Tietosuojaseloste matkustuksenhallinta

Matkatoimistopalvelut Amex GBT Egencia(online-varausjärjestelmä: NEO)

Tietosuoja-asetus (2016/679)

Päivitetty 2.9.2025

1 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100
Palveluntarjoajan/järjestelmätoimittajan tietosuojaseloste (linkki ohjautuu Amex GBT Egencian sivustolle).

2 Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisteristä vastaava johtaja: Hallintojohtaja

Prosessin omistaja: Hankinta-asiantuntijat

Yksikkö/Tukipalvelu: Korkeakoulupalvelut

Yhteystiedot: etunimi.sukunimi@jamk.fi

3 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteröityjen ryhmät: Työntekijät, Jamkin vieraat
Henkilötietoina rekisteriin voidaan tallentaa työmatkojen suunnittelun sekä varaamisen vuoksi:

Nimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite Jamk
Organisaatio, kustannuspaikka, henkilön id-numero Jamk järjestelmästä
Sukupuoli

Lisäksi henkilön on syötettävä itse oma syntymäaikansa sekä tarkistettava että nimitiedot ovat kuin passissa. Lisäksi tarvittaessa matkustaja syöttää maksukorttinsa tiedot
järjestelmään.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Henkilötietoja käsitellään työmatkustukseen liittyen. Sisältää seurantatietoja Jyväskylän ammattikorkeakoulun työmatkustuksesta.
Jamkilla on oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä, koska käsittely on tarpeen lakisääteisen tehtävän ja velvoitteen vuoksi. Työmatkustuksen mahdollistaminen edellyttää rekisterin olemassaoloa. Jamkin yksiköiden matkavastaavilla on pääsy pääkäyttäjien lisäksi matkustajatietoihin työtehtäviensä vuoksi.

5 Tietolähteet

Henkilöstön perustiedot siirtyvät henkilöstönhallinnon palkkajärjestelmästä IDM järjestelmän kautta ja loput tiedoista ylläpidetään suoraan matkatoimiston järjestelmässä.
Vierasmatkustajien tietoja ylläpidetään käsin matkatoimiston järjestelmässä ns. yksiköiden matkayhteyshenkilöiden toimesta. Vierasmatkustajien tiedot saadaan
henkilöltä itseltään tai hänen Jamkin yhteyshenkilöltään ja ylläpidetään suoraan järjestelmässä.

6 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Palveluntuottajalla (Amex GBT Egencia) on oikeus käsitellä matkustaja-, varaus- ja matkustustietoja ainoastaan Euroopan talousalueella ja maissa, joiden osalta komissio on tehnyt vastaavuuspäätöksen tietosuoja-asetuksen 45 artiklan perusteella (ml. Yhdysvallat sopimuksen tekohetkellä). Puitesopimuksen tekohetkellä (2/2024) palveluntuottaja säilyttää ja käsittelee matkustaja-, varaus- ja matkustustietoja seuraavissa maantieteellisissä sijainneissa: Ranska, Saksa ja Yhdysvallat. Tässä tarkoitetuksi käsittelyksi katsotaan myös henkilötietoihin pääsy esimerkiksi hallinta- tai valvontayhteyden välityksellä.

7 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinkäsittelijä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8 Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötiedot säilytetään järjestelmässä toistaiseksi työsuhteen keston ajan ja tämän jälkeen
tunnus passivoidaan. 30 päivää passivoinnin jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä.

9 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan
Tietosuoja Jamkissa-sivulla (linkki ohjautuu Jamkin tietosuoja-sivustolle).