Asian avaaminen

Henkilö, jolle on määritetty kirjaajan oikeudet, voi avata asian asianhallintaan.

Uusi asia

Kun haluat luoda uuden asian, valitse sivuvalikosta Luo asia.

Anna asialle otsikko Nimeke –kohtaan. Asian nimikkeen tulee olla selkeä, kuvaava ja lyhyt. Asian nimen tulee olla sellainen, että se kuvastaa koko prosessia, ei yksittäistä asiakirjaa. Toistuvista kokouksista tai palavereista ei avata asiaa. Jokaisen asian loppuun merkitään, kuten asiakirjan nimeämisessäkin (Jamk), jos asia koskee koko organisaatiota. Ja (JAMK/Yksikkö), jos asia koskee yksikköä tai kirjastoa, ICT-palveluita tai korkeakoulupalveluita.

Esimerkiksi

• Hassujen hattujen hankinta (JAMK/HYVI)
• Lausuntopyyntö avantouinnin opetusohjelman muuttamisesta (JAMK)

Asia sidotaan tiedonohjaukseen valitsemalla valintalistasta tai puurakenteesta Asiaryhmä. 

Tämän jälkeen paina Avaa ja kirjaa asia-painiketta (HUOM! Painiketta Tallenna ja jatka ei Jamkissa asiaa avattaessa lähtökohtaisesti käytetä).

Asianumero

Ohjelma antaa automaattisesti asialle numeron, joka koostuu seuraavasti: juokseva numero/tehtäväluokan numero/vuosi. Asianumero periytyy kaikkiin Twebissä laatimiisi, asialle liittämiisi asiakirjoihin. Voit myös pyytää ulkopuolisia organisaatioita mainitsemaan ko asianumeron vastatessaan Jamkin asiakirjoihin.

Asian kirjaaminen

Jos sinulla on kirjaajan oikeudet, paina Avaa ja kirjaa asia -painiketta. Jos sinulla ei kyseisiä oikeuksia ole, ole yhteydessä yksikkösi Tweb-yhteyshenkilöön.

Kun asia on avattu ja kirjattu, voit tehdä asialle toimenpiteitä ja liittää siihen asiakirjoja. Asiakirjojen laatiminen ohjeistetaan tämän ohjeen kohdassa 3.