Otsikko – asiakirjan nimike
Asiakirjat nimetään yhdenmukaisesti, ennalta sovittujen käytänteiden mukaisesti. Näin asiakirjoihin ja myös asioihin kohdistuvat haut ja tiedon löytyminen helpottuu. Asiakirjan nimeke on yhtä kuin asiakirjalle annettava otsikko. Siksi sitä ei voi nimetä esimerkiksi ns. tiedoston nimeämistyyliin.
Otsikko
Asiakirjan otsikko on lyhyt ja informatiivinen. Otsikon loppuun merkitään aina sulkuihin organisaatiotunnus, yksikköä tai tukipalvelua yksilöivä tunnus. Asiakirja- ja asianhallinnassa käytetään seuraavia tunnuksia:
- (JAMK)
- (JAMK/AOKK)
- (JAMK/HYVI)
- (JAMK/LIKE)
- (JAMK/TEKNOLOGIA)
- (JAMK/Hallinto)
- (JAMK/ICT-palvelut)
- (JAMK/Kirjasto)
Pääasiakirjan nimeämisessä voidaan esimerkiksi tuodaan esiin asiakirjan tyyppi ja mahdollinen asiakirjaan kohdistuva juokseva numerointi. Päivämäärää ei nimikkeessä tarvitse enää mainita.
Esimerkkejä asiakirjojen nimeämisistä
- Hassun hankinnan avauskokouksen pöytäkirja 1/2015 (JAMK)
- Sopimus polkupyörien hankinnasta – Polkupyöräkauppa Oy (JAMK/ICT-palvelut)
- Liite 1 Budjettiesitys (JAMK)
- Budjettiesitys (JAMK/LIKE)
- HYVIfoorumi muistio 3/2015 (JAMK/HYVI)
- Liite 1 Tuloskatsaus – HYVIfoorumi (JAMK/HYVI)
Liiteasiakirjan nimeäminen
Liiteasiakirjat nimetään kuten pääasiakirjat ja asiakirjan nimekkeeseen voi lisätä Liite-merkinnän, kokouspäivän tai juoksevan numeroinnin.
Jos asiakirjan liite liittyy esimerkiksi henkilöstökokoukseen, on nimessä hyvä mainita ko. kokous. Näin saadaan kaikki pääasiakirjaan liittyvät liitteet näkymään myös mahdollisissa asiakirjoille Twebiin luoduissa tallennetuissa valmishauissa.