7 Julkinen vai salassa pidettävä?
Asia tai asiakirja on julkinen, mikäli sitä ei ole laissa määrätty salassa pidettäväksi. Asiakirjan julkisuusarvon määrittäminen tarkoittaa siis onko asiakirja salassa pidettävä vai julkinen.
Asiakirja voi olla
- Julkinen (asianhallinnassa luettavissa kaikilla, joilla on Twebiin oikeudet)
- Salassa pidettävä (lain mukaan määritetty salassa pito perusteluineen). Pääasiakirja voi olla julkinen, mutta siihen liittyy salassa pidettäviä liitteitä. Liitteiden tekeminen on ohjeistettu ohjeen kohdassa 4.
Twebissä on määritetty asiat ja asiakirjatyypeittäin niiden julkisuusarvo perusteluineen. Kaikki julkiseksi määritellyt asiakirjat muuttuvat automaattisesti valmiiksi merkitsemisen jälkeen julkisiksi.
Vastuu asian ja asiakirjan julkisuusarvon määrittämisestä on asiakirjan laatijalla. Asian/asiakirjan julkisuusarvoa voidaan muuttaa asian-/asiakirjakortin Käyttöoikeudet-välilehdeltä.
Käyttöoikeudet voivat tulla suoraan tiedonohjausjärjestelmästä ja/tai omistaja voi lisätä käyttöoikeuksia. Käyttöoikeudet suositellaan annettavaksi ryhmälle, tai ryhmälle ja henkilölle. Vain henkilölle annettuja oikeuksia tulee välttää. Yksi henkilö voi kuulua useaan käyttäjäryhmään. Käyttäjäryhmiä voidaan hyödyntää esimerkiksi yhteisten asiakirjojen käyttöoikeuksien jaossa.
Julkisen asiakirjan voi muuttaa perustellusta syystä salassa pidettäväksi, mutta salassa pidettäväksi määritettyä asiakirjaa ei suositella muutettavaksi julkiseksi. Asiakirjojen salassapidon perusteista löydät lisää mm. seuraavista laeista ja asetuksista:
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta