Opiskelijatietojen siirto Peppiin

Opiskelijatietojen siirron yhteydessä viedään Peppiin henkilötiedot (opintojakso yms. tiedot eivät siirry).

Huomioi ennen siirtoa:

• Sinulla tulee olla käyttöoikeus Pepin korkeakoulun työpöydälle.
• Siirrettävien opiskelijoiden ilmoittautumisten tulee olla käsitelty ja heidät tulee olla hyväksytty kurssille
• Opiskelijoiden tietojen tulee olla kunnossa  ja tarkistettu (mm. henkilö-, osoite- ja puhelinnumerotiedot) ennen siirtoa, sillä siirron jälkeen heille lähtee muodostumaan Pepin kautta tunnukset, sähköpostit  jne. Virheiden korjaaminen on siis helpointa tehdä jo Lyhytkurssissa.
• Jos hetu on väärin, siirto Peppiin ei onnistu. Ulkomaisilla opiskelijoilla riittää syntymäaika ja sähköposti, kaikilla suomalaisilla opiskelijoilla on oltava hetu kokonaisuudessaan ja oikeassa muodossa.
• Jos tuodaan (ulkomaiset opiskelijat) vain syntymäaika, Lyhytkurssi osaa muokata vain seuraavissa muodoissa syötetyt syntymäajat ”ITU-muotoon” (ITU-muoto: vvvv-kk-pp):
  • 12.4.1999
  • 12.04.1999
  • 12-04-1999
  • 12/4/2000
  • 120400
• ITU antaa siis virheilmoituksen, jos syntymäaika on syötetty lomakkeelle jossain muussa muodossa. Nämä on korjattava joko tiedostoon tai Lyhytkurssiin oikeiksi ennen siirtoa.
• Kaikissa lomakkeissa (esim. Summer school) ei kysytä äidinkieltä. Tämä on ITU-siirrossa kuitenkin pakollinen tieto. Tieto määritellään näissä tapauksissa henkilön Kansalaisuus-kentästä seuraavalla tavalla. Jos kansalaisuus on
  • Suomi > kieli suomi
  • Ruotsi > kieli ruotsi
  • Venäjä > kieli venäjä
  • Viro > kieli viro
  • Somali > kieli somali
  • Britannia > kieli englanti
  • jokin muu kansalaisuus > kieli muu
• Pepistä täytyy löytyä sekä Peppi-mallipohja että toteutus, jolle opiskelijat tuodaan. Mallipohjat tilataan erikseen Helpdeskin kautta.

Opiskelijatietojen siirto vaihe vaiheelta (ITU-palvelu)

1. Tee ilmoittautumisten kiinnitykset ja hyväksy ilmoittautuneet kurssille.
   • HUOM. kaikilla lomakkeilla ei kysytä kotikuntaa (esim. Summer School -lomakkeella). Tieto on kuitenkin siirrossa pakollinen. Tarkista kiinnityksen yhteydessä, että henkilötietojen Sijaintikunta-kentässä on kotikuntatieto. Ulkomaisilla henkilöillä kentässä tulee olla ”A Foreign country / Ulkomaat”.
2. Valitse ilmoittautumisnäkymän yläosasta (kurssin linkki) käsiteltävänä oleva kurssi auki.
3. Kurssitietojen ylläpitoikkunassa paina ruudun yläreunasta Peppi-siirto -painiketta. Siirtotoiminnon ikkuna aukeaa. Peppi-siirto hakee listalle kaikki ko. kurssille hyväksytyt henkilöt.
4. Valitse listalta siirrettävät opiskelijat.
5. Klikkaa sivun alaosassa näkyvää Peppiin -painiketta ja tallenna näin aukeava tiedosto haluamaasi paikkaan (C:/Temp on suositeltu kansio, koska tiedot poistetaan sieltä automaattisesti) (kuvio 1).
   
   Kuvio 1. Peppiin-painike Lyhkissä
   
6. Tarkista, että tallennettu tiedosto on oikeaa muotoa (kuvio 2).
   
   
   Kuvio 2. Oikea tiedostomuoto
   
7. Jos tiedostosta pitää poistaa opiskelijoita, tee se tässä vaiheessa.
8. Kirjaudu Peppiin ja mene Korkeakoulupalveluiden työpöydälle.
9. Valitse ylävalikosta Opiskelijat -> ITU – ilmoittautumisten tuonti -välilehti.
10. Klikkaa Lisää opiskelijoita -painiketta.
11. ITU avaa ikkunan, jossa määritellään mallipohja ja toteutus sekä tuodaan Lyhytkurssista otettu tiedosto pudotuskenttään (kuvio 3).
    
    Kuvio 3. ITU – opiskelijoiden tuonti -ikkuna
    
12. Hae nyt tilaamasi mallipohja alasvetovalikosta kirjoittamalla kenttään mallipohjan tunnus tai nimi. Hae Peppiin luotu toteutus tai toteutukset samalla tavalla.
13. Raahaa tiedosto pudotuskenttään tai klikkaa Valitse tiedostot -painiketta ja etsi tiedosto koneeltasi.
14. Klikkaa lopuksi Tuo opiskelijat -painiketta.
15. ITU-palvelu ”päättää” luodaanko uusi opiskeluoikeus vai päivitetäänkö olemassa olevaa. Tämän se tekee sille luotujen ns. sääntöjen avulla.
16. Jos siirto onnistui, ITU näyttää Opiskelijoiden tuonti -ikkunan (kuvio 4).
    Kuvio 4. Tuodut opiskelijat
    
17. Klikkaa nyt Näytä uudet ja muutetut -painiketta. Siirto on valmis.
18. Jos siirto epäonnistui, ITU-palvelu ilmoittaa siitä punaisessa ikkunassa, eikä tee tällöin siirtoa (kuvio 5). Virheet johtuvat esim. tiedostossa olevista puutteista. Korjaa tiedosto tai poista mahdolliset virheelliset rivit ja tuo tiedosto sen jälkeen uudelleen Peppiin.
    Kuvio 5. Virhe opiskelijoiden tuonnissa
    
19. Tarkista, että kaikille täydennyskoulutusopiskelijoille on tullut mallipohjan mukana Peppiin ryhmätiedoksi ”EIVIRTA”, koska näitä opiskelijoita ei ole tarkoitus siirtää valtakunnalliseen Virta-järjestelmään (kuvio 6). Jos ei ole tullut, tee se seuraavasti.
    1. Valitse ylävalikosta Opiskelijat -> Opiskelijahallinta.
    2. Etsi joko yksittäinen opiskelija esim. nimellä tai koko ryhmän opiskelijat kerralla käyttäen rakenteista hakua. Katso ohjeet Peppi-ohjeista -> Opiskelijahallinto -> Opiskelijahallinta -> Opiskeluoikeushaku.
    3. Valitse valikosta vasemmalta  Opiskelutiedot.
    4. Klikkaa Ryhmät-kentän oikeassa reunassa olevaa Aseta ryhmät -painiketta.
    5. Valitse näin aukean ikkunan Ryhmät-kenttään ryhmäksi EIVIRTA ja klikkaa Tallenna.
       Kuvio 6. EIVIRTA -ryhmän merkitseminen opiskelijalle
       
       

       HUOM. Muista poistaa tiedosto koneeltasi tai verkkolevyltä tietosuojasyistä.