5 Allekirjoitus, hyväksyminen

Paperiasiakirjan aitouden takeena on yleisesti pidetty kynällä tehtyä allekirjoitusta, ja sähköisen asiakirjan aitouden takeena sähköisestä allekirjoittamisesta muodostuvaa sinettiä tai vaihtoehtoisesti lokimerkintää. Hallintolain mukaan asiakirjassa on mainittava lähettäjän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Allekirjoituksen yhteyteen tulee merkitä myös virka-asema, mikäli erityiset syyt eivät edellytä sen pois jättämistä. (Hallintolaki)

Jyväskylän ammattikorkeakoulun johtamisjärjestelmässä määritellään virallinen nimenkirjoitusoikeus. Siinä määritetään mm. kuka saa allekirjoittaa sopimukset, hankkeiden rahoitussopimukset, esitykset ja aloitteet. Johtamisjärjestelmäkuvaus selkeyttää ammattikorkeakoulun johtamisen ja päätöksenteon työnjakoa ja vastuuta. Järjestelmäkuvausta ylläpitää hallintojohtaja.

Jamkin sisäiset asiakirjat voidaan hyväksyä ja allekirjoittaa Twebissä. Ulkopuoliselle toimijalle toimitettavat paperiasiakirjat allekirjoitetaan käsin, ja ulkopuoliselle toimijalle toimitettavat sähköiset asiakirjat allekirjoitetaan Jamkin sähköisellä allekirjoitusjärjestelmällä (Jamk Sign).