Asian avaaminen sähköpostista

Outlook -sähköpostista on mahdollista tehdä suoraan tallennuksia Twebiin. Tweb-järjestelmään tallennukseen liittyvät toiminnot on sijoitettu sähköpostin Apuohjelmat-välilehdelle.

Jotta voit kirjata asian Twebiin, sinulla tulee olla määritettynä jokin tehtävä tai prosessi, johon sinulle on annettu kirjaajan oikeudet. Peruskäyttäjällä ei ole kirjaajan oikeuksia.

Asentaminen – Tweb Apila

Jos sähköpostissasi ei ole Apuohjelmat -välilehteä, tulee sinun asentaa Twebin Office-lisäosa työpöytäsi Software Centerin kautta (Tweb -Apila). Etätyöpöydälle asennus on tehty jo valmiiksi.

Huom! Tämäkin toiminto on käytettävissä vain Jamkin sisäverkossa tai työmatkalla remote-etäyhteyden kautta.

Kun käytät apuohjelmaa ensimmäisen kerran, järjestelmä saattaa vaatia kirjautumista Jamkin verkkotunnuksilla.

Asian avaaminen

• Avaa Outlook -sähköpostisi ja valitse sähköpostiviesti, josta haluat avata asian asianhallintaan (Tweb).
• Napsauta Apuohjelmat-välilehdeltä Avaa uusi asia–painiketta. Apuohjelma saattaa ensimmäisellä kerralla pyytää sinua kirjautumaan Jamkin verkkotunnuksilla

• Anna asialle nimi Nimike-kohtaan. Oletuksena sovellus tarjoaa sähköpostiviestin aihetta, mutta tämä kannattaa muuttaa ja lisätä (Jamk/Yksikkö)- tieto loppuun. Asian nimen tulee olla sellainen, että se kuvastaa koko prosessia, ei yksittäistä asiakirjaa. Toistuvista kokouksista tai palavereista ei avata asiaa:

Hassujen hattujen hankinta (Jamk/ICT-palvelut)

Lausuntopyyntö avantouinnin opetusohjelman muuttamisesta (Jamk)

• Valitse Asiaryhmä joko Viimeksi käytetyt–valikosta tai koko TOS-rakenteesta (Hae asiaryhmä). Toimeksiantaja– tieto on pakollinen. Kenttään merkitään aina yrityksen tai viranomaisen koko nimi. Lyhenteen voi lisätä  nimen loppuun.

• Napsauta Avaa ja kirjaa asia –painiketta.  Saat ilmoituksen, jossa kerrotaan millä asianumerolla asia on avattu Twebiin.

• Voit halutessasi tiedottaa sähköpostin lähettäjää avatusta asiasta.  Voit muokata viestiä ennen lähettämistä. Sähköpostiviestin voi myös jättää lähettämättä Ohita-painikkeella.

Sähköpostiviestin ja liitteen tallentaminen asian avauksen yhteydessä

Voit jatkaa tallentamalla sähköpostiviestin ja siihen liittyvän liitteen Twebiin:

• Tallenna asiakirjat yksittäisinä – toiminnolla kukin asiakirja viedään asialle omana asiakirjanaan
• Tallenna asiakirjat nippuna – toiminnolla asiakirjat viedään kaikki omina asiakirjoinaan Twebiin, mutta ne sidotaan automaattisesti toisiinsa pääasiakirjaksi ja siihen liittyviksi liitteiksi asialle.

Valitse Asiakirjatyyppi niille asiakirjoille, jotka haluat viedä Twebiin. Asiakirjaa, jolle ei ole asiakirjatyyppiä valittu, ei tallenneta Twebiin.

Nimeä asiakirja Nimike -kohtaan. Oletuksena sovellus ehdottaa sähköpostiviestistä tehtävään asiakirjaan sähköpostin aihetta ja   liitetiedostosta luotavalle asiakirjalle nimeksi liitetiedoston nimeä.

Katso lisää Jamkin asiakirjan nimeämiskäytänteistä täältä.

Avatun asian käsittelyä voit jatkaa Twebissä. Sähköpostista on myös mahdollista liittää asiakirjoja jo avatulle asialle  Apuohjelmat -välilehden kautta Liitä asiaan -toiminnolla. Huom! Otathan muistiin asian asianumeron, jotta asiakirjat tallentuvat oikealle asialle.