Tietosuojaseloste – Kilpailutus- ja pienhankinta Cloudia

Tietosuoja-asetus 2016/679

Päivitetty 26.6.2024

Rekisterinpitäjä Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Prosessin omistaja: hallintojohtaja, Korkeakoulupalvelut-yksikkö
Sisällöllinen pääkäyttäjä: hankinta-asiantuntijat, tiedonhallinnan asiantuntija
Tekninen pääkäyttäjä: järjestelmäsuunnittelija ICT-palvelut

etunimi.sukunimi@jamk.fi

Rekisterin tiedot ja rekisteröidyt ryhmät

Jamk kerää rekisterinpitäjänä henkilötietoja, talouspalveluissa ja hallintopalveluissa, julkisiin hankintoihin ja sopimustenhallintaan liittyen Cloudia-järjestelmään. Toimittaja on Cloudia Oy (palveluntarjoaja). Palveluntarjoajan tietosuojaseloste https://cloudia.com/fi.yksityisyydensuoja/
ja henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus liite 7.1 puitesopimus T/4776/31082020.

Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite Jamk ja muu
organisaatio, yksikkö
kustannuspaikka, toiminto, toiminimike
työkokemus, koulutustieto

Rekisteröidyt ryhmät: 1) asiakkaat, 2) työntekijät, 3) yhteistyökumppanit

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Jamk kerää ja käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja suorittaakseen asianhallintaan ja hankintatoimeen liittyviä toimenpiteitä. Henkilötietoja käsitellään lakisääteisen tehtävän (hankintalaki ja muut erityislait) sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla. Henkilötietoja käsitellään Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeen ja yleisen tietosuojaselosteen https://www.jamk.fi/fi/jamk/tietosuoja-jamkissa mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Jamkissa asianhallintaan ja hankintatoimeen osallistuvat työntekijät.

Tietolähteet

Tietolähteenä ovat Tarjouspalvelu.fi sekä kilpailutukseen osallistuvat ja sopimuskumppanit itse.
Rajoitetussa menettelyssä Jamk selvittää tiedot julkisista kanavista.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin tallennetaan vain ne sopimuksen ja kilpailutuksen kannalta oleelliset henkilötiedot, joiden tallentaminen on asian käsittelyn kannalta tarpeellista.

Pitkään ja pysyvästi säilytettävät tiedot siirretään Jamkin asianhallintaan, jossa niitä säilytetään tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Käyttäjien tietoja säilytetään järjestelmässä työsuhteen keston ajan. Käyttäjän työsuhteen päättyessä, poistetaan hänen tietonsa järjestelmästä.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen nojalla oikeus:

Suostumuksen peruuttamiseen
Pääsy omiin henkilötietoihin
Oikeus saada virheet korjatuksi
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Oikeus vastustaa käsittelyä
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Oikeus saada tiedot siirretyksi.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi pyydetään tekemään pyyntö Jamkin tietosuojavastaavalle tietosuoja@jamk.fi. Jamkin tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan lisää Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeessa ja yleisessä tietosuojaselosteessa https://www.jamk.fi/fi/jamk/tietosuoja-jamkissa

Tietoturva ja rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmään kirjaudutaan Jamkin henkilökohtaisella kirjautumistunnuksella.

Järjestelmässä henkilötietoja suojataan asianmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimin luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä. Näitä keinoja ovat mm. palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä tietoja käsittelevien huolellinen valinta.

Palvelimet sijaitsevat Cloudia Oyn tiloissa.

Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisena eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella rekisterinpitäjän asiakkaille.

Palveluntarjoaja vastaa teknisestä ja tietoturvallisesta suojauksesta. Palveluntarjoaja voi esimerkiksi teknisissä selvityksissä joutua käsittelemään henkilötietoja. Palveluntarjoajan henkilöstö sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti, luottamuksellisesti ja vain tuottaakseen palvelua.

Tietojensiirto

Henkilötietoja tallennetaan vain EU- ja ETA-alueella ja käsitellään vain EU- ja ETA-alueella. Tietojensiirtoa EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle voi tapahtua vain viranomaisvaatimuksen niin pakottaessa. Tällöin palveluntarjoaja huolehtii, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti ja asetuksen mukainen käsittely on sovittu asetuksen vaatimin tietojenkäsittelysopimuksin.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin henkilötietoihin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.