Tietosuojaseloste tilavarausjärjestelmä

Tietosuoja-asetus 2016/679

1 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

2 Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Rekisteristä vastaava johtaja: hallintojohtaja
Rekisteristä vastaavan prosessin omistaja: palvelupäällikkö
Sisällöllinen pääkäyttäjä: suunnittelija, toimitilapalvelut
Tekninen pääkäyttäjä: järjestelmäsuunnittelija, ICT-palvelut

etunimi.sukunimi@jamk.fi

3 Rekisterin tiedot

Jamk kerää rekisterinpitäjänä henkilötietoja Pepin resurssien suunnitteluun ja varausjärjestelmään. Palvelu on osa Pepin opintohallintojärjestelmää.

Tiloja varaamalla hoidetaan opetuksen järjestäminen sekä muiden ammattikorkeakoulun toimintaan liittyvien tilojen varaus. Varauksia voi tehdä kolmella eri statuksella. Opetuksen suunnitteluvaiheessa varausten tiedot näkevät vain lukujärjestyksen tekijät ja ylläpitäjät. Opettajat näkevät varaukset seuraavassa vaiheessa. Julkaistut eli valmiit varaukset näkevät kaikki kirjautuneet käyttäjät. Järjestelmästä saadaan tietoa tilojen varaamisesta sekä siitä, kuinka eri ryhmien ja opettajien lukujärjestykset menevät. Yksiöiden lukujärjestyssuunnittelijat tekevät opetukseen liittyvät varaukset. Henkilökunnalla on rajatut varausoikeudet, samaten opiskelijoilla. Järjestelmään kirjaudutaan ja oikeudet tulevat Jamkin käyttäjähallinnasta.

Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

varauksen tekijän nimi
sen nimi, kenelle varaus on tehty

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet, rekisteröityjen ryhmät

Käsittelyn tarkoituksena on tilojen varaaminen ja opetuksen järjestäminen

Jamk kerää ja käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja tilojen varaamiseen ja opetukseen liittyvissä tehtävissä. Henkilötietoja käsitellään Jamkin lakisääteisen tehtävän (Ammattikorkeakoululaki 932/2014) suorittamista varten sekä oikeutetun edun (työsuhde) nojalla. Henkilötietoja käsitellään Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeen ja yleisen tietosuojaselosteen https://www.jamk.fi/fi/jamk/tietosuoja-jamkissa mukaisesti.

Tilojen varaamisen yhteydessä näkyy varauksen tehneen nimi sekä kenelle varaus on tehty. Opetukseen liittyvissä varauksissa näkyy opettaja(t) ja ryhmä(t), joille varaus on tehty. Varaustiedot näkevät ainoastaan kirjautuneet käyttäjät. Varauksia voivat tehdä niin henkilökunta kuin opiskelijat sekä osa palveluntuottajista, esimerkiksi siivouspalvelut.

Varauskalentereita voivat katsoa kirjautuneet käyttäjät niin tilojen, henkilöiden, ryhmien sekä toteutusten näkökulmasta. Varauksella näkyvät edellä mainitut tiedot sekä varauksen tekijän nimi.

Rekisteröityjen ryhmät:
Jamkin työntekijät
Jamkin opiskelijat
Tiloja varaavat tai varauksia työtehtävien hoitamiseen tarvitsevat palveluntuottajat, esimerkiksi siivous- ja ravintolapalvelut

5 Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Jamkissa pääkäyttäjät. Käyttöoikeuksien hallinnointi on keskitetty. Palvelusta ei synny manuaalista tietoaineistoa.

Henkilötietojen käsittelyä ei ole ulkoistettu.

6 Tietolähteet

Säännönmukaisena tietolähteenä on Azure AD -käyttäjähakemisto sekä henkilö itse antamalla henkilötietoja.

7 Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään työsuhteen voimassaolon ajan. Työsuhteen päätyttyä pääkäyttäjä poistaa kohtuullisessa ajassa ne henkilötiedot, joita voimassa olevan lainsäädännön vuoksi ei ole perusteltua säilyttää.

8 Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen nojalla oikeus:

Suostumuksen peruuttamiseen
Pääsy omiin henkilötietoihin
Oikeus saada virheet korjatuksi
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Oikeus vastustaa käsittelyä
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Oikeus saada tiedot siirretyksi.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi pyydetään tekemään pyyntö Jamkin tietosuojavastaavalle tietosuoja@jamk.fi. Jamkin tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan lisää Jamkin henkilötietojen käsittelyohjeessa ja yleisessä tietosuojaselosteessa https://www.jamk.fi/fi/jamk/tietosuoja-jamkissa

9 Tietoturva

Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisena eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työssään tarvitseville. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

10 Tietojensiirto

Henkilötietoja tallennetaan vain EU- ja ETA-alueella ja käsitellään vain EU- ja ETA-alueella.

11 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin henkilötietoihin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.