Tietosuojaseloste Secapp

1 Rekisterin nimi
Secapp – turvallisuus- ja viestintäjärjestelmä

2 Rekisterinpitäjä
Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
PL207, 40101 Jyväskylän Ammattikorkeakoulu
+358 20 743 8100

3 Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana
Rekisterin vastaavan johtajan tai prosessin omistaja: Hallintojohtaja
Sisällöllinen pääkäyttäjä: Turvallisuuskoordinaattori, toimitilapalvelut
Tekninen pääkäyttäjä: Järjestelmäsuunnittelija, ICT- palvelut

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Secapp-järjestelmää käytetään turvallisuuteen liittyvien ryhmähälytysviestien lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Viestintäryhmiä ovat Jamkin henkilökunta, opiskelijat ja ulkoiset palveluntarjoajat. Järjestelmästä on tehty integraatio Tuudo-sovellukseen, mihin opiskelijat saavat turvallisuuteen liittyvät viestit. Opiskelijoiden henkilötietoja ei käsitellä Secapp-järjestelmässä.
Järjestelmällä on turvattu myös tiettyjen työpisteiden yksintyöskentely ja asiakaspalvelutyöskentely. Hälytyspainikkeet on asennettu henkilöiden puhelimiin ja tietokoneisiin, joilla he voivat hälyttää paikalle vahtimestaritiimin jäseniä.
Järjestelmää käytetään myös valintakokeissa valintakoevalvojien työkaluna. He voivat Secappin välityksellä pyytää apua erinäisiin tilanteisiin valintakoetilassa.

5 Rekisterin tietosisältö
Henkilötietoja käsitellään Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeen mukaisesti.
Kerättävä tietosisältö:

Nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Sijainti, kun hälytyspainike on aktivoitu. Sijaintitieto näkyy hälytyspainikkeen painalluksesta 2 tuntia karttapohjalla. Tämän tarkoituksena on auttaa hälytykseen vastaavia paikallistamaan henkilö. Edellä mainittu toiminto toimii vain, mikäli henkilö on sallinut sijaintitietojen seurannan ja hänelle on luotu järjestelmään hälytyspainike.

6 Käsittelyperuste
Lakisääteinen velvoite. Organisaation täytyy kyetä tuottamaan kriisiviestintää henkilöstölleen.

7 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilökunnan tiedot siirretään palkkajärjestelmästä. Ulkopuolisten palveluntarjojien tiedot siirretään IDM:stä.

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ja/ tai kansainvälisille järjestöille.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Palvelimet sijaitsevat palveluntarjoan tiloissa.
Palveluntarjoaja vastaa teknisestä ja tietoturvallisesta suojauksesta. Palveluntarjoaja voi esimerkiksi teknisissä selvityksissä joutua käsittelemään henkilötietoja. Palveluntarjoajan henkilöstö sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti, luottamuksellisesti ja vain tuottaakseen palvelua.
Palveluntarjoajan tietosuojaseloste https://www.secapp.fi/fi/tietosuojaseloste/

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
Palveluntarjoajan velvollisuus säilyttää tilaajan aineistoa päättyy kuudenkymmenen (60) päivän kuluttua sopimuksen päättymisestä, jonka jälkeen palveluntarjoajalla on velvollisuus kustannuksellaan tuhota tilaajan aineisto, ellei tilaaja ole tätä ennen pyytänyt aineiston palauttamista. Palvelussa käytetään JIT2015-sopimusehtoja.
Kun käyttäjä poistetaan Jamkin järjestelmistä hänen käyttäjätunnuksensa poistuu Secappista, jos samaa tunnusta ei ole yhdistetty mihinkään muuhun Secappin asiakasorganisaatioon. Kaikkea tietoa ei poisteta, vaan esimerkiksi käyttäjän muiden Jamkin käyttäjien kanssa käymiin ryhmäkeskusteluihin jäävät hänen aiemmin kirjoittamansa viestit, ja ne poistuvat tyypillisesti vasta koko asiakkuuden tietojen poiston yhteydessä.

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Ei sisälly

12 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen nojalla oikeus:
• Suostumuksen peruuttamiseen
• Pääsy omiin henkilötietoihin
• Oikeus saada virheet korjatuksi
• Oikeus kieltää suoramarkkinointi
• Oikeus vastustaa käsittelyä
• Oikeus rajoittaa käsittelyä
• Oikeus saada tiedot siirretyksi.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi pyydetään tekemään pyyntö Jamkin tietosuojavastaavalle tietosuoja@jamk.fi. Jamkin tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan lisää Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeessa ja yleisessä tietosuojaselosteessa https://www.jamk.fi/fi/jamk/tietosuoja-jamkissa