Kulunvalvonta tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste – Kulunvalvonta (JAMK)

EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

1 Rekisterin nimi

Jyväskylän ammattikorkeakoulun kulunvalvontajärjestelmä, Security Expert

2 Rekisterinpitäjä
Jyväskylän Ammattikorkeakoulu oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

• Rekisteristä vastaava johtaja: Hallintojohtaja
• Rekisterin yhteyshenkilöt: Sisällöllinen pääkäyttäjä turvallisuuskoordinaattori/vahtimestarit
• Tekninen pääkäyttäjä järjestelmäsuunnittelija ICT-palvelut
etunimi.sukunimi@jamk.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jamk kerää rekisterinpitäjänä henkilöstön, opiskelijoiden ja yhteistyökumppaneiden (kiinteistönhoito, siivous, ravintola, urakoitsijat) henkilötietoja kulun-valvontajärjestelmään (Schneider Electric, Security Expert), jonka toimittaja on BLC Turva. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kulunvalvonta (aikaohjaus, ovet, kulkualueet). Kulkuoikeusohjelmalla määritellään mistä ovista kulku on sallittu ja milloin kulkuoikeudet ovat voimassa. Kulunvalvontajärjestelmän avulla henkilöiden kulkuoikeudet kohdistetaan tarkoituksenmukaisille alueille ja estetään asiaton liikkuminen ammattikorkeakoulun tiloissa.
Kulunvalvonnan tarkoituksena on myös ammattikorkeakoulun yleis-, opetus- ja laitetiloissa sijaitsevaan omaisuuteen kohdistuvien rikosten ja vahingontekojen ehkäiseminen ja aiheutettujen vahinkojen vastuukysymysten selvittäminen sekä muiden rikkomusten estäminen ja selvittäminen.

5 Rekisterin tietosisältö

Kulunvalvontaan käytettävään järjestelmään kirjautuu henkilön yksilöimiseen ja kulkuroolin myöntämiseen tarvittavat tiedot. Tietoja ovat: nimi, tehtävänimike, puhelinnumero, työsuhteen voimassaoloaika, kustannuspaikka ja esihenkilön nimi.

6 Käsittelyperuste

Lakisääteinen velvoite

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan esihenkilöltä ja hakijalta itseltään allekirjoitettavalla lomakkeella (avainhakemus).

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille tahoille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille
Kulunvalvontatietoja voidaan luovuttaa ammattikorkeakoulun sisäisen turvallisuuden valvonnan toteuttamiseen tai luovuttaa poliisille esitutkintamateriaaliksi.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Järjestelmä, mihin henkilötietoja kerätään, on suojattu salasanalla. Jokaiselle henkilötietojen käsittelyyn oikeutetulle henkilölle on luotu oma yksilöllinen salasana, jonka käyttöä on mahdollista valvoa. Avainhakemuslomakkeita säilytetään lukitussa kaapissa kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa.

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Tietoja säilytetään järjestelmässä henkilön työsuhteen keston ajan. Kulunvalvonnasta kertyvää tietoa säilytetään 5 vuotta viranomaisten suosituksen mukaan ja sen perusteena on rikosoikeudellinen vanhentumisaika.
Avaintenhallintaa varten kerättäviä avainhakemuslomakkeita säilytetään 25 vuotta, tiedonohjaussuunnitelmaan kirjattu. Lyhytaikaista hallussapitoa koskevien lomakkeiden säilytysaika on 6 vuotta (tweb).

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoihin liittyvää automatisoitua profilointia ei tehdä.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Lisätietoa tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Jamkin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.