Sähköposti ilmoittautumisen käsittelyn yhteydessä

Ilmoittautujalle voidaan lähettää sähköpostia heti ilmoittautumisen käsittelyn yhteydessä:

• kuittaus, kun ilmoittautuminen kuitataan saapuneeksi
• vahvistus hyväksymisestä tai hylkäämisestä.

HUOM. Viestintälokiin kirjautuvat vain sellaiset viestit, jotka on lähetetty sen jälkeen, kun henkilön kiinnittäminen on tehty.

Näissä viesteissä käytetään valmiita viestipohjia. Ilmoittautujalle voi tarvittaessa lähettää myös vapaamuotoisia viestejä.

1. Valitse haluamasi ilmoittautumiset (tai kaikki klikkaamalla ruutua ilmoittautujataulukon vasemmassa ylänurkassa). Klikkaa Hyväksy valitut kurssille / Hylkää valitut kurssilta -painiketta (kuvio 1).
2. Valitse oikea viestipohja ja kieli (kuvio 2). Klikkaa Hyväksy ilmoittautumiset ja siirry kutsujen lähetykseen -painiketta (tai jos olet hylkäämässä henkilöitä painike on Hylkää ilmoittautumiset ja siirry ….). Huom. Voit vaihtaa kutsupohjan kielen rivin lopussa olevasta Kieli-valikosta.
3. Viestinlähetysnäkymässä tarkista, että vastaanottajien tiedot ovat oikein (kuvio 3).
   • Viestin voi tarvittaessa lähettää myös tiedoksi (CC) esim. koulutuksen vastuuopettajalle
   • Tarkista, että lähettäjän sähköpostiosoite (oma osoitteesi) on oikein. Tämä haetaan automaattisesti, jos olet määritellyt tiedon omiin henkilötietoihisi. Muussa tapauksessa osoite pitää täydentää itse
   • Viestiin voi lisätä myös liitteitä. Muista kohtuus, laajat ja tiedostokooltaan suuret materiaalit on syytä jakaa muuta kautta kuin sähköpostilla!
   • Suositeltavaa on, että että ilmoitusta (=edellisessä näytössä valittu viestipohja) ei liitetä viestiin vaan että se on tekstimuodossa saateosion jälkeen.
   • Tarkista, että Liitä kurssiohjelma mukaan viestiin ei ole valittuna.
   • Viestiin voi kirjoittaa vapaamuotoisen saatteen tarpeen vaatiessa. Tämä näkyy viestin alussa ennen viestipohjassa valittua varsinaista tekstiä.
4. Kun kaikki on valmista, paina Lähetä -painiketta. Ohjelma antaa kuittauksen onnistuneesta viestinlähetyksestä (kuvio 4).