10 Sarka -aineistohakuliittymä ja sisäiset tietopyynnöt

Sarka -aineistohakuliittymä tarjoaa modernin uuden sukupolven hakutoiminnon Jamkin asianhallinnan aineistojen etsintään ja katseluun. Sarkaan on pääsy koko henkilöstöllä asianhallintajärjestelmän tapaan, ja liittymä mahdollistaa myös kustomoidumpien täsmähakujen muodostamisen verrattuna Twebin sisäisiin hakutoimintoihin. Sarka mahdollistaa myös hakuun nousevien asiakirjojen esikatselun suoraan hakuliittymässä ilman tiedoston lataamista (huom! esikatselu toimii vain PDF-muodossa tallennetuilla asiakirjoilla, muiden tiedostomuotojen osalta tiedoston pystyy lataamaan työasemalle esikatselu-välilehden kautta).

Sarkan perusnäkymä ja toiminnot

Sarkan etusivulta löytyy peruskäyttäjälle 2 erillistä päätoimintoa:

1. Aineistohaku-osio
2. Sisäinen tietopyyntö -osio

Hakuliittymän kielisyyttä pystyy tarvittaessa vaihtamaan perusnäkymän ylälaidan kielivalikosta.

Aineistohaku

Aineistohaussa on mahdollista suorittaa nopeita sanahakuja tietyllä termillä Täydennä hakusana -kentän kautta, jolloin hakutuloksiin nousee Jamkin asianhallinnan asioita ja asiakirjoja, joiden nimike, kuvaus, tai sisältö sisältää hakutermin jossain muodossa. Yksittäinen aineistohaku hakee samalla kertaa sekä asioiden että asiakirjojen puolelta asianhallintajärjestelmästä, ja nostaa hakutuloksiin kaikki ne hakukriteerejä vastaavat asiat ja asiakirjat, joihin hakijalla on Katselija- tai Omistaja-tason oikeudet asianhallintajärjestelmän puolella.

Tarvittaessa Avaa haun lisäehdot -painikkeesta avautuu osio, johon on mahdollista räätälöidä tarkempia ehtoja haulle. Haun lisäehdot -osiossa on mahdollista määritellä hakutulosten järjestys tulosnäkymässä, sekä valita nousevatko hakuun asiat ja asiakirjat, jotka täyttävät kaikki syötetyt hakuehdot, vai vain jonkin määritellyistä ehdoista (ja/tai).

Haun lisäehdoissa on mahdollista määritellä haluttu määrä yksittäisiä hakukenttiä ja tarvittaessa määritellä yksittäiselle hakusanalle tietty tietokenttä, johon haku asianhallintajärjestelmän puolella kohdentuu. Kentän määritteeksi ovat valittavissa kaikki yleisimmät asianhallintajärjestelmän asioiden ja asiakirjojen erilliset metatietokentät, kuten vaikkapa asiakirjan laatija, asiakirjatyyppi tai laatimisaika.

Yksittäisistä hakutuloksista löytyy 2 erillistä toimintoa: Tiedot-välilehti, jossa näkyy asian/asiakirjan perusmetatiedot, sekä Esikatselu-välilehti, jonka kautta on mahdollista esikatsella PDF-muotoisia asiakirjoja suoraan hakuliittymässä itsessään, sekä ladata muissa tiedostomuodoissa asianhallintaan tallennettuja asiakirjoja työasemalle tarkasteltavaksi.

Sisäinen tietopyyntö

Sarkan Sisäinen tietopyyntö -toiminnon kautta on mahdollista pyytää Jamkin asiakirjahallinnolta asianhallintaan rekisteröityjä tai arkistoituja asiakirjallisia tietoja niissä tapauksissa, kun etsittyä tietoa ei löydy omatoimisesti. Pyyntöön on myös mahdollista poimia mukaan asiakirjoja Sarkan kautta, mutta tämä toiminnallisuus ei ole Jamkin toimintatavassa tarpeellista, koska kaikilla Sarkan käyttäjillä on suora pääsy ja latausmahdollisuus Sarkan kautta kaikkiin niihin asiakirjoihin, jotka hakijalle nousevat näkyviin hakutuloksiin.

Sisäinen tietopyyntö -toiminnon Kuvaus/Saate -vaiheessa käyttäjän on mahdollista eritellä, mitä asiakirjoja etsii/toivoo toimitettavaksi sisäisen tietopyynnön kautta. Lähetetty pyyntö ohjautuu Jamkin kirjaamoon ja sitä kautta käsiteltäväksi asiakirjahallinnolle.