Projektinhallintajärjestelmä ja työajanseuranta (Reportronic)

EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Päivitetty 16.1.2024

1 Rekisterin nimi

2 Rekisterinpitäjä
Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

Rekisteristä vastaava johtaja tai prosessin omistaja:
Vararehtori, TKI Korkeakoulupalvelut
Sisällöllinen pääkäyttäjä: Suunnittelija Korkeakoulupalvelut/tki-palvelut
Tekninen pääkäyttäjä: Järjestelmäsuunnittelija Korkeakoulupalvelut/ict-palvelut

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään palkanmaksuun, TKI-asioihin ja tutkimukseen liittyen. Rekisteri sisältää seurantatietoja Jyväskylän ammattikorkeakoulun TKI-projekteista ja henkilöstöstä, yhteistyöosapuolista (organisaatiot ja yhteyshenkilöt) sekä projektien kustannus- ja rahoitustiedoista. Lisäksi järjestelmää käytetään henkilöstön työajanseurantaan (toteutuneiden työaikojen kirjaaminen), projektirahoittajille raportointia, kustannusten kohdistamista, tilastointia ja sivutoimisten palkanmaksua varten.

4 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Henkilötietoja käsitellään Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeen mukaisesti.
Rekisteröityjen ryhmät: Opiskelijat, Työntekijät, Yhteistyökumppanit
Opiskelijat ovat rekisteröityjä vain, jos heille tehdään järjestelmään erilliset tunnukset projektille tehtävien työtuntien kirjaukseen. Yhteistyökumppaneista tallennetaan ensisijaisesti organisaatiotieto, tarvittaessa myös henkilön tiedot (nimi ja työtehtävä).
Henkilötietoina rekisteriin voidaan tallentaa

Nimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite Jamk/muu
Organisaatio, yksikkö
Toiminimike
Esimies
Henkilönumero

Kerättävän henkilötiedon pakollisuus voi vaihdella henkilön roolista riippuen. Eniten pakollisia tietoja kerätään henkilöstöltä, mikä on lähtökohtana yllä. Lisäksi henkilöstöltä kirjataan järjestelmään järjestelmän käyttäjäryhmä, työsuhteen tyyppi (htp, opettajat, päätoiminen, sivutoiminen) sekä htp-henkilöstöltä lomaoikeustieto.

5 Käsittelyperuste
Jamkilla on oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä, koska käsittely on tarpeen lakisääteisen tehtävän ja velvoitteen vuoksi. Projektien hallinta ja työajanseuranta edellyttää rekisterin olemassaoloa.

6 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilöstön perustiedot siirtyvät henkilöstöhallinnon järjestelmästä ja loput tiedoista ylläpidetään suoraan projektinhallintajärjestelmässä. Organisaatioiden (yhteistyökumppanit) ja niiden jäsenten tietoja ylläpidetään manuaalisesti suoraan projektinhallintajärjestelmässä. Mahdollisten opiskelijakäyttäjien tiedot saadaan henkilöltä itseltään tai hänen esihenkilöltään ja ylläpidetään suoraan järjestelmässä.
Tietoja luovutetaan kolmansille tahoille seuraavasti: Henkilöstön eri toimintoihin käyttämä työaika kalenterivuosittain, joka tilastoidaan henkilöittäin Opetus- ja kulttuuriministeriölle Kota-palvelun kautta. Rahoitusehtojen mukainen raportointi rahoittajaviranomaisille (työajan käyttö).

7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ja/tai kansainvälisille järjestöille.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinkäsittelijä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Palvelimet sijaitsevat Suomessa Jamkin omassa datakeskuksessa. Liikenne palvelimelle on salattu. Tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Pääsy tietoihin on rajoitettu käyttäjäoikeusryhmittäin työtehtävän mukaisesti.

9 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
Henkilötiedot säilytetään järjestelmässä toistaiseksi työajan ja toiminnan raportointia ja seurantaa varten.

10 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.

11 Rekisteröidyn oikeudet
Tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Tietosuoja Jamkissa -sivulla.