Tietosuojaseloste kalustonhallintajärjestelmä

Tietosuoja-asetus 2016/679

Päivitetty 7.11.2022

1. Rekisterinpitäjä

Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy

PL 207, 40101 Jyväskylä

+358 20 743 8100

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Prosessin omistaja: hallintojohtaja

Sisällöllinen pääkäyttäjä: turvallisuuskoordinaattori, toimitilapalvelut

Tekninen pääkäyttäjä: järjestelmäsuunnittelija, ICT-palvelut

etunimi.sukunimi@jamk.fi

3. Rekisterin tiedot

Jamk kerää rekisterinpitäjänä henkilötietoja Trail -kalustonhallintajärjestelmään (pilvipalvelu). Järjestelmän toimittaja ja henkilötietojen käsittelijä on Trail Systems Oy, jonka kanssa on laadittu käyttöpalvelusopimus tietosuojaliitteineen.

Kalustonhallinnan järjestelmän tarkoituksena on ylläpitää Jamkin kalustoa vakuuttamisen ja lainaamisen näkökulmasta. Järjestelmästä saadaan tietoa Jamkin kalustosta ja laitekannasta. Jokaisessa Jamkin yksikössä on pääkäyttäjät, jotka lisäävät tietoa järjestelmään. Henkilökunta (lukuoikeudet) kirjautuu Azure-AD:n kautta järjestelmään.

Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

nimi
puhelinnumero
sähköpostiosoite Jamk
yksikkö
kustannuspaikka
käyttäjätunnus
IP-osoite

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet, rekisteröityjen ryhmät

Jamk kerää ja käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja suorittaakseen kalustonhallintaan, vakuuttamiseen, laitteiden lainaukseen ja käyttöikään liittyviä toimenpiteitä. Henkilötietoja käsitellään Jamkin lakisääteisen tehtävän (Ammattikorkeakoululaki 932/2014) suorittamista varten sekä oikeutetun edun (työsuhde) nojalla. Henkilötietoja käsitellään Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeen ja yleisen tietosuojaselosteen https://www.jamk.fi/fi/jamk/tietosuoja-jamkissa mukaisesti.

Rekisteröityjen ryhmät:

Jamkin työntekijät

Jamkin opiskelijat

5. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Jamkissa pääkäyttäjät. Käyttöoikeuksien hallinnointi on keskitetty. Palvelusta ei synny manuaalista tietoaineistoa.

Henkilötietojen käsittelyä ei ole ulkoistettu.

6. Tietolähteet

Säännönmukaisena tietolähteenä on Azure – AD -käyttäjähakemisto sekä henkilö itse antamalla henkilötietoja.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään työsuhteen voimassaolon ajan. Työsuhteen päätyttyä pääkäyttäjä poistaa kohtuullisessa ajassa ne henkilötiedot, joita voimassa olevan lainsäädännön vuoksi ei ole perusteltua säilyttää.

8. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen nojalla oikeus:

Suostumuksen peruuttamiseen
Pääsy omiin henkilötietoihin
Oikeus saada virheet korjatuksi
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Oikeus vastustaa käsittelyä
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Oikeus saada tiedot siirretyksi.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi pyydetään tekemään pyyntö Jamkin tietosuojavastaavalle tietosuoja@jamk.fi. Jamkin tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan lisää Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeessa ja yleisessä tietosuojaselosteessa https://www.jamk.fi/fi/jamk/tietosuoja-jamkissa

9. Tietoturva

Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisena eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työssään tarvitseville. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

10. Tietojensiirto

Henkilötietoja tallennetaan vain EU- ja ETA-alueella ja käsitellään vain EU- ja ETA-alueella.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin henkilötietoihin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.