Ilmoittautumisten käsittely

 

Jokainen Lyhytkurssiin tullut kurssi-ilmoittautuminen on käsiteltävä asianmukaisesti sekä tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla, ks. lisätietoa intrasta (vaatii käyttäjätunnuksen). Ilmoittautumisia ei siis saa jättää ”roikkumaan” vaikka koulutustapahtuman luonne ei edellyttäisikään osallistujien tarkempaa erittelyä esim. laskutusta varten.

Ilmoittautumisten käsittely etenee seuraavasti (kuvio 1):

• Tehdään kiinnitykset
  • Tarkistetaan maksajatieto
  • Kiinnitetään ilmoittautumiseen henkilö, työnantaja ja maksaja
• Hyväksytään kurssille
  • Lähetetään asiakkaille sähköpostivahvistus koulutuksen toteutumisesta ja mahdollisesti muuta lisätietoa.

Ilmoittautumisten käsittelyn ohjeet löytyvät tarkemmin alempaa omien otsikoiden alta.

Tietyissä tapauksissa tarvitaan erikoisempia toimenpiteitä, kuten,

• henkilön/henkilöiden lisääminen kurssille jälkikäteen
• ryhmäilmoittautumisten käsittely
• avoimen amkin ilmoittautumiset käsitellään kuten maksuttomat koulutukset

1. Tarkistetaan mahdollinen verkkomaksu ja tehdään kiinnitykset

Lyhytkurssin hallinnan pääsivulla näkyy keltaisessa laatikossa kaikkien kurssien käsittelemättömien ilmoittautumisten määrä (kuvio 2). Klikkaamalla laatikon linkkiä avautuu lista, josta valitaan haluttu kurssi. Ilmoittautumisten käsittely avautuu uuteen selainikkunaan.

Ilmoittautumiset, jotka pitää kiinnittää, näkyvät ”Käsittelemättömät” -otsikon alla.

Ensimmäisessä vaiheessa sinun tulee tarkistaa, että verkkomaksu on asiallisesti maksettu (mikäli kurssille on verkkomaksu ollut sallittuna vaihtoehtona). Sen näet Maksaja-sarakkeesta (kuvio 3). Vihreä verkkomaksu-kenttä tarkoittaa onnistunutta maksua. Jos taas kenttä on punainen tai harmaa, on maksaminen jäänyt kesken tai ilmoittautujalle on tullut muita maksamiseen liittyviä ongelmia (esim. maksettavia tuotteita ei ole ollut valittavana).

Klikkaamalla Verkkomaksu- tai rivin lopussa näkyvää Tuotteet-linkkiä voit nähdä tarkemmat maksutiedot.

Kiinnitysten tekemisessä on kaksi menetelmää: tavallinen kiinnitys ja pikakiinnitys. Pikakiinnitys on nimensä mukaisesti nopeampi tapa tehdä tarvittavat kiinnitykset. Pikakiinnitystä voidaan käyttää, jos:

• henkilön tietoja ei ennestään ole tallennettuna järjestelmään
• työnantajayrityksestä ei ole järjestelmässä tietoja useammin kuin yhteen kertaan (tietoja samasta yrityksestä voi olla useampaan kertaan esim. eri osastojen/yksiköiden takia tai joku on epähuomiossa luonut yrityksen toiseen kertaan ilmoittautumisia kiinnittäessään)

Ilmoittautumisia käsitellessä pikakiinnitys tehdään yksinkertaisesti klikkaamalla ”Pikakiinnitys” -painiketta (jos pikakiinnitystä ei ole mahdollista tehdä, nappi ei ole käytettävissä). Pikakiinnityksen onnistuttua voidaan siirtyä suoraan kohtaan 3 eli hyväksytään osallistujat kurssille.

Jos pikakiinnitys ei ole mahdollinen, täytyy kiinnitykset tehdä ”käsin”. Tällöin kiinnitysten tekemisessä voi tapauksesta riippuen olla 1-3 vaihetta: henkilön, työnantajan ja maksajan kiinnitys. Kiinnitysten teko aloitetaan painamalla ”Kiinnitä” -painiketta.

Henkilön kiinnitys. Taulukossa näkyy ilmoittautuneesta ensimmäiseksi ne tiedot, jotka hän on syöttänyt ilmoittautumislomakkeeseen. Seuraavilla riveillä näkyvät henkilörekisteristä löytyneet vastaavat tiedot. Vaihtoehtoina on:

• Kiinnitä valittu henkilö. = kiinnitetään henkilörekisteristä löytynyt henkilö ja korvataan ilmoittautumislomakkeen tiedot
• Kiinnitä valittu henkilö ja päivitä tiedot lomakkeelta. = kiinnitetään henkilörekisteristä löytynyt henkilö ja päivitetään ilmoittautumislomakkeella annetut tiedot rekisteriin
• Hae henkilörekisteristä. = haetaan kokonaan toinen henkilö henkilörekisteristä (harvoin tarpeen)
• Luo uusi henkilö ilmoittautujan tiedoilla. = luodaan henkilörekisteriin kokonaan uusi henkilö

Jos ilmoittautuneesta henkilöstä ei ennestään löydy tietoja henkilörekisteristä, valittavissa ovat ainoastaan vaihtoehdot ”Hae henkilörekisteristä” tai ”Luo uusi henkilö ilmoittautujan tiedoilla”. Käytännössä useimmissa tapauksissa luodaan uusi henkilö rekisteriin.

Henkilö tallennetaan rekisteriin ja sen jälkeen henkilörekisterin kautta kiinnitetään henkilö kurssille Poimi henkilö -painikkeella (kuvio 4).

Työnantajan/yrityksen kiinnitys. Työnantajan kiinnitys tehdään saman logiikan mukaan kuin yllä kuvattu henkilön kiinnitys.

Huom. Ethän tee Lyhytkurssista jo löytyvälle yritykselle uutta asiakastietoa (=luo uusi yritys ilmoittautujan tiedoilla). Tämä tekee myös maksajalle uuden asiakasnumeron laskusiirrossa ja myös meidän reskontraan syntyy uusi asiakas! Eli etsi listalta oikea asiakas ja käytä sitä (=kiinnitä valittu yritys työnantajaksi tai kiinnitä valittu yritys ja päivitä tiedot lomakkeelta). Ole huolellinen, jos päivität tietoja lomakkeelta, sillä myös mm. yrityksen nimi- ja verkkolaskuosoite-tiedot päivittyvät.

• Voit etsiä yrityksen laskutus- ja osastotietoja osoitteesta: https://www.verkkolaskuosoite.fi.
• Jos lasku lähetetään paperilaskuna, osoitteena tulee olla yrityksen postiosoite. Tämän voit tarkistaa yrityksen nettisivuilta.

Maksajan kiinnitys. Useimmissa tapauksissa järjestelmä osaa automaattisesti kiinnittää maksajatiedon ilmoittautumiseen. Erikseen tämä täytyy tehdä ainoastaan silloin kun ilmoittautumislomakkeella on valittu ”muu maksaja”. Jos kiinnitys tarvitsee tehdä, tehdään se saman logiikan mukaan kuin henkilön ja työnantajan kiinnitys.

Kun kaikki kiinnitykset on onnistuneesti tehty, pitäisi ilmoittautumisen kaikkien kohtien näkyä vihreällä taustavärillä. Kun kaikki on valmista, voi palata edelliseen ruutuun ”Palaa” -nappia painamalla.

 2. Hyväksytään kurssille

Ilmoittautumisten käsittelyn viimeisessä vaiheessa ilmoittautunut hyväksytään kurssille. Tämä tehdään yksinkertaisesti valitsemalla ilmoittautuminen (rasti ruutuun rivin vasemmassa reunassa) ja klikkaamalla ”Hyväksy valitut kurssille”. Tämän jälkeen avautuvalla sivulla voidaan lähettää hyväksytyille viesti. Viestiin on mahdollista lisätä liitetiedostoja (esim. pysäköintiohje, oheismateriaalia tms.) Liitteen suurin sallittu koko on 2Mt.

Kun kaikki on valmista, ilmoittautuminen on siirtynyt ilmoittautumisten käsittelysivulla otsikon ”Hyväksytyt” alle.

HUOM! Jos ilmoittautuminen selkeästi hylätään syystä tai toisesta (esim. Aku Ankka ilmoittautunut koulutukseen) voidaan ilmoittautuminen luonnollisesti hylätä tekemättä kiinnityksiä yms. toimenpiteitä. Mikäli kyseessä on oikea ihminen, muista olla yhteydessä asiakkaaseen ja kertoa hylkäämisen syy.