Työasemalla olevan asiakirjan liittäminen asialle

Asian Asiakirjat -välilehdeltä löydät kaikki asiaan liittyvät asiakirjat. Täällä sivulla voit tuoda omalta työasemaltasi tai ulkoiselta tallennusvälineeltä asiakirjan asialle ja Twebiin.

Jokaiselle asialle liitettävälle asiakirjalle on laadittava oma asiakirjakortti, myös toiseen asiakirjaan laadittaville liitteille. Asialle ja asiakirjakortille tuotavan tiedosto on oltava tallennettuna työasemalle. Tiedostomuodoksi käyvät kaikki yleisemmin käytössä olevat formaatit. ​Huom! Mikäli laadit asiakirjoja työasemallasi, muistathan käyttää Jamkin ajantasaisia asiakirjamalleja.

Asiakirjan liittäminen asialle

Siirry asian Asiakirjat-välilehdelle ja paina Luo asiakirja -painiketta.

Näkymä siirtyy vihreälle asiakirjakortille.

Asiakirjan nimeäminen

Asiakirja nimetään yksinkertaisesti ja selkeästi. Esimerkiksi projekteissa nimeäminen tapahtuu niin, että nimen loppuosassa toistuu projektin nimi ja numero sekä (JAMK/Yksikkö)- tieto.

Katso lisää Jamkin asiakirjan nimeämiskäytänteistä täältä.

Asiakirjatyyppi

Jotta asiakirja saisi tarvittavat ohjaustiedot, tulee se liittää tiedonohjausominaisuuteen eli TOS-puuhun. Tämä tapahtuu valitsemalla asiakirjakortille asiakirjatyyppi. Näin asiakirja saa automaattisesti esimerkiksi julkisuusluokan, säilytysajan sekä ennalta määritettyjä käyttöoikeusryhmiä.

Asiakirjatyyppi valitaan Tyyppi-pudotusvalikosta.

Paina Tallenna ja jatka -painikkeesta.

Tiedoston hakeminen

Hae asiakirjakortille tuotava tiedosto työasemaltasi (pudotusvalikossa Hae tiedosto levyltä) ja paina Luo tiedosto -painiketta.

Hae tiedosto työasemaltasi.

Näkymä palaa takaisin asiakirjakortille ja se näyttää nyt tältä. Siirry takaisin asialle Palaa asialle-painikkeen kautta.