Olemassa olevalle asialle liittäminen sähköpostista Apilan kautta
Pystyt liittämään sähköpostiisi saapuneen sähköpostiviestin tai liitetiedoston asianhallintaan jo aikaisemmin avatulle asialle suoraan sähköpostista käyttäen Outlookissa olevaa Tweb Apila -liitännäistä. Olemassa olevalle asialle liittäminen Apilalla edellyttää, että kyseinen asia on tilaltaan vireillä eikä ratkaistu, minkä lisäksi sinulla tulee olla Päivittäjä- tai Omistaja-tason oikeudet kyseiselle asialle joko suoraan tai Twebin käyttöoikeusryhmän kautta.
Apilan sijainti Outlook Classicissa ja New Outlookissa
Kun haluat liittää sähköpostiviestin tai sen liitetiedoston asianhallintaan jo aiemmin avatulle asialle suoraan saapuneen sähköpostin kautta Outlookissa, avaa kyseinen sähköpostiviesti luettavaksi, ja avaa sen jälkeen Apila-liitännäinen käyttämästäsi Outlook-versiosta riippuen joko yläpalkin kolmen pisteen kautta, tai suoraan sähköpostiviestin ylälaidassa ja yläpalkissa näkyvän Apila-ikonin kautta. Ensimmäisellä käyttökerralla Apila pyytää kirjautumaan Jamkin tunnuksilla ja antamaan oikeuden avata uusi ponnahdusikkuna.
Asian etsiminen Apilalla
Valitse Apilan toimintopaneelista valinta Liitä asiaan.
Valitse asetusvalikosta valinta Etsi asia, ja aseta sen jälkeen tarvittavat hakumääreet. Voit hakea asiaa sen nimikkeen perusteella, asianumerolla, asiaryhmällä/tehtäväluokalla, luontiajankohdalla sekä asialle kirjatulla toimeksiantajalla.
Saatuasi hakutulokset, voit tarkastella hakuun nousevaa asiaa avaamalla sen katsottavaksi Twebissä painamalla nuolineliö-ikonia asian nimikkeen alapuolella (1), tai siirtyä suoraan liittämään asiakirjoja kyseiselle asialle painamalla linkki-ikonia Valitse-sanan vieressä (2). Linkki-ikonia painettuasi siirryt asettamaan asialle liitettävien asiakirjojen (sähköpostiviesti + mahdolliset liitetiedostot) tiedot asianhallintaan siirtoa varten.
Asianhallintaan tuotavan asiakirjan tietojen määrittäminen Apilalla
Valitse asetusvalikosta muokattavaksi niiden asiakirjojen tiedot, jotka haluat asianhallintaan siirtää painamalla kyseisen asiakirjan kohdalla olevaa Muokkaa tietoja -painiketta. Ylimpänä valikossa on itse saapunut sähköpostiviesti, ja jos viesti sisältää liitetiedostoja, näkyy kukin liitetiedosto erillisenä valintana ylimmäisen valinnan alapuolella.
Painettuasi Muokkaa tietoja, siirryt määrittämään tallennettavan asiakirjan/asiakirjojen metatiedot. Siirtääksesi asiakirjan Outlookista asianhallintaan tulee sinun antaa asiakirjalle seuraavat tiedot:
1. Asiakirjan valitseminen tallennettavaksi asianhallintaan: aktivoi tämä valinta, jotta kyseinen asiakirja siirtyy asianhallintaan tietojen määrittämisen päätteeksi.
2. Asiakirjan nimike asianhallinnassa: Nimike tulee muuttaa asianhallinnan ohjeistuksen mukaiseksi. Valikko-kohtaan muodostuu oletusarvoksi saapuneen sähköpostin aihe-kentän tieto tai liitetiedoston tiedostonimi. Nimeäminen tulee tehdä Jamkin asiakirjojen nimeämisestä annetun ohjeistuksen mukaisesti: Asiakirjatyyppi, Asian/asiakirjan nimi / aihe, mahdolliset Jamkin ulkopuoliset yhteistyötahot/toimeksiantajat, Organisaatiotunnus/Yksikkö suluissa. Mikäli asiakirja tulee liitoksena asialle, muodostetaan nimike muodossa ”asiakirjatyyppi – asian nimike”.
3. Pääasiakirjaksi asettaminen. Mikäli aktivoit tämän valinnan, kyseisestä asiakirjasta tulee asianhallintajärjestelmässä pääasiakirja, jolle muut samassa yhteydessä siirrettäväksi määritellyt asiakirjat muodostuvat liite-asiakirjoiksi.
4. Määritä asiakirjan asiaryhmä/tehtäväluokka ja sen alainen asiakirjalle soveltuva asiakirjatyyppi, jolle asiakirja asianhallinnassa tallentuu. Vetovalikosta aukeaa Jamkin tehtäväluokitus, minkä lisäksi pystyt etsimään oikeaa asiaryhmää/-luokkaa ja asiakirjatyyppiä myös suoraan sanahaulla kirjoittamalla kyseisiin kenttiin. HUOM! Jos kyseessä on asialle liitoksena tuleva asiakirja, näkyy Asiaryhmät-valikon arvo jo valmiiksi lukittuna valitun asian mukaisesti, ja Asiakirjatyypit-valikosta aukeavat tarjolle vain ne asiakirjatyypit, jotka on määritelty kyseisen asiaryhmän alaisuuteen Jamkin tiedonohjaussuunnitelmassa.
5. Anna asiakirjalle julkisuusluokka. Oletusarvoisesti Jamkin asiakirjojen julkisuusluokka on Julkinen. Lainsäädäntöön perustuvissa poikkeustapauksissa (esim. arkaluontoiset henkilötiedot, turvallisuuskriittiset asiat, yrityssalaisuudet yms.) asiakirja voidaan määrittää salassapidettäväksi. Tällöin asiakirjalle täytyy syöttää lainsäädäntöön perustuva salassapitoperuste (esim. julkisuuslain pykälän 24.1 tietty kohta), ja määritellä salassapidon kesto (yleissääntönä Jamkin tapauksessa max. 25 vuotta sallittu kesto salassapidolle, lainsäädäntö ei salli Jamkin asiakirjoille ikuista salassapitoa).
Annettuasi tarvittavat tiedot, lähetä asiakirja sähköpostista asianhallintajärjestelmään painamalla asetuspaneelin lopussa näkyvää Tallenna asiakirjat -painiketta. Asiakirjojen tallentamisen jälkeen näkymä siirtyy lopuksi valikkoon, josta pystyt joko avaamaan siirtämäsi asiakirjan asiakirjakortin katsottavaksi asianhallintajärjestelmässä nuolineliö-ikonista, lähettämään sähköpostin lähettäjälle vastausviestin painamalla Lähetä vastaus -painiketta, tai palaamaan Apilan alkuvalikkoon painamalla Takaisin alkuun.
