Asiakirjan tuominen sähköpostista Apilan kautta
Pystyt tuomaan sähköpostiviestin tai sen liitetiedoston suoraan Outlookista asianhallintaan Apila-liitännäisen avulla. Voit joko avata uuden asian ta etsiä valmiin asian tuotaville asiakirjoille Apilan kautta ennen asiakirjojen tallentamista (ks. Asian avaaminen sähköpostista Apilan kautta ja Olemassa olevalle asialle liittäminen sähköpostista Apilan kautta -linkit lisättävä!), tai tuoda asiakirjat asianhallintaan suoraan irrallisina asiakirjoina ilman liittämistä tietylle asiakokonaisuudelle.
Apilan sijainti Outlook Classicissa ja New Outlookissa
Kun haluat liittää sähköpostiviestin tai sen liitetiedoston asianhallintaan jo aiemmin avatulle asialle suoraan saapuneen sähköpostin kautta Outlookissa, avaa kyseinen sähköpostiviesti luettavaksi, ja avaa sen jälkeen Apila-liitännäinen käyttämästäsi Outlook-versiosta riippuen joko yläpalkin kolmen pisteen kautta, tai suoraan sähköpostiviestin ylälaidassa ja yläpalkissa näkyvän Apila-ikonin kautta. Ensimmäisellä käyttökerralla Apila pyytää kirjautumaan Jamkin tunnuksilla ja antamaan oikeuden avata uusi ponnahdusikkuna.
Asiakirjojen tuominen asianhallintaan ilman asialle liittämistä
Valitse Apilan toimintopaneelista valinta Tallenna vain asiakirjat.
Valitse asetusvalikosta muokattavaksi niiden asiakirjojen tiedot, jotka haluat asianhallintaan siirtää painamalla kyseisen asiakirjan kohdalla olevaa Muokkaa tietoja -painiketta. Ylimpänä valikossa on itse saapunut sähköpostiviesti, ja jos viesti sisältää liitetiedostoja, näkyy kukin liitetiedosto erillisenä valintana ylimmäisen valinnan alapuolella.
Asianhallintaan tuotavan asiakirjan tietojen määrittäminen Apilalla
Painettuasi Muokkaa tietoja, siirryt määrittämään tallennettavan asiakirjan metatiedot. Siirtääksesi asiakirjan Outlookista asianhallintaan tulee sinun antaa asiakirjalle seuraavat tiedot:
1. Asiakirjan valitseminen tallennettavaksi asianhallintaan: aktivoi tämä valinta, jotta kyseinen asiakirja siirtyy asianhallintaan tietojen määrittämisen päätteeksi.
2. Asiakirjan nimike asianhallinnassa: Nimike tulee muuttaa asianhallinnan ohjeistuksen mukaiseksi. Valikko-kohtaan muodostuu oletusarvoksi saapuneen sähköpostin aihe-kentän tieto tai liitetiedoston tiedostonimi. Nimeäminen tulee tehdä Jamkin asiakirjojen nimeämisestä annetun ohjeistuksen mukaisesti: Asiakirjatyyppi, Asian/asiakirjan nimi / aihe, mahdolliset Jamkin ulkopuoliset yhteistyötahot/toimeksiantajat, Organisaatiotunnus/Yksikkö suluissa. Mikäli asiakirja tulee liitoksena asialle, muodostetaan nimike muodossa ”asiakirjatyyppi – asian nimike”.
3. Pääasiakirjaksi asettaminen. Mikäli aktivoit tämän valinnan, kyseisestä asiakirjasta tulee asianhallintajärjestelmässä pääasiakirja, jolle muut samassa yhteydessä siirrettäväksi määritellyt asiakirjat muodostuvat liite-asiakirjoiksi.
4. Määritä asiakirjan asiaryhmä/tehtäväluokka ja sen alainen asiakirjalle soveltuva asiakirjatyyppi, jolle asiakirja asianhallinnassa tallentuu. Vetovalikosta aukeaa Jamkin tehtäväluokitus, minkä lisäksi pystyt etsimään oikeaa asiaryhmää/-luokkaa ja asiakirjatyyppiä myös suoraan sanahaulla kirjoittamalla kyseisiin kenttiin.
5. Anna asiakirjalle julkisuusluokka. Oletusarvoisesti Jamkin asiakirjojen julkisuusluokka on Julkinen. Lainsäädäntöön perustuvissa poikkeustapauksissa (esim. arkaluontoiset henkilötiedot, turvallisuuskriittiset asiat, yrityssalaisuudet yms.) asiakirja voidaan määrittää salassapidettäväksi. Tällöin asiakirjalle täytyy syöttää lainsäädäntöön perustuva salassapitoperuste (esim. julkisuuslain pykälän 24.1 tietty kohta), ja määritellä salassapidon kesto (yleissääntönä Jamkin tapauksessa max. 25 vuotta sallittu kesto salassapidolle, lainsäädäntö ei salli Jamkin asiakirjoille ikuista salassapitoa).
Annettuasi tarvittavat tiedot, lähetä asiakirja sähköpostista asianhallintajärjestelmään painamalla asetuspaneelin lopussa näkyvää Tallenna asiakirjat -painiketta. Asiakirjojen tallentamisen jälkeen näkymä siirtyy lopuksi valikkoon, josta pystyt joko avaamaan siirtämäsi asiakirjan asiakirjakortin katsottavaksi asianhallintajärjestelmässä nuolineliö-ikonista, lähettämään sähköpostin lähettäjälle vastausviestin painamalla Lähetä vastaus -painiketta, tai palaamaan Apilan alkuvalikkoon painamalla Takaisin alkuun.
