Käyttöoikeuksien lisääminen/poistaminen asiakirjalta
Siirry asiakirjakortille
- Varaa asiakirjakortti Varaa-painikkeella
- Siirry Käyttöoikeudet -välilehdelle
- Klikkaa Käyttäjät -kentän vieressä olevaa Lisää käyttäjä -painiketta
Lisää käyttäjät
- Valitse käyttöoikeuden saaja eli käyttäjä/käyttäjäryhmä Käyttäjät -ikkunasta. Voit määritellä oikeudet kyseiseen asiakirjaan käyttäjäryhmille [hakasulkeissa] tai yksittäisille käyttäjille. Huom! Asiakirjalle ei saa määrittää pelkästään vain henkilötason käyttöoikeuksia!
- Voit valita käyttäjät suoraan tai käyttää hakuehtoja haluamasi käyttäjän etsimiseen. Voit valita myös useita käyttäjiä/käyttäjäryhmiä painamalla Ctrl -painiketta valintoja tehdessäsi. Huomaa, että silloin annat kaikille valitsemillesi saman käyttöoikeustason.
Hae käyttäjät ja määritä käyttöoikeustaso
- Valitse Hakuehto -valintalistasta se kenttä, jonka perusteella haluat hakea, esim. Sukunimi.
- Täytä Hakuteksti -kenttään se tieto, jonka haluat löytyvän edellä valitusta kentästä, esim. Järvinen.
- Klikkaa Hae -painiketta.
- Valitse käyttäjille/ryhmille haluamasi oikeustaso Käyttöoikeustaso-valintalistasta ja klikkaa Valitse -painiketta. Katselija voi katsella asiakirjan metatietoja ja sen tiedostoa, Päivittäjä voi muokata asiakirjan tiedostoa, muttei sen metatietoja ja Omistaja voi muokata sekä asiakirjan tiedostoa että sen metatietoja.
- Voit myös vaihtaa hakutuloksen järjestystä valitsemalla Järjestys -valintalistasta jonkin toisen järjestysvaihtoehdon ja klikkaamalla Hae -painiketta uudelleen.
- Voit myös etsiä käyttäjiä klikkaamalla kerran jonkun käyttäjän nimeä ja sen jälkeen painamalla näppäimistöltä sitä kirjainta, jolla etsimäsi nimi alkaa. Esim. valitse aakkosissa ensimmäinen käyttäjä ikkunasta ja paina sen jälkeen näppäimistöltä kirjainta p, niin pääset p-kirjaimella alkaviin nimiin.
- Tyhjennä –painike tyhjentää kaikki hakuehtokentät.
- Voit tarkastella käyttäjäryhmän kokoonpanoa valitsemalla ensin ryhmän ja sen jälkeen klikkaamalla Näytä ryhmän jäsenet -painiketta
Lisäämäsi käyttäjät näkyvät Käyttäjät -kentässä seuraavasti
Käyttöoikeuksien poistaminen tai muuttaminen
Voit poistaa käyttäjän käyttöoikeuden valitsemalla käyttäjän Käyttäjät -kentästä ja klikkaamalla Poista -painiketta. Voit valita useita painamalla Ctrl -painiketta valintoja tehdessäsi.
Kun haluat pienentää käyttäjän oikeuksia, sinun tulee ensin poistaa käyttäjä, ja sen jälkeen lisätä käyttäjä ja haluttu käyttöoikeustaso uudelleen.