Tallennettujen hakujen luominen ja ylläpito
Kun teet uutta tai muutat jo olemassa olevaa hakua, siirry Asiakirjan haku -kohdan kautta Hakujen ylläpito -välilehdelle.
Jos muutat vanhaa hakua, valitse pudotusvalikosta haluamasi haku ja paina Muuta -painiketta.
Jos olet laatimassa uutta hakua, paina Luo uusi -haku.
Haun nimeäminen
Nimeä hakusi yksinkertaisesti ja selkeästi. Myös vuosimääreen käyttö on suositeltavaa. Jos hakusi on kohdennettu tietylle tukipalvelulle tai yksikölle, on se hyvä mainita otsikon lopussa. Esimerkiksi Johtoryhmän muistiot ja esityslistat 2014 (HYVI) tai KV-palveluiden hakuohjeet 2011 (KOPA).
Anna haulle haluamasi otsikko ja paina Tallenna –painiketta:
Määritä haulle käyttöoikeudet
- Jos haluat haun näkyvän vain itsellesi, oikeuksia ei tarvitse muuttaa.
- Voit määrittää näkyvyyden haluamillesi henkilöille tai ryhmille lisäämällä käyttäjiä Käyttäjät-kohdan Lisää-painikkeen kautta.
- Jos haluat haun näkyvän intrassa, lisää katselijanoikeudet INTRA –ryhmälle (ja haluamallesi joukolle)
- Jos haku halutaan näkyvän kaikille jamkilaisille, lisää katselijanoikeudet ryhmälle KAIKKI.
Huom! Käyttöoikeudet määrittävät siis haun näkyvyyden, ne eivät periydy itse asiakirjalle. Yksittäisen asiakirjan käyttöoikeudet määrittyvät tiedonohjaussuunnitelman ja manuaalisesti asiakirjakortin kautta lisättyjen käyttöoikeuksien kautta.
Valitse käyttöoikeudet valikosta:
Kirjoita haluamasi käyttöoikeusryhmä tai käyttäjä Hakuteksti –kenttään ja paina Hae -painiketta tai hae valikosta haluamasi ryhmä tai henkilö.
Valitse haluamasi henkilö tai ryhmä vasemmalla hiiren painalluksella siniseksi, jotta valinta vahvistuu, valitse haluttu käyttöoikeustaso ja paina Valitse –painiketta.
Määritä haulle haluamasi hakuehdot
Hakuehtoja voi olla monia, mutta kaikkien antamiesi määritteiden on toteuduttava yksittäisen asiakirjan tai asian kohdalla, jotta se nousee hakuun.
Esimerkiksi laaditaan haku, joka kohdistuu asiakirjan Kuvauskenttään määritettyyn tietoon:
Muista tallentaa laatimasi haku Tallenna -painikkeesta!
Intrajulkaisua varten tarvittava URL-osoite löytyy haun ylläpitolomakkeelta.
Kaikki määrittämäsi hakuehdot näkyvät Hakuehdot -kentässä. Voit poistaa ehtoja tai yhdistää niitä.
Haun muuttaminen
Jo aiemmin tehtyä valmishakua voi muokata Hakujen ylläpito -välilehden kautta:
- Valitse muutettava haku pudotusvalikosta
- Paina Muuta-painiketta
- Saat esiin saman lomakkeen, kuin uutta hakua tehdessäsi
- Tee tarvittavat muutokset
- Tallenna haku