneet toimijat sekä Jamkin henkilöstö. 

Hankinnat: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, nimike, organisaatiotieto, mahdollisesti referenssitiedot (esimerkiksi voimassa olevat pätevöitymiset, suoritetut tutkinnot, valmistumisvuosi ja oppilaitos, työtehtävät, työnantaja ja työsuhteen ajankohta). 

Tarjouksen jättäneet: Yhteyshenkilön nimi, tehtävä, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite. Näiden lisäksi tarjouksessa nimetyistä, palvelun suorittavista henkilöistä voidaan tallentaa kussakin tarjouspyynnössä eritellyn mukaisesti esim. seuraavia: voimassa olevat pätevöitymiset, suoritetut tutkinnot, valmistumisvuosi ja oppilaitos, työtehtävät, työnantaja ja työsuhteen ajankohta. Lisäksi voidaan tallentaa asiantuntemuksen osoittavia referenssitietoja aiemmista toteutetuista palveluista. Lisäksi tarjouspyyntööntutustuneilta rekisteröidään nimi ja organisaatiotieto. 

Tietopyyntö: Nimi, sähköpostiosoite, mahdollisesti puhelinnumero ja organisaatiotieto.  

6. Käsittelyperuste 

Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu lakiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). 

Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu asialliseen yhteyteen tai sellaisen sopimuksen täytäntöönpanoon, jossa rekisteröity on osallisena. Käsittelyn perusteena on ammattikorkeakoulun oikeutettu etu silloin, kun kyseessä on liiketoiminta ja käsitellään potentiaalisten toimittajien tietoja. Henkilötiedot tallennetaan osana potentiaalisten toimittajien tarjouksia. Tarjoustiedot säilytetään rekisterinpitäjän tiedonohjaussuunnitelman mukaisen ajan, jonka jälkeen ne poistetaan. 

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f). Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu voi olla olemassa esimerkiksi, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, joka syntyy, kun rekisteröity on rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvässä suhteessa rekisterinpitäjään, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä. Esimerkiksi, kun kyseessä on liiketoiminta ja käsitellään potentiaalisten toimittajien tietoja. Henkilötiedot tallennetaan tässä vaiheessa, jotta potentiaaliseen toimittajaan voidaan olla yhteydessä ja jotta tarjouksissa ilmoitetut, tarjousten laatuun vaikuttavat seikat voidaan tarkistaa ja todentaa. 

Henkilötietoja käsitellään Jamkin yleisen tietosuojailmoituksen mukaisesti (linkki ohjautuu jamk.fi-sivustolle). 

7. Henkilötietojen käsittelijät 

Henkilötietoja käsittelevät Jamkissa hankintatoimeen osallistuvat työntekijät. 

8. Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröidyn työnantajalta tarjouksen osana, tietopyyntöinä tai julkisista lähteistä, kuten internetsivuilta tai yritystietohakemistoista. 

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Rekisteristä ei siirretä tietoja ETA-alueen ulkopuolelle. 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot. 

Jokainen käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle myönnetty. 

Henkilötietoja suojataan asianmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimin luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä. Näitä keinoja ovat mm. palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä tietoja käsittelevien huolellinen valinta. 

Järjestelmätoimittajan palvelimet sijaitsevat Jamkin tai palveluntarjoajan tiloissa. Palveluntarjoaja vastaa teknisestä ja tietoturvallisesta suojauksesta. Palveluntarjoaja voi esimerkiksi teknisissä selvityksissä joutua käsittelemään henkilötietoja. Palveluntarjoajan henkilöstö sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti, luottamuksellisesti ja vain tuottaakseen palvelua. 

Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisena eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella rekisterinpitäjän asiakkaille. 

11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit 

Rekisteriin tallennetaan vain ne hankintojen kannalta oleelliset henkilötiedot, joiden tallentaminen on asian käsittelyn kannalta tarpeellista. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen julkisten hankintojen toteuttamiseksi.  

Tietojen säilytysaika määräytyy tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Määräajan säilytettävien asiakirjojen henkilötiedot poistetaan asianmukaisesti ja tietoturvallisesti.  

Käyttäjien tietoja säilytetään järjestelmässä työsuhteen keston ajan. Käyttäjän työsuhteen päättyessä, poistetaan hänen tietonsa järjestelmästä. 

Hankintaan ja kilpailutukseen voi sisältyä luottamuksellisia tietoja tai liikesalaisuuksia, jolloin asiakirjat ovat näiltä osin salassa pidettäviä. 

12. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko 

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin. 

13. Rekisteröidyn oikeudet 

Tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Tietosuoja Jamkissa-sivulla (linkki avautuu jamk.fi-sivustolle).