Jakelulistat

Valmiit jakelulistat helpottavat asiakirjan jakelua. Usein toistuvat jakelut esim. muistioiden osalta on vaivatonta jakaa jakelulistan avulla. Jakelulistaan voidaan määrittää sekä ryhmiä että henkilöitä.

Jakelulistan luominen

Hallinta… – valikon kautta pääset Osoitteet– valikkoon, josta pääset jakelulistojen ylläpitoon. Valitse Osoitteet-valikosta Jakelulistat ja paina Luo jakelulista –painiketta.

Näkymä avautuu ikkunaan, jossa sinun tulee nimetä jakelulista. Jakelulistan nimi on pakollinen. Kuvauskenttään voit kertoa, mitä varten ja ketä toimijoita (yleisellä tasolla) jakeluun kuuluu. Tallenna ja jatka.

Määritä ryhmät ja/tai henkilöt, joille toistuva jakelu suoritetaan. Lisää jakelulistaan Jamkin sisäisiä jäseniä (=Jamkin työntekijä) ja ulkoisia jäseniä (=ei Jamkin työntekijä) napsauttamalla lisää Sisäiset tai Ulkoiset (sähköposti) -kenttien vieressä. Voit myös määrittää, kenelle tekemäsi jakelulista näkyy ja ketkä muut työntekijät sitä voivat käyttää lisäämällä kyseiset ryhmät/työntekijät Käyttäjät-kentässä. Tämä käyttöoikeus koskettaa vain jakelulistaa, se ei vaikuta asiakirjan käyttöoikeuksiin. Tallenna ja jatka.

Voit poistaa jakelulistan käyttäjiä ja jakelulistan vastaanottajina olevia ryhmiä/henkilöitä valitsemalla ryhmän/käyttäjän ja painamalla Poista- painiketta. Voit passivoida koko jakelulistan Passivoi-painikkeella, jolloin jakelulista ei poistu järjestelmästä, mutta sitä ei voi enää valita toimeksiannoissa käyttöön. Jakelulistan voi ottaa uudelleen käyttöön Aktivoi-painikkeella.

Jakelulistan käyttö

Kun luot uutta toimeksiantoa, valmis jakelulista löytyy valittavaksi toimeksiannolta painikkeesta Lisää jakelu.

Valitse haluamasi jakelulista ja paina Valitse– painiketta.

Näkymä palautuu toimeksiannolle, jossa voit vielä poistaa tai lisätä henkilöitä/ryhmiä. Tämän jälkeen voit lähettää asiakirjan normaaliin tapaan Lähetä –painikkeesta.